Приказ от 20.12.2013 г № 1558

Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета лесов Республики Коми

Приказываю:
1.Утвердить Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета лесов Республики Коми (далее - Административный регламент) согласно приложению.
2.Приказ Комитета лесов Республики Коми от 24 июля 2012 г. N 703 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета лесов Республики Коми" признать утратившим силу.
3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель
В.ОСИПОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК ПО ЗАПРОСАМ
ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ПО АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
КОМИТЕТА ЛЕСОВ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета лесов Республики Коми (далее - Административный регламент, государственная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) Комитета лесов Республики Коми (далее - Комитет), порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Комитета, а также взаимодействие Комитета с физическими и юридическими лицами при осуществлении полномочий по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета.
1.2.Заявителями на предоставление государственной услуги выступают физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, и юридические лица (далее - заявители).
От имени заявителей при обращении в Комитет в целях получения государственной услуги могут выступать лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, соответствующими полномочиями (далее - уполномоченные представители).
1.3.Порядок информирования о предоставлении государственной услуги:
Местонахождение Комитета: 167982, г. Сыктывкар, ул. Интернациональная, д. 108а, пятый этаж.
Часы работы Комитета и лесничеств: понедельник - четверг с 8.45 до 18.00, пятница с 8.45 до 16.45, перерыв с 13.00 до 14.00.
Телефоны для справок в Комитете: 8(8212) 20-57-87 (приемная), 8(8212) 20-57-04, 8(8212) 20-57-82, 8(8212) 20-57-83, 8(8212) 20-57-00 (отдел кадрового и организационного обеспечения).
Контактная информация, фамилии, имена, отчества руководителя, заместителей руководителя, специалистов Комитета также указываются на официальном сайте Комитета www.komles.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Адрес электронной почты Комитета: les@les.rkomi.ru.
1.4.Информация о месте нахождения Комитета, графике его работы, о порядке получения информации по вопросам предоставления государственной услуги, о предоставлении государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, предоставляется:
1) при личном обращении заявителя (его уполномоченного представителя) непосредственно в Комитет (в отдел кадрового и организационного обеспечения);
2) с использованием средств телефонной связи (по телефонам, указанным в пункте 1.3 настоящего Административного регламента), факсимильной связи и электронной почты;
3) на информационном стенде Комитета;
4) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": на официальном сайте Комитета www.komles.rkomi.ru (далее - официальный сайт Комитета) во вкладке "Принятые административные регламенты" подраздела "Административные регламенты" раздела "Государственные услуги и контрольно-надзорные функции", в государственной информационной системе Республики Коми "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми" www.pgu.rkomi.ru (далее - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми) и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций);
4) почтовым отправлением (по письменным обращениям заявителей).
1.4.1.При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты Комитета подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела Комитета, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Комитета, принявшего звонок. При невозможности специалиста Комитета, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован начальнику отдела Комитета или руководителю Комитета.
1.4.2.Если обращение за информацией или консультацией осуществляется в письменной форме, в том числе в форме электронного обращения (далее - письменное обращение), то ответ дается в течение 30 календарных дней с даты регистрации указанного обращения в Комитете в адрес заявителя, указанный в письменном обращении. Ответ на письменное обращение дается в форме делового письма с указанием фамилии, имени и отчества, номера телефона специалиста Комитета, оформившего проект ответа. Ответ на письменное обращение подписывает руководитель Комитета.
Письменное обращение подлежит регистрации специалистом отдела кадрового и организационного обеспечения в течение одного рабочего дня со дня поступления указанного обращения в Комитет.
1.4.3.На информационном стенде Комитета и в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Комитета кроме информации, указанной в абзаце первом пункта 1.4 настоящего Административного регламента, размещается также следующая информация:
а) текст настоящего Административного регламента;
б) блок-схема предоставления государственной услуги;
в) перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
г) образцы заявлений.
1.4.4.Отдел кадрового и организационного обеспечения (далее - Отдел) является ответственным за обеспечение доступа заявителей к информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе за размещение информации в информационных системах общего пользования, включая сеть Интернет, а также в доступных для заявителя местах на информационных стендах Комитета.
1.4.5.Информация по вопросам предоставления государственных услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не предоставляется, в связи с отсутствием государственных услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги.
1.4.6.В Административном регламенте используются следующие основные понятия:
1) запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;
3) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
4) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
5) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги: выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета лесов Республики Коми.
2.2.Государственную услугу предоставляет Комитет лесов Республики Коми.
Комитету запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Республики Коми.
2.3.Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Комитете;
2) отказ в выдаче заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок.
В случае отказа в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в п. 2.10 настоящего Регламента, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
2.4.Срок предоставления государственной услуги.
По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации запроса в Комитете.
Запросы для получения государственной услуги подлежат регистрации специалистом Отдела в течение одного рабочего дня со дня их поступления в Комитет.
2.5.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
1) Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1; ст. 2);
2) Конституцией Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);
3) Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);
4) Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
5) Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
6) Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);
7) Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);
8) Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036);
9) Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17, ст. 387);
10) Законом Республики Коми от 23 декабря 2009 г. N 133-РЗ "О некоторых вопросах в сфере регулирования государственных услуг (функций) в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, N 49, ст. 996);
11) Постановлением Правительства Республики Коми от 29 ноября 2011 г. N 532 "О разработке и утверждении административных регламентов" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2011, N 51, ст. 1521);
12) Постановлением Правительства Республики Коми от 3 февраля 2012 г. N 25 "О Комитете лесов Республики Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2012, N 4, ст. 95).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги: для получения государственной услуги заявитель представляет в Комитет письменный запрос (заявление), в котором указываются следующие обязательные реквизиты:
1) наименование Комитета (или фамилия и инициалы руководителя Комитета, или наименование должности руководителя Комитета);
2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица;
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
4) изложение сути запроса;
5) дата написания запроса;
6) подпись заявителя.
Рекомендуемая форма письменного запроса (заявления) приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
2.6.1.В запросе, поступившем в Комитет по информационным системам общего пользования в форме электронного документа (далее - электронный запрос), заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме).
2.6.2.Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.6.3.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.6.4.При предоставлении государственной услуги отсутствует необходимость запрашивать документы в рамках межведомственного информационного взаимодействия.
2.7.Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Коми не предусмотрены.
2.8.Комитету запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.
Комитету запрещается требовать от заявителя представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении Комитета, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.9.Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.
Основания для приостановления в предоставлении государственной услуги отсутствуют.
2.10.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) отсутствие в Комитете запрашиваемых архивных документов;
2) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;
4) несоответствие запроса заявителя требованиям, предусмотренным п. 2.6 настоящего Административного регламента;
5) непредставление заявителем дополнительных сведений и уточнений, необходимых для исполнения запроса в соответствии с направленным в адрес заявителя письменным уведомлением.
Заявитель после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 3, 4, 5 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в Комитет за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Административным регламентом.
2.11.Предоставление государственной услуги является бесплатным.
2.12.Максимальный срок ожидания в очереди при обращении за предоставлением государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 15 минут.
2.13.Запросы для получения государственной услуги подлежат регистрации специалистом Отдела в течение одного рабочего дня со дня их поступления в Комитет.
Электронные обращения поступают в Комитет по информационным системам общего пользования через официальный сайт Комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.komles.rkomi.ru), на адрес электронной почты Комитета (les@les.rkomi.ru), через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов (заявлений) о предоставлении государственной услуги ежедневно специалистом, ответственным за делопроизводство в Комитете.
Электронное обращение (в том числе заявление) распечатывается специалистом, ответственным за делопроизводство в Комитете, не позднее 1 рабочего дня со дня его поступления в Комитет и дальнейшая работа с ним ведется в соответствии с настоящим Административным регламентом.
2.14.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги:
1) вход в здание по месту нахождения Комитета оборудуется табличкой с названием Комитета на государственных языках Республики Коми;
2) прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях Комитета, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, названия отдела, ответственного за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами. На столах находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки). Рабочее место специалиста отдела оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами, средствами связи.
Помещения, в которых осуществляется прием заявителей, оборудуются таким образом, чтобы обеспечить беспрепятственное передвижение инвалидов, в том числе использующих кресла-коляски.
Места ожидания приема, приема граждан оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи, питьевой водой, разовыми стаканами.
3) для получения информации и возможности оформления документов заявителям отводятся места, которые оборудуются стульями, столами;
4) для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей;
5) на информационном стенде Комитета размещается информация о порядке предоставления государственной услуги, сведения о месте нахождения и графике работы Комитета, справочных телефонах, адресе электронной почты Комитета, примерная форма письменного обращения, информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах.
2.15.Показатели доступности и качества государственной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Наличие возможности получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	0

2.16.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме
2.16.1.На официальном сайте Комитета www.komles.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) заявителю предоставляется возможность получения информации о предоставляемой государственной услуге, копирования и заполнения формы заявления на предоставление государственной услуги в электронном виде.
2.16.2.Средства электронной подписи, применяемые при предоставлении государственной услуги в электронном виде, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.16.3.Государственная услуга по принципу "одного окна", в том числе через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг не предоставляется.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
(административные процедуры)
3.1.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;
2) исполнение запроса.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение.
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в Комитет письменного запроса (заявления), указанного в п. 2.6 настоящего Регламента.
Прием письменного запроса в Комитете осуществляется следующими способами:
1) через почтовое отделение;
2) лично от заявителя.
3.2.2.Днем обращения за государственной услугой считается дата регистрации запроса Комитетом. Должностное лицо Комитета, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует запрос в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня со дня поступления запроса в Комитет. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
3.2.3.Заявителю, обратившемуся за предоставлением государственной услуги, специалистом, ответственным за прием и регистрацию документов, выдается расписка в получении запроса с указанием даты его поступления в Комитет. Расписка выдается непосредственно на приеме (при личном обращении заявителя или его уполномоченного представителя). Расписка при представлении запроса через отделения почтовой связи, электронной почтой не выдается. Датой подачи документов, направленных через отделения почтовой связи, электронной почтой считается дата их регистрации в Комитете согласно пункту 3.2.2 настоящего Административного регламента.
3.2.4.Запрос в день его регистрации направляется специалистом Отдела руководителю (заместителю руководителя) Комитета. Руководитель Комитета не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации запроса, передает запрос с резолюцией об исполнении в Отдел.
3.2.5.Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является специалист Отдела.
3.2.6.Критерием принятия решения является соответствие письменного запроса (заявления) требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом.
3.2.7.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня со дня поступления запроса в Комитет.
3.2.8.Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Комитета на исполнение в Отдел.
3.3.Исполнение запроса.
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Отдел.
Должностное лицо Отдела, ответственное за исполнение запроса (далее - ответственное должностное лицо), осуществляет анализ тематики запроса для определения:
местонахождения архивных документов;
степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.
3.3.2.При наличии оснований, указанных в пп. 1 - 4 п. 2.10 настоящего Административного регламента, заявителю в течение 7 календарных дней со дня регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
3.3.3.В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, ответственное должностное лицо в течение 7 календарных дней со дня регистрации запроса направляет заявителю письменное уведомление о необходимости предоставления дополнительных сведений.
При наличии основания, указанного в пп. 5 п. 2.10 настоящего Административного регламента, заявителю в пределах срока, указанного в п. 2.4 настоящего Административного регламента, направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причины отказа.
3.3.4.При отсутствии оснований, указанных в п. 2.10 настоящего Административного регламента, и наличии в Комитете запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Комитете.
3.3.5.В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.
В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.
3.3.6.Архивная справка составляется по форме согласно приложению N 3 к настоящему Административному регламенту на бланке Комитета, подписывается руководителем (заместителем руководителя) Комитета, а также ответственным должностным лицом, подготовившим архивную справку, и заверяется печатью Комитета.
3.3.7.Ответственное должностное лицо оформляет архивную справку в соответствии с пунктами 3.3.5, 3.3.6 настоящего Административного регламента в 2-х экземплярах.
Первый экземпляр архивной справки направляется (выдается) ответственным должностным лицом заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Комитета.
Второй экземпляр архивной справки помещается ответственным должностным лицом в дело.
3.3.8.Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.
3.3.9.Архивные копии и архивные выписки готовятся на бланке письма Комитета с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
3.3.10.Архивные копии и архивные выписки заверяются подписью руководителя (заместителя руководителя) Комитета, а также гербовой печатью Комитета.
3.3.11.Ответственное должностное лицо оформляет архивную копию или архивную выписку в соответствии с пунктами 3.3.8 - 3.3.10 настоящего Регламента в 2-х экземплярах.
Первый экземпляр архивной копии или архивной выписки направляется (выдается) ответственным должностным лицом заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Комитета.
Второй экземпляр сопроводительного письма, архивной копии или архивной выписки помещается ответственным должностным лицом в дело.
3.3.12.Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:
заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.
3.3.13.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 15 рабочих дней со дня поступления запроса в Комитет.
3.3.14.Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является специалист Отдела.
3.3.15.Критерием принятия решения является соответствие письменного запроса (заявления) требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, наличие в Комитете запрашиваемых архивных документов.
3.3.16.Результатом административной процедуры является одно из следующих действий:
направление (выдача) заявителю с сопроводительным письмом архивной справки, архивной копии или архивной выписки;
письменное уведомление заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Комитета положений Административного регламента, а также принятием решений должностными лицами Комитета в ходе предоставления государственной услуги осуществляется руководителем Комитета.
Текущий контроль осуществляется в форме проверок соблюдения и исполнения должностными лицами Комитета положений Административного регламента и нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.
Текущий контроль осуществляется на основании сведений, представляемых должностными лицами Комитета, анализа качества подготовленных документов, а также данных системы электронного документооборота.
Периодичность текущего контроля и порядок представления должностными лицами Комитета сведений, указанных в абзаце третьем настоящего пункта, определяются руководителем Комитета в локальном акте Комитета.
4.2.Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании приказов Комитета.
Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми - по конкретному обращению (жалобе) заявителя.
Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся один раз в год, внеплановые проверки - в случае поступления в Комитет соответствующих жалоб на действия (бездействие) должностных лиц Комитета.
Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются руководителем Комитета.
При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные вопросы по ее предоставлению. Результаты проверки оформляются в виде справки (акта, отчета), в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность должностных лиц Комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Должностные лица Комитета несут персональную ответственность за соблюдение установленного Административным регламентом порядка и сроков исполнения административных процедур.
Ответственность должностных лиц Комитета предусматривается в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.4.Граждане, их объединения и организации вправе также направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставления государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": через официальный сайт Комитета www.komles.rkomi.ru, через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) комитета, должностного лица
Комитета, либо государственного гражданского
служащего Комитета
5.1.Заявитель вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, должностных лиц и государственных гражданских служащих Комитета при предоставлении государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Комитета (далее - жалоба).
5.2.Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы.
Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется посредством размещения информации на информационном стенде в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте Комитета по адресу в сети "Интернет": www.komles.rkomi.ru, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (www.pgu.rkomi.ru) и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru).
5.3.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
В этих целях заявитель подает в письменной форме на имя руководителя запрос о предоставлении информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (далее - Запрос).
Запрос в день поступления регистрируется сотрудником отдела кадрового и организационного обеспечения Комитета и передается на рассмотрение руководителю.
Руководитель в течение трех рабочих дней со дня получения Запроса назначает ответственное лицо за направление запрашиваемых информации и документов путем направления резолюции.
Ответственное лицо в течение трех рабочих дней со дня получения резолюции обеспечивает направление запрашиваемой информации и документов заявителю.
5.4.Предмет жалобы.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги заявителю;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
7) отказ Комитета, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.5.Жалобы, за исключением жалоб на решения, принятые руководителем, рассматриваются органом, уполномоченным на рассмотрение жалобы.
Органом, уполномоченным на рассмотрение жалобы, является Комиссия по рассмотрению жалоб на решения и действия (бездействие) Комитета лесов Республики Коми, его должностных лиц и государственных гражданских служащих Комитета лесов Республики Коми, создаваемая правовым актом Комитета лесов Республики Коми (далее - Комиссия).
Информация о составе и порядке работы Комиссии размещается на официальном сайте Комитета в течение 5 рабочих дней после их утверждения.
В случае если обжалуются решения руководителя, жалоба рассматривается курирующим Комитет в соответствии с распределением обязанностей заместителем Главы Республики Коми в порядке, предусмотренном Положением об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Республики Коми и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 25.12.2012 N 592 (далее - Положение).
5.6.Порядок подачи и рассмотрения жалобы.
Заявитель обращается в Комитет с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.
Жалоба может быть направлена через Государственное автономное учреждение Республики Коми "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Республики Коми" (далее - ГАУ РК "МФЦ"), организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Комитета, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Подача жалобы является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих Комитета.
Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе, в соответствии с законодательством.
Жалоба должна содержать:
1) наименование Комитета, его должностного лица либо государственного гражданского служащего Комитета (далее - государственный гражданский служащий), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Комитета, его должностного лица либо государственного гражданского служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действиями (бездействием) Комитета, его должностного лица либо государственного гражданского служащего.
Заявителем могут быть представлены оригиналы документов (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
В случае подачи заявителем жалобы в ГАУ РК "МФЦ", специалист ГАУ РК "МФЦ" регистрирует жалобу в информационной системе ГАУ РК "МФЦ" с присвоением жалобе регистрационного номера и выдает заявителю расписку в получении жалобы, в которой указывается:
1) место, дата и время приема жалобы заявителя;
2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
3) перечень принятых документов от заявителя;
4) фамилия, имя, отчество специалиста, принявшего жалобу;
5) способ информирования заявителя о готовности результата рассмотрения жалобы, выбранный заявителем (смс-оповещения, по электронной почте, через личный кабинет, по телефону);
6) срок рассмотрения жалобы в соответствии с настоящим административным регламентом.
После регистрации жалобы специалист ГАУ РК "МФЦ", ответственный за межведомственное взаимодействие, отправляет жалобу в Комитет в порядке и сроки, установленные Соглашением о взаимодействии.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в Комитете.
В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется:
1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
3) копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе, от ГАУ РК "МФЦ" в соответствии с Соглашением о взаимодействии, посредством почтовой связи, в форме электронных документов, заверенных в установленном порядке электронной подписью заявителя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт Комитета регистрируется специалистом Отдела в системе электронного документооборота, а также в Журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) Комитета лесов Республики Коми, его должностных лиц и государственных гражданских служащих (далее - Журнал) в течение одного рабочего дня со дня ее поступления с присвоением ей регистрационного номера.
Ведение Журнала осуществляется по форме и в порядке, установленном приказом Комитета.
В случае если жалоба была подана в ходе личного приема заявителя, специалист Отдела, непосредственно при личном приеме регистрирует жалобу в Журнале и выдает заявителю расписку в получении от него жалобы и иных представленных документов в письменной форме на бумажном носителе с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов.
В случае если жалоба была подана через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт Комитета, специалист Отдела направляет заявителю расписку о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов по почте в течение 3 рабочих дней со дня регистрации жалобы.
В случае если жалоба была направлена через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, специалист Отдела направляет заявителю расписку о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, в течение 3 рабочих дней со дня регистрации жалобы.
Жалоба в течение одного рабочего дня со дня ее регистрации подлежит передаче в орган, уполномоченный на рассмотрение жалобы, или должностному лицу, уполномоченному на рассмотрение жалобы, указанные в пункте 5.5 настоящего Административного регламента.
В случае если жалоба подана заявителем в Комитет, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации специалист Отдела направляет жалобу в орган, предоставляющий государственную услугу и уполномоченный в соответствии с компетенцией на ее рассмотрение, и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в органе, предоставляющем государственную услугу и уполномоченном в соответствии с компетенцией на ее рассмотрение.
Абзацы абзацы тридцать второй - тридцать третий исключены
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления имеющиеся материалы незамедлительно (не позднее 1 рабочего дня со дня установления указанных обстоятельств) направляются специалистом Отдела, в органы прокуратуры.
5.7.Сроки рассмотрения жалобы.
Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению органом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб (далее - орган, уполномоченный на рассмотрение жалобы) в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Комитета, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.8.Результат рассмотрения жалоб.
По результатам рассмотрения жалобы в сроки, указанные в пункте 5.7 настоящего Административного регламента, в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" орган, уполномоченный на рассмотрение жалобы, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.
Указанное решение принимается в форме приказа Комитета.
Основаниями для отказа в удовлетворении жалобы являются:
1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не имеется.
5.9.Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы.
В срок не позднее дня, следующего за днем принятия решения, специалист Отдела готовит и направляет мотивированный ответ по результатам рассмотрения жалобы. Мотивированный ответ направляется заявителю в письменной форме и по его желанию в электронной форме.
В мотивированном ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
1) наименование Комитета, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице Комитета, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование заявителя;
4) основания для принятия решения по жалобе;
5) принятое по жалобе решение;
6) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;
7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.10.Порядок обжалования решения по жалобе.
Заявитель вправе обжаловать решение Комитета по жалобе в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.