Приложение к Приказу от 02.09.2016 г № 444 Административный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам министерства сельского хозяйства и продовольствия республики коми
Раздел 1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми (далее соответственно - Регламент, государственная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми (далее - Министерство), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействия Министерства с гражданами и юридическими лицами при предоставлении государственной услуги.
1.2.Круг заявителей
Заявителями на предоставление государственной услуги могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации (в том числе, индивидуальные предприниматели), а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, и юридические лица (далее - заявители).
От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
1.3.1.Государственная услуга предоставляется в Министерстве по адресу: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Бабушкина, 23.
1.3.2.Функции исполнителя при предоставлении государственной услуги осуществляет государственное казенное учреждение Республики Коми "Центр государственной поддержки агропромышленного комплекса и рыбного хозяйства Республики Коми" (далее - ГКУ РК).
1.3.3.Информация о месте нахождения, графике работы и адресе электронной почты Министерства и ГКУ РК, о структурных подразделениях, ответственных за предоставление государственной услуги, а также адреса их электронной почты и контактные телефоны приведены в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
Информация о месте нахождения, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты, официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" государственных и муниципальных органов и организаций, обращение в которые необходимо для получения государственной услуги, размещается также на официальном сайте Министерства www.mshp.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт Министерства), в государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.pgu.rkomi.ru и государственной информационной системе Республики Коми "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми" www.gosuslugi.ru (далее - порталы государственных и муниципальных услуг (функций)) и информационном стенде Министерства.
1.3.4.Информация о предоставлении государственной услуги, в том числе о ходе ее исполнения, информация по вопросам предоставления услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственной услуги, сообщается заявителю:
1) лично;
2) по телефону;
3) через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции;
4) на официальном сайте Министерства, на порталах государственных и муниципальных услуг (функций);
5) посредством размещения на информационном стенде Министерства.
Информирование проводится в форме:
1) устного информирования;
2) письменного информирования.
Устное информирование осуществляется сотрудниками Министерства при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.
Сотрудники Министерства и ГКУ РК, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется сотрудником Министерства или ГКУ РК в течение времени, необходимого для информирования заявителя.
При устном информировании по телефону сотрудник должен назвать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), замещаемую должность и наименование отдела.
Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать посторонних разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и информирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто, когда и что должен сделать).
При устном обращении заявителя (по телефону) сотрудники, осуществляющие прием и информирование, дают ответ самостоятельно. Если сотрудник, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить обратиться письменно либо назначить другое удобное для заявителя время.
Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", по факсу).
Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона сотрудника Министерства или ГКУ РК.
Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение заявителя, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
1.3.5.На официальном сайте Министерства, порталах государственных и муниципальных услуг (функций) содержится следующая информация:
1) о месте нахождения Министерства;
2) о графике работы Министерства;
3) номера телефонов для справок;
4) адрес электронной почты;
5) информация о месте нахождения, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты ГКУ РК;
6) информация о месте нахождения, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты, официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" государственных и муниципальных органов и организаций, обращение в которые необходимо для получения государственной услуги.
1.4.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе с использованием порталов государственных и муниципальных услуг (функций)
Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не имеется.
1.5.Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе на стендах в местах предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, а также на официальном сайте Министерства, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также на порталах государственных и муниципальных услуг (функций)
Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не имеется.
1.6.В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия:
1) запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;
3) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
4) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
5) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Раздел 2.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми.
2.2.Наименование органа исполнительной власти
Республики Коми, предоставляющего государственную услугу
2.2.1.Государственная услуга предоставляется Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми.
2.2.2.В предоставлении государственной услуги, в части выполнения административных процедур для предоставления государственной услуги, и также ее исполнения (подготовка архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми) участвует ГКУ РК.
2.2.3.При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Республики Коми.
2.3.Результат предоставления государственной услуги
Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве;
2) выдача заявителю письменного мотивированного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
2.4.Срок предоставления государственной услуги
Срок предоставления государственной услуги не превышает 15 рабочих дней со дня регистрации запроса в Министерстве.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
Государственная услуга предоставляется Министерством в соответствии с:
1) Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) (Российская газета, 2009, 21 января);
2) Конституцией Республики Коми от 17 февраля 1994 г. (Красное знамя, 1994, 10 марта);
3) Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036);
4) Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);
5) Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);
6) Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
7) Федеральным законом от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 48, ст. 4563);
8) постановлением Правительства Республики Коми от 29 ноября 2011 г. N 532 "О разработке и утверждении административных регламентов" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2011, N 51, ст. 1521);
9) постановлением Правительства Республики Коми от 8 декабря 2015 г. N 498 "О Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2015, N 24, ст. 342);
10) приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 45, 05.11.2007);
11) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления
2.6.1.Для получения государственной услуги заявитель представляет в Министерство письменный запрос, в котором указываются следующие обязательные реквизиты:
1) наименование Министерства (или должность, фамилия и инициалы министра);
2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица;
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
4) изложение сути запроса;
5) дата написания запроса;
6) подпись заявителя.
Рекомендуемая форма письменного запроса приведена в приложениях N 2 (для физических лиц (индивидуальных предпринимателей)) и N 3 (для юридических лиц) к настоящему Регламенту.
Документов, подлежащих предоставлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, не имеется.
2.6.2.Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.6.3.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.6.4.В случае, если от имени заявителя действует лицо, являющееся его представителем в соответствии с законодательством Российской Федерации, также представляется документ, удостоверяющий личность представителя, и документ, подтверждающий соответствующие полномочия.
2.6.5.Запрос может быть представлен одним из следующих способов:
- посредством почтового отправления;
- лично от заявителя;
- по электронной почте;
- посредством факсимильной связи.
2.7.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, и сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) заявителю по результатам предоставления указанных услуг
Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не имеется.
2.8.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги
Документы, необходимые в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить, отсутствуют.
2.9.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством не имеется.
2.10.Министерству запрещается требовать от заявителя:
1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
2) представления документов и информации, в том числе документов, подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственной услуги, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов исполнительной власти Республики Коми, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.11.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
2.11.1.Оснований для приостановления предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством не имеется.
2.11.2.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) отсутствие в Министерстве запрашиваемых архивных документов и информации о местонахождении запрашиваемых сведений;
2) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) ограничение доступа к персональным данным третьих лиц в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";
4) несоответствие запроса заявителя требованиям, предусмотренным п. 2.6 настоящего Регламента.
Заявитель имеет право повторно обратиться за предоставлением государственной услуги после устранения основания для отказа в предоставлении государственной услуги, указанного в пп. 4 настоящего пункта.
2.12.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Республики Коми
Предоставление государственной услуги является бесплатным для заявителей.
2.13.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы
(из числа услуг, предоставляемых подведомственными
государственным органам или органам местного
самоуправления организациями)
Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не имеется.
2.14.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.
2.15.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
2.15.1.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги составляет 1 рабочий день с даты поступления запроса в Министерство.
2.15.2.Датой принятия к рассмотрению запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов считается дата регистрации в журнале регистрации поступивших запросов в системе электронного документооборота специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей корреспонденции.
2.15.3.Регистрация запроса заявителя о предоставлении государственной услуги производится Министерством в порядке, установленном пунктом 3.2 настоящего Регламента.
2.16.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов
2.16.1.Каждое рабочее место должностного лица Министерства и ГКУ РК должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, телефоном, печатающим и сканирующим устройствами.
2.16.2.Прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях Министерства и ГКУ РК, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, названий структурных подразделений Министерства и ГКУ РК, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами (стойками). На столах находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).
В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей.
2.16.3.Для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями, скамьями, кресельными секциями.
2.16.4.Для получения информации и возможности оформления документов заявителям отводятся места, которые оборудуются стульями, столами (стойками).
2.16.5.Места предоставления услуги должны соответствовать установленным законодательством Российской Федерации требованиям обеспечения комфортными условиями заявителей, должностных лиц, специалистов, в том числе обеспечения возможности реализации прав инвалидов и лиц с ограниченными возможностями на получение по их запросу государственной услуги.
2.16.6.На информационном стенде Министерства размещается информация о перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги, о порядке предоставления государственной услуги, сведения о месте нахождения и графике работы Министерства, справочных телефонах, адресе электронной почты Министерства, о месте приема, об установленных для приема днях и часах, образцы заполнения унифицированных форм заявлений для получения государственной услуги.
2.17.Показатели доступности и качества государственной услуги
| Показатели | Единица измерения | Нормативное значение показателя |
| Показатели доступности | ||
| Размещение на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми информации об услуге, а также размещение на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми форм заявлений и иных документов, необходимых для получения услуги, и обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде | да/нет | да |
| Показатели качества | ||
| Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги | %% | 100 |
| Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги | %% | 0 |
2.18.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме
2.18.1.Государственная услуга по принципу "одного окна", в том числе через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг не предоставляется.
2.18.2.На едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми заявителю предоставляется возможность получения информации о предоставляемой государственной услуге, копирования и заполнения формы заявления на предоставление государственной услуги в электронном виде.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме), а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах
3.1.Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги
3.1.1.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;
2) принятие решения о предоставлении (решения об отказе в предоставлении) государственной услуги.
3) уведомление заявителя о принятом решении, выдача заявителю результата предоставления государственной услуги.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 4 к настоящему Регламенту.
3.2.Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в Министерство письменного запроса в соответствии с п. 2.6.1 настоящего Регламента.
3.2.2.Прием документов осуществляется следующими способами:
1) посредством почтового отправления;
2) лично от заявителя;
3) по электронной почте;
4) посредством факсимильной связи.
3.2.3.Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист общего отдела ГКУ РК, ответственный за прием и регистрацию входящей корреспонденции.
3.2.4.При приеме запроса лично от заявителя на втором экземпляре принятого запроса делается отметка с указанием даты приема запроса, фамилии и инициалов лица, принявшего запрос, и сообщается контактный телефон Министерства или ГКУ РК для справок по запросу.
3.2.5.На запросе проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.2.6.Запрос в течение 1 рабочего дня со дня его регистрации направляется министру, который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией министра в день написания резолюции министром передается на исполнение ответственному должностному лицу - специалисту ГКУ РК.
3.2.7.Критерием принятия решения об исполнении административной процедуры является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.
3.2.8.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня со дня поступления в Министерство документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента.
3.2.9.Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение ответственному должностному лицу, указанному в п. 3.2.6.
3.2.10.Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота.
3.3.Принятие решения о предоставлении
(решения об отказе в предоставлении) государственной услуги
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение ответственному должностному лицу, указанному в п. 3.2.6.
3.3.2.Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня со дня поступления зарегистрированного запроса на исполнение осуществляет анализ тематики запроса для определения:
1) местонахождения архивных документов;
2) степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.
3.3.3.При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.11.2 Регламента, заявителю в течение 2 рабочих дней с даты регистрации запроса ответственным должностным лицом направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
3.3.4.При отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и наличии в Министерстве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо после изучения тематики зарегистрированного запроса в течение 2 рабочих дней осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Министерстве.
3.3.5.В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.
В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.
3.3.6.Контроль за качеством исполнения запроса осуществляется руководителем ГКУ РК.
3.3.7.В течение 5 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса архивная справка оформляется в 2-х экземплярах по установленной форме на бланке Министерства, согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту, визируется ответственным должностным лицом (исполнителем), подготовившим архивную справку, и в течение 1 рабочего дня со дня ее составления направляется на подпись министру.
3.3.8.Министр в течение 2 рабочих дней со дня поступления архивной справки на подпись подписывает архивную справку.
Архивная справка заверяется гербовой печатью Министерства.
Первый экземпляр архивной справки в течение 1 рабочего дня со дня подписания министром направляется по почте либо выдается заявителю лично. Второй экземпляр архивной справки в течение 1 рабочего дня со дня подписания министром помещается в дело.
3.3.9.Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.
3.3.10.Архивные копии и архивные выписки готовятся ответственным должностным лицом в течение 3 рабочих дней со дня поступления на исполнение зарегистрированного запроса на бланке письма Министерства с обозначением названия документа "Архивная копия" или "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
3.3.11.Архивные копии и архивные выписки оформляются в течение 2 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса ответственным должностным лицом в 2-х экземплярах и в течение 1 рабочего дня со дня ее оформления направляются ответственным должностным лицом на подпись министру.
Первый экземпляр архивной копии или архивной выписки направляется (выдается) заявителю в течение 1 рабочего дня со дня оформления с сопроводительным письмом, подписанным министром.
Второй экземпляр сопроводительного письма, архивной копии или архивной выписки помещается в дело.
3.3.12.Архивные копии и архивные выписки в течение 1 рабочего дня со дня поступления архивной копии или архивной выписки на подпись заверяются подписью министра, а также гербовой печатью Министерства.
3.3.13.Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:
заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.
3.3.14.Критерием принятия решения при выполнении административной процедуры является соответствие запроса требованиям настоящего Регламента.
3.3.15.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 11 рабочих дней со дня поступления зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией министра на исполнение сотруднику, указанному в резолюции.
3.3.16.Результатом административной процедуры является:
1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве;
2) выдача заявителю письменного мотивированного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Результат административной процедуры фиксируется в системе электронного документооборота с пометкой "исполнено" как ответственным должностным лицом, так и специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей корреспонденции.
3.4.Уведомление заявителя о принятом решении, выдача заявителю результата предоставления государственной услуги
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры являются оформленные в установленном порядке уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
3.4.2.Ответственное должностное лицо в течение 1 календарного дня после подписания министром регистрирует архивные справки, архивные копии, архивные выписки либо уведомление об отказе в их выдаче в системе электронного документооборота с указанием даты выдачи и реквизитов документа.
3.4.3.Первый экземпляр уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки в течение 1 календарного дня со дня их регистрации, в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги, указанного в запросе, направляется ответственным должностным лицом заявителю с сопроводительным письмом, подписанным министром, по адресу, указанному в запросе, либо сообщается заявителю (представителю заявителя) посредством телефонной связи, а также в письменной форме о готовности результата предоставления государственной услуги, и необходимости прибыть в Министерство для получения результата предоставления государственной услуги, в этом случае заявитель информируется о дате явки для получения результата предоставления государственной услуги, но не позднее 2 календарных дней со дня регистрации запроса.
3.4.4.В случае неявки заявителя (представителя заявителя) для получения результата государственной услуги в пределах срока, установленного в соответствии с пунктом 3.4.3 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо в день окончания указанного срока направляет заявителю результат предоставления государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным министром (заместителем министра), по адресу, указанному в запросе.
3.4.5.Критерием принятия решения является наличие подписанных министром уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги, архивной справки, архивной копии, архивной выписки.
3.4.6.Максимальный срок выполнения административной процедуры в зависимости от способа получения результата предоставления государственной услуги составляет:
1 календарный день со дня подписания министром результата предоставления государственной услуги - в случае направления посредством почтовой, электронной связи;
2 календарных дня со дня подписания руководителем министром результата предоставления государственной услуги - в случае получения лично заявителем (представителем заявителя).
3.4.7.Результатом административной процедуры является выдача заявителю (представителю заявителя):
1) архивной справки, архивной копии или архивной выписки на основании архивных документов, хранящихся в Министерстве, с сопроводительным письмом;
2) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Способ фиксации результата административной процедуры - регистрация документа, являющегося результатом административной процедуры, в системе электронного документооборота Министерства.
Раздел 4.Формы контроля за исполнением
Административного регламента 4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Министерства и гку рк положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений
4.1.1.Текущий контроль, за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом по предоставлению государственной услуги, осуществляется руководителем ГКУ РК.
4.1.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками ГКУ РК нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Республики Коми, положений настоящего Регламента.
4.1.3.Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается непосредственно руководителем ГКУ РК.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества
предоставления государственной услуги
4.2.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений административных процедур и сроков их выполнения, предусмотренных настоящим Регламентом.
4.2.2.Проверки полноты и качества осуществления государственной услуги организуются на основании приказов министра (лица, исполняющего его обязанности).
4.2.3.Периодичность проведения проверок носит плановый характер (проводятся 1 раз в год на основании полугодовых или годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).
4.3.Ответственность должностных лиц Министерства и ГКУ РК
за решения и действия (бездействие), принимаемые
(осуществляемые) ими в ходе предоставления
государственной услуги
4.3.1.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.3.2.Должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков предоставления государственной услуги.
4.3.3.Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.4.Положения, характеризующие требования к порядку
и формам контроля за предоставлением государственной услуги
со стороны граждан, их объединений и организаций
4.4.1.При осуществлении контроля за предоставлением государственной услуги должно обращаться особое внимание на сроки исполнения административных процедур, предусмотренных настоящим Регламентом, и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проведения проверок, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.
4.4.2.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными лицами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений осуществляется в соответствии с законодательством.
4.4.3.Контроль за соблюдением и исполнением ответственными лицами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений может осуществляться со стороны граждан, их объединений и организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Раздел 5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
Решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 5.1. Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) органа исполнительной власти Республики Коми и (или) его должностных лиц, государственных гражданских служащих Республики Коми при предоставлении государственной услуги (далее - жалоба)
Заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги, действий или бездействия должностных лиц, государственных гражданских служащих Республики Коми Министерства в досудебном порядке.
5.2.Предмет жалобы
5.2.1.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
7) отказ Министерства, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Органы исполнительной власти Республики Коми и уполномоченные на рассмотрение жалобы должностные лица, которым может быть направлена жалоба
5.3.1.Жалоба направляется в Министерство.
5.3.2.Жалобы, поступившие в Министерство, рассматриваются должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб (далее - Должностное лицо).
5.3.3.В случае, если обжалуются решения министра, жалоба рассматривается в соответствии с Положением об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Республики Коми и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 25 декабря 2012 г. N 592.
5.4.Порядок подачи жалобы
5.4.1.Заявитель обращается в Министерство с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.
5.4.2.Жалоба может быть направлена через МФЦ, организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, официальный сайт Министерства, Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и (или) Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.3.Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе, в соответствии с законодательством.
5.4.4.Жалоба должна содержать:
1) наименование Министерства, его должностного лица либо государственного гражданского служащего Министерства (далее - государственный гражданский служащий), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Министерства, его должностного лица либо государственного гражданского служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действиями (бездействием) Министерства, его должностного лица либо государственного гражданского служащего.
5.4.5.Заявителем могут быть представлены оригиналы документов (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4.6.В случае подачи заявителем жалобы через МФЦ, специалист МФЦ регистрирует жалобу в информационной системе МФЦ с присвоением жалобе регистрационного номера и выдает заявителю расписку в получении жалобы, в которой указывается:
1) место, дата и время приема жалобы заявителя;
2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
3) перечень принятых документов от заявителя;
4) фамилия, имя, отчество специалиста, принявшего жалобу;
5) срок рассмотрения жалобы в соответствии с настоящим Регламентом.
5.4.7.После регистрации жалобы специалист МФЦ, ответственный за межведомственное взаимодействие, отправляет жалобу в Министерство в порядке и сроки, установленные Соглашением о взаимодействии, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
5.4.8.При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в МФЦ.
5.4.9.В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется:
1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
3) копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.4.10.Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе, от МФЦ в соответствии с Соглашением о взаимодействии, посредством почтовой связи, в форме электронных документов, заверенных в установленном порядке электронной подписью заявителя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и (или) Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru), официальный сайт Министерства, регистрируется должностным лицом в системе электронного документооборота, а также в Журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) Министерства, его должностных лиц и государственных гражданских служащих (далее - Журнал) в течение 1 рабочего дня со дня ее поступления с присвоением ей регистрационного номера.
5.4.11.Ведение Журнала осуществляется по форме и в порядке, установленном приказом Министерства.
5.4.12.В случае, если жалоба была подана в ходе личного приема заявителя, должностное лицо непосредственно при личном приеме регистрирует жалобу в Журнале и выдает заявителю расписку в получении от него жалобы и иных представленных документов в письменной форме на бумажном носителе с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов.
5.4.13.В случае, если жалоба была подана через МФЦ, информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и (или) Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru), официальный сайт Министерства, должностное лицо направляет заявителю расписку о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации.
5.4.14.В случае, если жалоба была подана через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, расписка о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов направляется должностным лицом заявителю через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации.
5.4.15.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления имеющиеся материалы (не позднее 1 рабочего дня со дня установления указанных обстоятельств) направляются уполномоченным должностным лицом Министерства в органы прокуратуры.
5.5.Сроки рассмотрения жалоб
Жалоба, поступившая в Министерство, подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Министерства, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных ошибок и опечаток или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6.Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, перечень оснований для отказа в удовлетворении жалобы и перечень оснований для оставления жалобы без ответа
5.6.1.Основания для приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрены.
5.6.2.Основаниями для отказа в удовлетворении жалобы являются:
1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями Положения об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Республики Коми и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Республики Коми, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 25.12.2012 N 592, в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;
4) признание жалобы необоснованной (решения и действия (бездействия) признаны законными, отсутствует нарушение прав заявителя.
5.6.3.В случае, если в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Государственный орган или должностное лицо при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, в 5-дневный срок со дня регистрации жалобы, о недопустимости злоупотребления правом.
5.6.4.В случае, если жалоба не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.7.Результат рассмотрения жалобы
5.7.1.По результатам рассмотрения жалобы в сроки, указанные в 5.5 настоящего Регламента, в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, а также в иных формах;
2) отказать в удовлетворении жалобы.
5.7.2.Указанное решение принимается в форме приказа Министерства.
5.8.Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы
5.8.1.В срок не позднее дня, следующего за днем принятия решения, специалист, ответственный за прием и регистрацию входящей корреспонденции, готовит и направляет мотивированный ответ по результатам рассмотрения жалобы.
В срок не позднее дня, следующего за днем принятия решения, специалист, ответственный за прием и регистрацию входящей корреспонденции, готовит и направляет мотивированный ответ по результатам рассмотрения жалобы в МФЦ для последующего направления заявителю в письменной форме и по его желанию в электронной форме.
5.8.2.В мотивированном ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
1) наименование Министерства, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице Министерства, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование заявителя;
4) основания для принятия решения по жалобе;
5) принятое по жалобе решение;
6) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;
7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.9.Порядок обжалования решения по жалобе
Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) Министерства при предоставлении государственной услуги в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.10.Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы
5.10.1.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.10.2.В этих целях заявитель подает в Министерство в письменной форме на имя министра запрос о предоставлении информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (далее - Запрос).
5.10.3.Запрос в день поступления регистрируется специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей корреспонденции, и передается на рассмотрение министру.
5.10.4.Должностное лицо в течение 3 рабочих дней со дня получения Запроса назначает ответственное лицо за направление запрашиваемых информации и документов путем направления резолюции.
5.10.5.Ответственное лицо в течение 3 рабочих дней со дня получения резолюции обеспечивает направление запрашиваемой информации и документов заявителю.
5.11.Способы информирования заявителя о порядке подачи и рассмотрения жалобы
5.11.1.Информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Министерства, его должностных лиц и государственных гражданских служащих осуществляется посредством размещения информации на информационном стенде в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте Министерства, Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и (или) Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru).
5.11.2.Консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействий) Министерства, его должностных лиц и государственных гражданских служащих осуществляется по телефону, электронной почте, при личном приеме.