Приложение к Распоряжению от 07.04.2016 г № 186 Положение
Положение об общем отделе администрации муниципального образования городского округа «Инта»
1.1.Общий отдел администрации муниципального образования городского округа "Инта" (далее - общий отдел) является функциональным органом администрации муниципального образования городского округа "Инта" (далее - администрация МОГО "Инта"), осуществляющим полномочия по решению вопросов организационного, документационного обеспечения управления в администрации МОГО "Инта", архивного дела в администрации МОГО "Инта".
1.2.Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Коми, Законами Российской Федерации и Республики Коми, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, Уставом МОГО "Инта", Регламентом работы Совета и администрации МОГО "Инта", нормативными правовыми актами МОГО "Инта", настоящим положением.
1.3.Общий отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется непосредственно руководителю аппарата администрации МОГО "Инта" и осуществляет свою деятельность под руководством заведующего общим отделом в соответствии с должностным регламентом.
1.4.Общий отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми отраслевыми (функциональными) органами администрации МОГО "Инта".
1.5.Деятельность работников общего отдела регулируется должностными инструкциями.
2.Основные задачи общего отдела
2.1.Организационное обеспечение управления в администрации МОГО "Инта".
2.2.Документационное обеспечение управления в администрации МОГО "Инта".
2.3.Организационное обеспечение архивного дела в администрации МОГО "Инта".
2.4.Организация размещения актуальной информации на официальном web-сайте МОГО "Инта".
3.1.Основные функции общего отдела по организационному обеспечению управления в администрации МОГО "Инта"
3.1.1.Организует подготовку плана работы администрации МОГО "Инта" на основе ежегодно представляемых планов отраслевых (функциональных) органов администрации МОГО "Инта".
3.1.2.Организует протоколирование еженедельной общегородской планерки (совещания) в администрации МОГО "Инта", ведет контроль по срокам исполнения поручений, внесенных в протокол планерки (совещания).
3.1.3.Организует и осуществляет работу по рассмотрению обращений граждан в администрации МОГО "Инта":
- обеспечивает регистрацию обращений граждан в администрации МОГО "Инта".
- организует работу по проведению приема граждан по личным вопросам у руководителя администрации МОГО "Инта".
3.1.4.Организует подписание руководителем администрации МОГО "Инта" проектов постановлений, распоряжений администрации МОГО "Инта", регистрирует в муниципальной информационной системе "Е1Евфрат", организует отправку постановлений и распоряжений администрации МОГО "Инта" по информационной системе "Е1Евфрат" и на бумажном носителе по указанной рассылке в сторонние учреждения и организации, заверяет верность постановлений, распоряжений администрации МОГО "Инта" штампом "КОПИЯ ВЕРНА Общий отдел администрации МОГО "Инта", печатью "ОБЩИЙ ОТДЕЛ" и подписью заведующего общим отделом администрации МОГО "Инта".
3.1.5.Организует опубликование постановлений, распоряжений администрации МОГО "Инта" по источникам размещения (официальный сайт МОГО "Инта", газете "Искра - твоя городская газета", справочно-информационной системе "Консультант-Плюс", регистр нормативно-правовых актов).
3.1.6.Обеспечивает хранение подлинных экземпляров постановлений и распоряжений администрации МОГО "Инта" до передачи на постоянное хранение в архив администрации МОГО "Инта".
3.1.7.Организует и ведет работу по контролю и проверке исполнения документов в администрации МОГО "Инта".
3.1.8.Обеспечивает деятельность комиссии по наградам МОГО "Инта" по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, государственными наградами Республики Коми, наградами МОГО "Инта".
3.1.9.Готовит проекты постановлений администрации МОГО "Инта" о награждении знаком отличия "За заслуги перед Интой", Почетной грамотой администрации МОГО "Инта", Благодарностью администрации МОГО "Инта" гражданам и коллективам предприятий, учреждений, организаций.
3.1.10.Организует подготовку Диплома к знаку отличия "За заслуги перед Интой" Почетной грамоты администрации МОГО "Инта", Благодарности администрации МОГО "Инта".
3.1.11.Организует работу по использованию, хранению и уничтожению печатей и штампов администрации МОГО "Инта".
3.1.12.Организует работу приемной администрации МОГО "Инта".
3.1.13.Организует работу по подписке периодических изданий в администрации МОГО "Инта".
3.1.14.Обеспечивает техническое размещение информации и документов на официальном web-сайте МОГО "Инта" в сети "Интернет".
3.2.Основные функции общего отдела по документационному обеспечению управления в администрации МОГО "Инта"
3.2.1.Формирует документальный фонд администрации МОГО "Инта" из образующихся в процессе деятельности документов, составляет номенклатуру дел, формирует и оформляет дела, обеспечивает их сохранность, учет и передачу в архив администрации МОГО "Инта".
3.2.2.Обеспечивает первичную обработку:
а) проверку полноты состава полученных документов, регистрацию, передачу руководителю администрации МОГО "Инта", заместителям руководителя администрации МОГО "Инта", руководителю аппарата администрации МОГО "Инта" документов, поступающих (входящих) в администрацию МОГО "Инта" средствами почтовой связи, системой электронного документооборота, факсимильной связи;
б) регистрацию внутренней документации в администрации МОГО "Инта" и передачу документов руководителю администрации МОГО "Инта", заместителям руководителя администрации МОГО "Инта", руководителю аппарата администрации МОГО "Инта", руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации МОГО "Инта";
в) передачу руководителю администрации МОГО "Инта", заместителям руководителя администрации МОГО "Инта", руководителю аппарата администрации МОГО "Инта" на подпись отправляемых (исходящих) документов в администрации МОГО "Инта";
г) регистрацию отправляемых (исходящих) документов администрации МОГО "Инта" и отправку адресатам средствами почтовой связи, системой электронного документооборота, факсимильной связью.
3.2.5.Составляет опись дел постоянного срока хранения.
3.2.6.Осуществляет передачу дел постоянного срока хранения в архив администрации МОГО "Инта".
3.3.Основные функции общего отдела по организационному обеспечению архивного дела в администрации МОГО "Инта"
3.3.1.Организует работу по формированию и содержанию архива в администрации МОГО "Инта".
3.3.2.Осуществляет планирование работы архива администрации МОГО "Инта", составляет план-график приема дел в архив администрации МОГО "Инта".
3.3.3.Составляет отчет о выполнении плана работы архива администрации МОГО "Инта", планов графиков приема дел в архив администрации МОГО "Инта".
3.3.4.Организует проведение работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности администрации МОГО "Инта".
3.3.5.Организует работу по комплектованию архива администрации МОГО "Инта", передачу (прием) документов учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории МОГО "Инта", в архив администрации МОГО "Инта".
3.3.6.Обеспечивает физическую сохранность документов архивного фонда Российской Федерации на бумажной основе в архиве администрации МОГО "Инта".
3.3.7.Проводит работу по учету поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах в архиве администрации МОГО "Инта".
3.3.8.Организует работу по использованию документов архива администрации МОГО "Инта" в культурных, научных, политических, экономических целях, обеспечивает законные права и интересы граждан, запросов руководителей организаций, сотрудников отраслевых (функциональных) органов администрации МОГО "Инта".
3.3.9.Организует работу по использованию документов архива администрации МОГО "Инта" при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации, публикационной деятельности.
3.3.10.Организует исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.
3.3.11.Организует работу по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, выписок по архивным документам.
3.4.Основные функции общего отдела по организации размещения актуальной информации на официальном
web-сайте МОГО "Инта"
3.4.1.Обеспечивает техническое размещение, корректировку информации и документов на официальном web-сайте муниципального образования городского округа "Инта" в сети "Интернет".
4.Права общего отдела
4.1.Запрашивать и получать в отраслевых (функциональных) органах администрации МОГО "Инта", а также в муниципальных учреждениях, расположенных на территории МОГО "Инта", в установленном порядке справки (другие документы и информацию), необходимые для выполнения задач.
4.2.Представлять в установленном порядке интересы администрации МОГО "Инта" по вопросам, находящимся в компетенции общего отдела.
4.3.Пользоваться в установленном порядке информационными базами, базами данных администрации МОГО "Инта".
4.4.Инициировать создание в установленном порядке и пределах своей компетенции рабочие группы, комиссии, осуществлять иные мероприятия в целях реализации задач, возложенных на общий отдел.
4.5.Привлекать с согласия руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации МОГО "Инта", расположенных на территории МОГО "Инта", сотрудников (работников) или руководителей этих подразделений, органов и муниципальных предприятий (учреждений) для подготовки проектов муниципальных правовых актов.
4.6.Участвовать в работе комиссий, рабочих групп и т.п. в соответствии с правовым актом администрации МОГО "Инта" или в работе проводимой руководством администрации МОГО "Инта", либо руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации МОГО "Инта", руководителями расположенных на территории МОГО "Инта" муниципальных предприятий (учреждений) и других организаций (в установленном порядке).
5.Ответственность работников общего отдела
Общий отдел несет ответственность:
5.1.За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на общий отдел задач.
5.2.Работники общего отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором (контрактом).
5.3.Работники общего отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.
5.4.Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности предусмотрен Правилами внутреннего трудового распорядка.