Приложение к Постановлению от 20.09.2011 г № 396 Положение
Положение о межведомственной системе электронного документооборота
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение разработано в целях определения правил взаимодействия сторон, участвующих в межведомственной системе электронного документооборота (далее - МСЭД), правил организации работы с документами участниками МСЭД, порядка разрешения конфликтных ситуаций и обеспечения информационной безопасности МСЭД.
1.2.В настоящем Положении используются следующие основные термины и определения:
1) делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
2) подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;
3) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
4) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
5) входящий документ - документ, поступивший в государственный орган Республики Коми;
6) исходящий документ - документ, отправляемый из государственного органа Республики Коми;
7) внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившего его государственного органа;
8) система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
9) вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;
11) унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
12) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
13) автор документа - сотрудник государственного органа, создавший документ;
14) гриф ограничения доступа к документу - реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
15) резолюция документа - реквизит документа, представляющий собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение, указание;
16) документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
17) регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
18) контроль исполнения документа - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа;
19) срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
20) дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;
21) система электронного документооборота (СЭД) - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с документами;
22) пользователь СЭД - сотрудник государственного органа, получивший право использования СЭД в установленном порядке;
23) автор УФД - пользователь, с учетными данными которого в СЭД была создана (заполнена) соответствующая унифицированная форма документа;
24) справочник - совокупность записей, содержащих краткие сведения по какому-либо вопросу, объекту, области знаний. Запись справочника соответствует общей структуре справочника и имеет фиксированный набор реквизитов;
25) личная папка - папка пользователя или подразделения, сформированная в СЭД и предназначенная для хранения документов, в том числе:
документов, созданных данным пользователем;
документов, по которым данному пользователю направлено поручение;
документов, доступ к которым предоставлен пользователю от других пользователей;
26) маршрут документооборота - последовательность этапов обработки документа с указанием участников, контрольных сроков, условий перехода от этапа к этапу;
27) межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) - совокупность программно-аппаратных средств, организационных мероприятий, участников системы и отношений между участниками, возникающих при организации работы с документами и обеспечении процессов документирования, регламентация которых возлагается на Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми;
28) оператор МСЭД - уполномоченная организация, осуществляющая деятельность по эксплуатации МСЭД, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;
29) оператор безопасности МСЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая информационную безопасность в МСЭД при использовании электронной подписи;
30) стороны МСЭД - оператор МСЭД, оператор безопасности МСЭД, участники МСЭД, являющиеся пользователями программного продукта, участники МСЭД, не являющиеся пользователями программного продукта;
31) участники МСЭД - государственные органы Республики Коми, органы местного самоуправления, а также территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и иные организации, заключившие с оператором МСЭД и оператором безопасности МСЭД Соглашение о присоединении к межведомственной системе электронного документооборота (далее - Соглашение);
32) пользователи СЭД - все сотрудники участника МСЭД, получившие доступ к СЭД в порядке, установленном настоящим Положением.
1.3.Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и устанавливает порядок обработки документов, не содержащих конфиденциальной информации, а также порядок обмена документами, в том числе защищенными средствами электронной подписи, в межведомственной системе электронного документооборота.
1.4.Положение является обязательным для всех участников и операторов МСЭД.
2.Основные функции сторон МСЭД
2.1.Функции участника МСЭД:
1) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, являющихся пользователями программного продукта СЭД, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД, предоставление перечня оператору МСЭД;
2) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, имеющих право использования электронной подписи (далее - ЭП), закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД, предоставление перечня оператору безопасности МСЭД;
3) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД;
4) формирование и актуализация нормативно-справочной информации, необходимой для организации делопроизводства, предоставление этой информации оператору МСЭД;
5) организация работы с документами в соответствии с настоящим Положением, инструкцией по делопроизводству с использованием МСЭД участника МСЭД и иными нормативными документами.
2.2.Функции оператора МСЭД:
1) организационное и методическое обеспечение МСЭД;
2) организация и обеспечение поддержки пользователей программного продукта СЭД;
3) формирование и актуализация нормативно-справочной информации программного продукта СЭД;
4) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МСЭД;
5) обеспечение работоспособности, ремонт или замена вышедших из строя программно-технических средств, составляющих технико-технологическую инфраструктуру МСЭД;
6) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;
7) обеспечение целостности обрабатываемых данных;
8) обеспечение резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных МСЭД;
9) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД.
2.3.Оператор безопасности МСЭД осуществляет следующие функции удостоверяющего центра:
1) регистрация и изготовление сертификатов ЭП по заявлениям участников МСЭД;
2) обеспечение уникальности сертификатов ЭП и достоверности указанных сведений;
3) ведение и хранение реестра сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД в течение установленного срока;
4) аннулирование, приостановление и возобновление действия сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;
5) подтверждение ЭП в электронных документах;
6) выдача сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;
а также иные функции:
1) разработка методических рекомендаций, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД, для оператора МСЭД;
2) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
3) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
4) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены аппаратно-программные средства МСЭД;
5) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД.
2.4.Условия использования МСЭД определяются Соглашением, разрабатываемым администратором МСЭД.
2.5.Разграничение доступа к электронным документам в МСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СЭД.
2.6.Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи СЭД. Для обеспечения информационной безопасности МСЭД оператор МСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей СЭД.
2.7.Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей СЭД осуществляется оператором МСЭД на основании обращений участников МСЭД с указанием реквизитов соответствующих внутренних приказов участника МСЭД.
3.Порядок обработки документов участниками МСЭД
3.1.Документ независимо от носителя оформляется, как правило, на бланке установленного образца.
3.2.При документировании информации с использованием СЭД необходимо:
1) определить тип документа;
2) определить вид документа;
3) заполнить выбранную УФД;
4) заполнить раздел УФД "Маршрут документа";
5) сохранить результаты ввода информации;
6) отправить документ по выбранному маршруту.
3.3.Некоторые реквизиты требуют обязательного ввода значений и помечены специальным образом в соответствии с действующей технической документацией по программному продукту. Обязательные реквизиты используются для отображения документов в СЭД и содержат основные данные, по которым осуществляется поиск и фильтрация документов. К обязательным реквизитам относятся:
1) тема документа. Текст этого реквизита используется для краткого отображения документов в СЭД;
2) автор;
3) файлы документа - вложенные электронные документы;
4) регистрационные данные:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационный номер;
в) дата регистрации;
г) место регистрации.
3.4.Дополнительные реквизиты не требуют обязательного заполнения. К дополнительным реквизитам относятся:
1) краткое содержание - описание документа, в общих чертах отражающее содержание документа;
2) общие реквизиты:
а) гриф доступа - гриф доступа к данному документу;
б) приоритет - реквизит, указывающий, с каким приоритетом следует обрабатывать этот документ;
в) дата создания (только для внутренних и исходящих документов) - дата создания документа;
г) состав документа - описание состава документа (например, количество листов и томов);
д) примечание - текстовый комментарий к документу;
3) контроль исполнения - информация о контроле исполнения документа:
а) статус контроля - указывает состояние признака контроля для данного документа;
б) срок исполнения - дата, к которой данный документ должен быть исполнен;
в) контролер - лицо, выполняющее контроль за исполнением документа;
г) папка контроля - специальная папка, куда попадают контролируемые документы;
д) личный контроль - признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением данного документа через быстрый фильтр "На личном контроле";
4) дополнительные сведения - информация о связанных документах и участниках. Связанные документы - перечень документов, на основании которых был создан данный документ.
3.5.При оформлении, хранении и совместной работе над документами с использованием средств вычислительной техники необходимо соблюдать следующие дополнительные требования:
1) для работы с текстовыми документами - использовать файлы формата "Документ Microsoft Word" с расширением файла DOC файлы формата "Расширенный текстовый формат" с расширением файла RTF;
2) для работы с электронными таблицами - использовать файлы формата "Таблица Microsoft Excel" с расширением файла XLS;
3) для хранения копий документов без возможности редактирования - использовать файлы формата "Портативный формат документов" с расширением файла PDF либо файлы формата "Изображение" с расширением файла JPEG, JPG, TIFF;
4) для хранения комплектов документов большого объема - использовать файлы формата "Сжатый файл" с расширением файла ZIP;
5) допускается использование формата документов Open Document для офисных приложений в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (Open Document) v 1.0";
6) при формировании имен файлов следует использовать буквы русского и латинского алфавита и арабские цифры. В качестве разделителей в наименовании файла следует использовать символы "пробел", "точка", "дефис". Имена файлов должны соответствовать шаблону:
а) вид документа;
б) тема документа и (или) номер документа, и (или) дата документа;
в) ключевое слово ("Проект", "Версия").
3.6.Допускается оформление электронного документа без вложенных файлов. В этом случае содержательная часть документа отражается в реквизите "Краткое содержание".
3.7.Необходимость подписания документов и (или) поручений при помощи ЭП определяется внутренними локальными правовыми актами участников МСЭД и соответствующими настройками СЭД. Порядок подписи электронных документов определяется инструкцией пользователя СЭД.
3.8.Для подписания документа и (или) поручения пользователь СЭД должен выполнить следующие действия:
1) получить приглашение в пользовательском интерфейсе СЭД о необходимости поставить свою ЭП;
2) вставить персональный носитель закрытого ключа подписи в USB-порт компьютера;
3) выполнить функцию подписания в пользовательском интерфейсе СЭД;
4) извлечь персональный носитель закрытого ключа подписи из USB-порта компьютера.
4.Обеспечение информационной безопасности МСЭД
4.1.В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
1) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;
2) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;
3) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;
4) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
5) оспаривание целостности электронного документа;
6) оспаривание факта назначения исполнителя или указанного срока исполнения поручения;
7) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
8) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
9) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
10) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;
11) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
4.2.Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) сторонами МСЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации.
4.3.В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одного из пользователей СЭД (далее - инициатор), о наличии конфликтной ситуации, данный пользователь СЭД в течение одного часа с момента возникновения обстоятельства уведомляет руководителя участника МСЭД. Руководитель участника МСЭД в течение часа с момента его уведомления извещает оператора безопасности МСЭД и других заинтересованных участников МСЭД о наличии конфликтной ситуации, причинах и обстоятельствах, свидетельствующих о ее наличии.
4.5.Участники МСЭД, которым были направлены извещения о конфликтной ситуации и которые участвуют в ее разрешении (далее - ответчики), обязаны в течение следующего рабочего дня после дня получения извещения или в срок, определенный инициатором, проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.
4.6.Ответчики в срок, указанный в пункте 4.5, извещают инициатора о результатах проверки и о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации, в случае если они предпринимались.
4.7.Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке, в случае если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с возникшей конфликтной ситуацией.
4.8.В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор обязан в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии оператору МСЭД и оператору безопасности МСЭД.
4.9.Уведомление и предложение о создании комиссии подписываются сотрудниками инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются оператору МСЭД и оператору безопасности МСЭД в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.
4.10.В уведомлении указываются следующие сведения:
а) информация о предмете конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения;
б) информация о должностных лицах инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации, с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации.
4.11.В предложении о создании комиссии указывается:
а) информация о предлагаемом месте, дате и времени заседания комиссии;
б) список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, их контактных данных (телефоны, факсы, адреса электронной почты).
Оператор безопасности МСЭД не позднее 1 рабочего дня с даты получения от инициатора уведомления и предложения о создании комиссии формирует комиссию.
Заседание комиссии проводится не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения о создании комиссии.
4.12.Состав и порядок работы комиссии определяются оператором безопасности МСЭД.
4.13.ЭП предназначена для подтверждения целостности документа и факта подписания (согласования) документа и (или) выдачи резолюции по нему.
4.14.Персональный идентификатор, содержащий закрытый ключ ЭП, и сертификат открытого ключа ЭП в электронном (на специальном носителе) и бумажном виде выдает оператор безопасности МСЭД на основании:
1) приказа руководителя организации о назначении пользователю СЭД ЭП;
2) результатов подготовки рабочего места пользователя СЭД к эксплуатации со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) в соответствии с требованиями, определяемыми Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152;
3) акта о готовности к обмену электронными документами, подписанными ЭП;
4) результатов тестирования на получение допуска к самостоятельной работе с СКЗИ пользователя СЭД;
5) заключения о допуске пользователя СЭД к работе с ЭП, выданного оператором безопасности МСЭД.
4.15.Условия использования ЭП в государственных органах Республики Коми, обязательства оператора безопасности МСЭД, выполняющего функции удостоверяющего центра, и уполномоченных сотрудников, в том числе при выдаче сертификатов ЭП, определяются Федеральным законом "Об электронной подписи".
4.16.Сертификат ЭП выдается оператором безопасности МСЭД сотруднику, уполномоченному участником МСЭД для работы с ЭП (далее - уполномоченный сотрудник), при плановой и внеплановой смене ключа ЭП, а также при изготовлении нового сертификата ЭП уполномоченного сотрудника.
4.17.Выдача сертификата ЭП осуществляется на основании заявления и распорядительного документа участника МСЭД о назначении лиц, уполномоченных для работы с ЭП.
4.18.При плановой или внеплановой смене ключа ЭП удостоверяющий центр направляет участникам МСЭД уведомление о проведении плановой или внеплановой смены ключа ЭП, в котором указывается срок для направления в удостоверяющий центр заявлений о выдаче сертификатов ЭП.
4.19.Изготовление сертификатов ЭП осуществляется удостоверяющим центром в течение одного рабочего дня с даты получения заявления в электронном виде, а также на бумажном носителе в двух экземплярах в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в порядке, установленном Федеральным законом "Об электронной подписи", на основании исполнения условий пункта 4.14 настоящего Положения.
4.20.Сертификат ЭП в электронной форме пересылается в течение пяти минут с момента создания сертификата по электронной почте на адрес уполномоченного сотрудника участника МСЭД, указанный в обращении участника МСЭД на получение сертификата ключа проверки ЭП.
4.21.Сертификат ЭП на бумажном носителе в двух экземплярах отправляется в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в запечатанном конверте через отделение почтовой связи в адрес участника МСЭД, обратившегося за получением сертификата ЭП. При получении обоих экземпляров сертификата ЭП сотрудник участника МСЭД собственноручно подписывается на них. Один экземпляр сертификата ЭП высылается в течение четырнадцати календарных дней с даты его получения в адрес удостоверяющего центра и хранится в удостоверяющем центре, а второй экземпляр хранится у участника МСЭД.
4.22.В удостоверяющем центре все операции, связанные с обращением с ключами ЭП и сертификатами ЭП, осуществляются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра.
4.23.Срок действия ключей ЭП и сертификатов ЭП уполномоченных сотрудников составляет один год со дня его выдачи. Замена ключей ЭП и сертификатов ключей подписей с истекшим сроком действия производится в установленном порядке. Порядок их замены определяется удостоверяющим центром.