Требования
| Характеристика
| Примечания
|
Состояние постановки делопроизводства
|
Наличие экспертной комиссии
(приказ об ЭК)
| Есть
Нет
_________________________
Указать N и дату приказа
| |
Наличие согласованного
положения об ЭК
| Есть
Нет
_________________________
Указать дату согласования
| |
Наличие плана работы ЭК
| Есть
Нет
| Перечень
вопросов
приложения
|
Ведение протоколов
заседаний ЭК
| Ведется
Нет
| |
Наличие нормативно -
методической литературы
| "Основные правила работы
ведомственного архива"
"Перечень типовых
управленческих документов,
образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков
хранения"
| |
Наличие ответственных за
делопроизводство и форма
определения их ответственности
| Есть
Нет
Приказ
Указание в должностной
инструкции
Иное
| |
Форма регистрации
документов
| Журнал
Картотека
Электронная регистрация
Иное
| |
Наличие инструкции по
делопроизводству
| Есть
Нет
__________________________
Указать дату утверждения и
согласования
| |
Наличие номенклатуры дел
| Есть
Нет
___________________________
Указать дату согласования
| |
Организация работы ведомственного архива
|
Правовое положение архива
(статус)
| Самостоятельное подразделение
Подчиненность канцелярии
Подчиненность АХО
Подчиняется руководству
| |
Наличие лица,
ответственного за архив
| Штатный работник
Ответственный за архив
| |
Хронологические рамки и
количество документов,
хранящихся в ведомственном
архиве
| __________________________ гг.
Постоянного хранения
__________________________ гг.
По личному составу
| |
Хронологические рамки
документов, переданных в
районный архив
| __________________________ гг.
| |
За какие годы утверждены
описи дел
| _________________________ гг.
Постоянного хранения
_________________________ гг.
По личному составу
| |
Имеются ли факты утраты дел
| Есть, за __________________ гг.
в объеме __________________ дел
Нет
| |
Обеспечение сохранности документов в ведомственном архиве.
Хранение и размещение документов
|
Место хранения документов
ведомственного архива
| Отдельное помещение
Выделен железный шкаф
Выделен деревянный шкаф
Дела хранятся в отделах
Иное
| |
Загруженность помещения
архива документами (заполнять
при наличии отдельного
помещения)
| _______________________ кв.м
(указать площадь хранилища)
___________________________
указать загруженность в %
| |
Наличие сигнализации в
архивохранилище
| Охранная
Пожарная
| |
Оборудование помещения
противопожарным инвентарем
| | |
Наличие противопожарной
инструкции и схемы эвакуации
документов
| Есть
Нет
| |
Состояние
электрооборудования
| Электропроводка (скрытая,
открытая)
Светильники (открытые,
закрытые)
| |
Наличие и состояние системы
отопительного и
вентиляционного оборудования
| Батареи центрального отопления
Электронагреватели
Печное
Кондиционеры
Вытяжная вентиляция
Иное
| |
Наличие контрольно -
измерительных приборов
измерения режима
| Психрометр
Гигрометр
Термометр
Иное
| |
Зараженность
архивохранилища
| Наличие насекомых
Грызунов
Плесени
Иное
| |
Проведение работ по
санитарно-гигиенической
обработке дел
| Обеспыливание проводится 1 раз
________________________
Требуется ли проведение
дезинфекции
и дезинсекции
_________________________
| |
Наличие запасного выхода из
архивохранилища
| Есть
Нет
| |
Защищенность
архивохранилища
| Решетки на окнах
Железная дверь (обитая железом)
Опечатывание
| |
Наличие стеллажей
| Металлические
Деревянные, пропитанные
огнезащитным составом
Иное
| |
Световой режим хранения
документов
| Освещение естественное
Освещение искусственное
Плотные шторы на окнах
Прямые солнечные лучи попадают
на документы
| |
Хранение дел
| В картонных коробках
В закартонированных связках
Имеются ярлыки
Дела не закартонированы
| |
Наличие вспомогательного
оборудования
| Сейфы
Картотечные шкафы
Пишущая машинка (компьютер)
| |
Учет документов
|
Наличие и ведение учетных
документов
| Паспорт архива
Акты приема-передачи документов
в архивный отдел
Акты на уничтожение документов
Описи, наличие предисловия,
наличие исторической справки
| |
Соответствие фактического
наличия дел показателям
учетных документов
| Да
Нет
| |
Периодичность проведения
проверок наличия документов
| 1 раз в год
1 раз в 5 лет
Иное
| |
Проводится ли розыск
необнаруженных дел
| Да
Нет
| |
Организация использования документов
|
Наличие тетради или книг
выдачи дел
| Да
Нет
Иное
| |
Каким нормативным
документом предусмотрена
ответственность за сохранность
документов
| | |
Производится ли выдача
справок социально-правового
характера гражданам (о стаже,
о зарплате и др.)
| Да
Нет
_____________________________
Указать сроки исполнения
запросов
| |
| | _____________________________
Указать количество запросов в
год
| |