Приложение к Приказу от 08.11.2010 г № 360 Административный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по документам дорожного агентства республики коми I. общие положения
1.1.Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по документам Дорожного агентства Республики Коми (далее - административный регламент, государственная услуга), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Дорожного агентства Республики Коми, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие Дорожного агентства Республики Коми с заявителями при предоставлении государственной услуги.
В настоящем Административном регламенте используются следующие основные понятия:
заявитель - гражданин (физическое лицо), осуществляющий поиск информации, затрагивающей его права и свободы, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;
архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
1.2.Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Агентством при предоставлении государственной услуги.
Заявителями на предоставление государственной услуги могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом (далее - граждане) и юридические лица.
От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.3.Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.
1.3.1.Справочные телефоны, адрес официального сайта Агентства в сети "Интернет", содержащего информацию о предоставлении государственной услуги.
Телефон Агентства: (8212) 31-41-69, факс (8212) 31-41-79.
Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на Интернет-сайте Дорожного агентства Республики Коми http://www.dorkomi.ru, Портале государственных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).
1.3.2.Порядок получения информации заявителями в устной, письменной и электронной форме по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги.
Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги, может быть получена гражданами:
непосредственно в Агентстве;
по почте (по письменным обращениям граждан);
с использованием средств телефонной и факсимильной связи, электронной почты.
1.3.3.Обязанности должностных лиц при ответе на обращения граждан в письменной, устной и электронной форме.
Должностные лица Агентства обеспечивают:
1) своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленные законодательством Российской Федерации сроки;
2) получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
4) направление письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.
При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
1.3.4.Порядок, форма и место размещения указанной в подпунктах 1.3.1 - 1.3.3 административного регламента информации, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги, а также в сети "Интернет".
Информация, указанная в пунктах 1.3.1 - 1.3.3 настоящего административного регламента, размещается на официальном сайте Агентства в сети "Интернет", информационных стендах, а также сообщается по телефонам приемной Агентства.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги.
2.1.1.Предоставление государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по документам Дорожного агентства Республики Коми.
2.2.Государственная услуга предоставляется Дорожным агентством Республики Коми (далее - Агентство).
2.3.Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача по запросам граждан архивных справок, архивных копий и архивных выписок по вопросам, связанным с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании архивных документов, хранящихся в Агентстве;
2) уведомление о переадресации запроса в соответствующие органы или должностным лицам, либо уведомление о местонахождении запрашиваемых сведений;
3) мотивированный отказ в даче ответа по запросу.
2.4.Срок предоставления государственной услуги.
2.4.1.По письменным запросам ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса.
2.4.2.В исключительных случаях руководитель (заместитель руководителя) Агентства вправе продлить срок рассмотрения запроса и предоставления государственной услуги не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления срока рассмотрения.
О продлении сроков рассмотрения письменного запроса заявители уведомляются письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя) с обоснованием продления срока рассмотрения запроса и предоставления государственной услуги.
2.4.3.В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок предоставления государственной услуги исчисляется со дня получения дополнительных сведений.
2.5.Правовые основания для предоставления государственной услуги.
Государственная услуга предоставляется Агентством в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 часть), ст. 3451);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 часть), ст. 3448).
2.6.Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги.
2.6.1.Государственная услуга предоставляется на основании письменного обращения Заявителя.
2.6.2.Письменный запрос заявителя, составленный в произвольной форме, должен содержать:
наименование (и адрес при пересылке) Агентства или должностного лица Агентства, которому он адресован;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес заявителя, контактные телефоны;
изложение существа вопроса;
дата;
личная подпись.
2.6.3.Письменный запрос заявителя, поступивший по электронной почте, должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование Агентства или должностного лица Агентства, которому адресованы;
изложение существа вопроса;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес заявителя;
электронный адрес;
дата отправления письма.
Форма письменного обращения изложена в Приложении 3 к настоящему административному регламенту.
2.6.4.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.
2.6.5.При поступлении в Агентство письменного запроса заявителя, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Агентство в течение 7 дней со дня регистрации запроса запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения.
2.6.6.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.7.Перечень оснований для приостановления и отказа в предоставлении государственной услуги.
2.7.1.Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является необходимость уточнения сведений, представленных заявителем.
2.7.2.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
невозможность прочтения текста запроса;
ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;
наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Агентства, членам его семьи;
отсутствие в Агентстве запрашиваемых архивных документов;
отсутствие в запросе Ф.И.О. заявителя, либо его адреса.
2.8.Предоставление государственной услуги является бесплатным.
2.9.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.
Срок ожидания в очереди при подаче обращения не может превышать 10 минут.
Время ожидания граждан при личном приеме не может превышать 30 минут.
2.10.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.
Все поступившие обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления в Агентство. В случае поступления обращений граждан в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.
2.11.Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги.
2.11.1.Рабочие места исполнителей государственной услуги оборудуются средствами вычислительной и оргтехники, необходимыми для предоставления государственной услуги, оснащаются вывесками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.11.2.Места проведения и ожидания личного приема граждан должны находиться в помещениях, оборудованных средствами противопожарной безопасности, средствами для оказания первой медицинской помощи, периодическими изданиями, стульями и столами. Заявителям по их просьбе предоставляются необходимые канцелярские принадлежности.
2.11.3.Места предоставления государственной услуги должны соответствовать установленным законодательством Российской Федерации требованиям обеспечения комфортными условиями заявителей, должностных лиц. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов).
2.11.4.Вход в здание по месту нахождения Агентства оборудуется табличкой с названием Агентства на государственных языках Республики Коми.
2.11.5.У здания Агентства предусматривается место для парковки личного и служебного автотранспорта.
2.12.Показатели доступности и качества государственных услуг.
| Показатели | Единица измерения | Нормативное значение показателя |
| Показатели доступности | ||
| Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде) | да/нет | да |
| Показатели качества | ||
| Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление государственной услуги в общем количестве заявлений на предоставление государственной услуги | % | 100 |
| Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление государственной услуги | % | 0 |
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Описание административной процедуры по выдаче архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
3.1.1.Основанием осуществления административной процедуры является поступивший в Агентство письменный запрос заявителя.
3.1.2.Административная процедура по выдаче архивной справки, архивной копии и архивной выписки включает в себя следующие административные действия:
прием, первичная обработка, регистрация, рассмотрение запроса, подготовка резолюции и передача запроса на исполнение;
исполнение запроса.
3.1.3.Порядок предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 1 к административному регламенту).
3.2.Прием, первичная обработка, регистрация, рассмотрение запроса, подготовка резолюции и передача запроса на исполнение.
3.2.1.Организация работы по регистрации запросов, поступающих в адрес руководителя, заместителей руководителя, структурных подразделений Агентства или Агентства (без указания должностного лица), осуществляется Отделом организационной работы и контроля.
3.2.2.Прием письменного запроса в Агентство осуществляется следующими способами:
через почтовое отделение;
лично от заявителя;
по факсимильной связи;
по электронной почте.
3.2.3.Все поступившие запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления в Агентство. В случае поступления запроса в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.
3.2.4.При поступлении запроса по электронной почте ("Интернет-обращение") запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то заявителю направляется уведомление о приеме "Интернет-обращения" к рассмотрению.
3.2.5.При приеме запроса от заявителей при личном приеме по их просьбе изготавливается копия запроса, на котором ставится штамп, дата, подпись специалиста отдела организационной работы и контроля, принявшего запрос.
3.2.6.При вскрытии конверта проверяется наличие прилагаемых документов, правильность и целостность документов, в том числе приложенных к запросу. Конверт от поступившего письма не уничтожается.
3.2.7.Поступление запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
3.2.8.Запрос, прошедший регистрацию, передается на рассмотрение руководителю Агентства.
3.2.9.Руководитель Агентства рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении.
3.2.10.Результатом выполнения указанных административных действий является передача запроса специалистом отдела организационной работы и контроля Исполнителю, в соответствии с резолюцией руководителя Агентства, в течение одного рабочего дня после его регистрации.
3.3.Исполнение запроса.
3.3.1.При поступлении запроса к Исполнителю последний осуществляет анализ тематики запроса для определения:
степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимости предоставления дополнительных сведений;
местонахождения архивных документов или необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса.
3.3.2.В случае установления по результатам проведения анализа тематики запроса фактов, указанных в п. 17.2 настоящего Административного регламента, принимается решение об отказе в предоставлении государственной услуги, о чем заявителю сообщается в письменной форме в семидневный срок с даты регистрации запроса. Отказ в предоставлении государственной услуги должен быть мотивирован.
3.3.3.В случае отсутствия в Агентстве архивных документов и при наличии в Агентстве информации о местонахождении запрашиваемых сведений, по которым поступил запрос, заявитель в семидневный срок со дня регистрации запроса уведомляется либо о переадресации и направлении запроса по принадлежности, либо уведомление о местонахождении указанных сведений.
Уведомления о месте нахождения запрашиваемых сведений высылаются в адрес заявителей по почтовому или электронному адресу. Уведомления об отсутствии в Агентстве запрашиваемых сведений высылаются в адрес заявителей по почтовому адресу.
3.3.4.В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, принимается решение о приостановлении государственной услуги и в семидневный срок со дня регистрации запроса составляется уведомление заявителю о необходимости предоставления дополнительных сведений в форме письма, в том числе электронного.
3.3.5.При наличии в Агентстве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, принимается решение о возможности предоставления государственной услуги и осуществляется непосредственное исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Агентстве.
3.3.6.В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.
В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы Исполнителя по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.
3.3.7.Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.
3.3.8.Архивные копии и архивные выписки готовятся на бланке письма Агентства с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка".
3.3.9.Архивная справка составляется по установленной форме (приложение 2 к Административному регламенту) на бланке Агентства, подписывается руководителем Агентства, а также Исполнителем, подготовившим архивную справку, и заверяется гербовой печатью Агентства.
3.3.10.Архивные копии и архивные выписки заверяются подписью руководителя Агентства, а также гербовой печатью Агентства.
3.3.11.Исполнитель оформляет архивную справку, архивную копию или архивную выписку в соответствии с пунктами 21.5 - 21.10 настоящего регламента в 2-х экземплярах.
3.3.12.Первые экземпляры архивной справки, архивной копии и архивной выписки направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Агентства.
3.3.13.Второй экземпляр архивной справки помещается в дело.
3.3.14.Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:
заявителям на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
третьим лицам при предъявлении оформленной в соответствии с законодательством нотариально заверенной доверенности.
3.3.15.Административные действия, указанные в пункте 21 настоящего Административного регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Агентства, но не превышающие 29 дней со дня регистрации запроса (в случае предоставления заявителем дополнительных сведений - в течение 29 дней с даты регистрации представленных дополнительных сведений).
3.3.16.Результатом выполнения указанных административных действий является направление заявителю мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги, либо уведомления о переадресации запроса или уведомления о месте нахождения запрашиваемых сведений, либо выдача (отправка) заявителю с сопроводительным письмом архивной справки, архивной копии или архивной выписки.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Агентства положений настоящего административного регламента осуществляют руководители структурных подразделений Агентства.
4.2.Контроль своевременного исполнения письменных запросов заявителей и контроль исполнения поручений руководителя, содержащихся в резолюциях по исполнению письменных обращений, осуществляет отдел организационной работы и контроля Агентства.
4.3.Персональную ответственность за организацию работы с запросами заявителей, их своевременное, качественное и объективное рассмотрение несут руководители структурных подразделений Агентства.
4.4.Проверка полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляется по результатам текущего контроля за предоставлением государственной услуги.
Основанием проведения внеплановой проверки являются жалобы и предложения, поступающие в Агентство.
4.5.Результаты проверок оформляются справкой, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих
5.1.Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения порядка осуществления административных процедур, изложенных в настоящем административном регламенте, а также действия (бездействие) должностных лиц Агентства, ответственных за принятие решения в ходе предоставления государственной услуги.
5.2.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является направление заинтересованным лицом письменной жалобы на действия (бездействия) должностных лиц Агентства руководителю Агентства.
5.3.В письменной жалобе указывается:
1) фамилия, имя, отчество заинтересованного лица;
2) контактный телефон и почтовый адрес для направления ответа на жалобу;
3) предмет жалобы.
Форма письменной жалобы изложена в Приложении 4 к настоящему административному регламенту.
Прием жалоб осуществляется по адресу: г. Сыктывкар, ул. Морозова, д. 115а (3-й этаж, приемная руководителя).
5.4.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ, руководитель (заместитель руководителя) Агентства, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заинтересованного лица.
5.5.Обращения заинтересованного лица, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
5.6.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению государственной услуги в полном объеме и применении мер ответственности к сотруднику Агентства, допустившему нарушение в ходе предоставления государственной услуги.
5.7.На основании статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ ответ по существу жалобы не дается:
1) если в жалобе отсутствуют данные о заявителе, направившем жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
3) если текст жалобы не поддается прочтению;
4) если в жалобе содержатся претензии, на которые гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
5.8.В случае отказа дачи ответа по существу жалобы заявитель уведомляется в письменной форме о причинах отказа, кроме случая, указанного в подпункте 1 пункта 5.7 настоящего административного регламента.
5.9.Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление письменных ответов по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.10.Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению его обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.