Разъяснение от 17.07.2013 г № Б/Н
Документальное подтверждение расходов на приобретение электронного билета
Министерство экономического развития Республики Коми разъясняет вопросы возмещения работникам транспортных расходов при предоставлении электронных билетов по двум видам транспорта - авиа и железнодорожный.
В соответствии с приказами Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" к документам строгой отчетности соответственно относятся:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
К обязательным для предоставления работодателю документам, подтверждающим транспортные расходы, также относятся посадочные талон, купон:
- авиапосадочный талон выдается при регистрации на авиарейс и подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина РФ от 07.06.2013 N 03-03-07/21187);
- железнодорожный посадочный купон выдается либо сразу при покупке билета с одновременной электронной регистрацией (формируется вместе с контрольным купоном и расположен в нижней части), либо (если электронная регистрация не пройдена) - в любой кассе РЖД или терминале самообслуживания (распечатывается как обычный билет на бланке строгой отчетности).
Вместе с тем, необходимо помнить, что подтверждением расходов на проезд могут являться и другие документы, оформленные согласно унифицированным формам первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника, например, в командировке (приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение с отметкой организации, в которую направлялся работник), на учебе (справка-вызов).
В подтверждение расходов на оплату проезда, в случае приобретения электронного билета при помощи платежной карты через систему интернет, работники представляют работодателю выписку банка о движении денежных средств со своего счета, заверенную печатью банковского учреждения с подписью уполномоченных лиц.
При приобретении электронного билета третьим лицом дополнительно потребуется расписка или письмо владельца карты с подтверждением того, что произведенные им расходы возмещены сотрудником Вашей организации (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876). Если расходы произведены с банковской карты супруга (супруги), то достаточно копии свидетельства о браке.
В случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
В связи с нововведениями в части электронных проездных билетов, а также на основании статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации, Министерство экономического развития Республики Коми рекомендует организациям и предприятиям региона разработать локальный акт (коллективный договор), предусматривающий порядок возмещения транспортных расходов, разработанный с учетом норм Трудового кодекса Российской Федерации.
Рекомендуем пользоваться сайтами ОАО "РЖД", "Вокзальный блог", а также сайтами авиакомпаний, например, utair.ru.
17.07.2013