Приказ от 20.09.2013 г № 44
Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в Архивное агентство Республики Коми
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. N 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации", Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" приказываю:
1.Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений, поступивших в Архивное агентство Республики Коми, согласно приложению.
2.Назначить ответственным лицом за регистрацию письменных обращений, ведение Журнала регистрации письменных обращений и контроль за сроками исполнения обращений, за организацию личного приема граждан, ведение Журнала предварительной записи граждан на личный прием и карточек личного приема граждан, контроль за сроками исполнения обращений, поступивших в ходе личного приема граждан, за учет обращений граждан по оказанию бесплатной юридической помощи, ведение Журнала регистрации обращений граждан, обратившихся с целью оказания бесплатной юридической помощи, контроль за сроками исполнения обращений граждан по оказанию бесплатной юридической помощи, за хранение обращений ведущего специалиста-эксперта Некрасову В.В.
3.Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
Руководитель
В.РОМАНОВИЧ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ, ПОСТУПИВШИХ
В АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
I.Общие положения
1.Положение о порядке рассмотрения обращений, поступивших в Архивное агентство Республики Коми (далее - Положение), определяет порядок регистрации и рассмотрения письменных обращений граждан, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявитель), контроля за их исполнением, организации личного приема граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми", а также определяет порядок оказания бесплатной юридической помощи гражданам в виде правовых консультаций в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. N 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации".
II.Порядок рассмотрения письменных обращений
2.Все поступившие письменные обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), регистрируются в Журнале регистрации письменных обращений, по форме согласно Приложению N 1 к настоящему Положению специалистом Архивного агентства Республики Коми, ответственным за делопроизводство (далее - специалист Агентства, ответственный за делопроизводство), в день поступления.
3.При регистрации специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, проставляет штамп на обращении, в котором указывается входящий номер и дата регистрации, а также проверяет обращение на повторность (сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской).
4.При регистрации специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, заполняет Журнал регистрации письменных обращений, в котором:
1) обращению присваивается регистрационный номер, указывается дата поступления обращения;
2) указываются фамилия и инициалы гражданина либо наименование юридического лица (в именительном падеже), телефон и почтовый адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переадресовано в адрес Архивного агентства Республики Коми (далее - Агентство), то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;
4) ставится отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее ответа, если при проверке на повторность будет выявлено, что обращение является повторным;
5) в графе "Результат рассмотрения/Реквизиты ответа" указываются дата и исходящий номер документа в течение одного рабочего дня после принятия решения.
5.Обращение, поступившее в Агентство по информационным системам общего пользования, распечатывается специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, на бумажном носителе, после чего такое обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
6.При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, делает отметку с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщает контактный телефон Агентства (телефон для справок по обращениям граждан).
7.Прошедшие регистрацию обращения в день регистрации направляются специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, руководителю Архивного агентства Республики Коми (далее - руководитель) или заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей для их последующего направления специалисту Агентства, ответственному за рассмотрение обращения (далее - Исполнитель).
8.Руководитель (заместитель руководителя) в трехдневный срок со дня регистрации обращения определяет, относится ли данное обращение к компетенции Агентства и:
1) в случае если обращение относится к компетенции Агентства, направляет поручение о рассмотрении обращения с указанием срока подготовки ответа Исполнителю;
2) в случае если обращение не относится к компетенции Агентства, определяет Исполнителя и дает ему поручение о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также об уведомлении заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения;
3) в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, определяет Исполнителя и дает ему поручение о направлении копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
9.Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения, указанного в подпункте 2 пункта 8 настоящего Положения, направляет обращение в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также уведомляет заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, путем направления письма, за исключением случая если текст письменного обращения не поддается прочтению.
Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения, указанного в подпункте 3 пункта 8 настоящего Положения, направляет копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
10.Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности изложенных доводов и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.
11.В случае поступления обращения, в котором обжалуется судебное решение, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения готовит письмо с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения и обеспечивает его направление заявителю.
12.В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения готовит письмо о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией, а также об уведомлении заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.
13.В случаях если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем (заместителем руководителя), но не более чем на 30 календарных дней.
В этих целях Исполнитель, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.
В случае получения резолюции руководителя (заместителя руководителя) о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью руководителя (заместителя руководителя) с указанием срока направления ответа на его обращение.
14.В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения поручения о подготовке ответа готовит служебную записку на имя руководителя (заместителя руководителя) о решении вопроса о целесообразности продолжения переписки с заявителем. Руководитель (заместитель руководителя) в течение трех рабочих дней со дня получения указанной служебной записки принимает решение о целесообразности (нецелесообразности) продолжения переписки с заявителем, которое оформляется резолюцией.
15.В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем Исполнитель в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения направляет соответствующее уведомление заявителю.
В случае принятия решения о целесообразности продолжения переписки, обращение рассматривается в порядке, установленном настоящим Положением.
16.Ответ на обращение и в государственные органы печатается на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
17.Ответ должен содержать разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам.
18.Ответ на обращение подписывается руководителем (заместителем руководителя) в соответствии с компетенцией.
19.Ответ на обращение направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
20.В случае если обращение поступило на рассмотрение в Агентство из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, иных органов государственной власти, информация о результатах рассмотрения обращения направляется заявителю, а при наличии запроса государственного органа, указанного в настоящем пункте, в соответствующий государственный орган направляется копия ответа заявителю, в срок, указанный в пункте 19 настоящего Положения.
III.Порядок проведения личного приема граждан
21.Личный прием граждан проводится руководителем и заместителями руководителя в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми.
22.Личный прием граждан руководителем и заместителями руководителя проводится по предварительной записи согласно утвержденным графикам приема граждан по личным вопросам.
23.Запись граждан на личный прием осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем, по телефону (8212) 24-61-55 в понедельник - четверг с 08 час. 30 мин. до 17 час. 00 мин., в пятницу с 08 час. 30 мин. до 15 час. 30 мин. Обеденный перерыв с 13 час. 00 мин. до 14 час. 00 мин.
24.При поступлении устного обращения гражданина о записи на личный прием ответственное лицо, назначенное руководителем, вносит запись в Журнал предварительной записи граждан на личный прием по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению. Одновременно заполняется Карточка личного приема гражданина по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.
25.Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина в день личного приема.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в Карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях, по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение 30 дней со дня личного приема направляется письменный ответ, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
26.Письменное обращение гражданина, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в Карточке личного приема гражданина.
27.В случае если в устном обращении гражданина, данном в ходе личного приема, будут содержаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию Агентства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
28.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
IV.Порядок оказания гражданам бесплатной юридической помощи
29.Агентство оказывает гражданам бесплатную юридическую помощь в виде правового консультирования в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к компетенции Агентства.
30.Для получения бесплатной юридической помощи гражданин представляет копии документов, подтверждающих отнесение гражданина к одной из категорий, установленных статьей 20 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации".
31.Оказание бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в письменной форме осуществляется в порядке, установленном разделом вторым настоящего Положения.
32.Оказание бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной форме (далее - правовое консультирование в устной форме) осуществляется в порядке, установленном разделом третьим настоящего Положения.
33.Для получения бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной форме гражданин записывается на личный прием к руководителю или заместителям руководителя в порядке, установленном разделом третьим настоящего Положения.
34.В ходе правового консультирования в устной форме гражданин предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а также документы, указанные в пункте 30 настоящего Положения.
35.Лицо, ответственное за учет обращений граждан за оказанием бесплатной юридической помощи, ведет Журнал регистрации обращений граждан, обратившихся с целью оказания бесплатной юридической помощи (далее - Журнал) по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению.
Запись в Журнал вносится в течение одного рабочего дня со дня получения заявления об оказании бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в письменной форме или в течение одного рабочего дня со дня записи гражданина на личный прием для получения бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной форме.
36.Лицо, ответственное за учет обращений граждан за оказанием бесплатной юридической помощи, направляет в Агентство Республики Коми по социальному развитию сведения о количестве граждан, которым оказана бесплатная юридическая помощь, и видах оказанной им бесплатной юридической помощи по форме, разработанной Агентством Республики Коми по социальному развитию, в сроки, определенные Агентством Республики Коми по социальному развитию.
V.Контроль за организацией рассмотрения обращений
37.Контроль за организацией рассмотрения обращений проводится специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений и подготовки ответа на обращения Исполнителем.
38.Обращение (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, в день направления ответа заявителю.
Обращение (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, в день направления окончательного ответа заявителю.
VI.Организация хранения обращений
41.Обращения (предложения, заявления, жалобы, претензии), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) хранятся специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, в течение 5 лет со дня направления ответа на обращение, за исключением обращений, содержащих сведения о недостатках, злоупотреблениях, коррупции, указанные обращения хранятся постоянно.
42.В случае ликвидации Агентства обращения, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством.