Приложение к Постановлению от 23.04.2010 г № 114 Положение
Правила организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в системе исполнительной власти республики коми
1.Общие положения
1.1.Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Об электронной цифровой подписи", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области использования электронной цифровой подписи.
1.2.Настоящие Правила определяют порядок работы с электронными документами и использования электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы Республики Коми), в том числе в рамках межведомственного электронного документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми.
1.3.Электронные документы государственных органов Республики Коми подготавливаются, передаются и обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами.
1.4.В настоящих Правилах используются понятия и определения, приведенные в Положении о межведомственном электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми.
2.Уполномоченные сотрудники Участников системы электронного документооборота
2.1.Состав уполномоченных сотрудников, наделенных правом использования электронной цифровой подписи, утверждается правовым актом Участника системы электронного документооборота (далее - Участник СЭД).
2.2.Уполномоченные сотрудники осуществляют формирование и подготовку электронных документов, заверение электронных документов электронной цифровой подписью, отправку (получение) электронных документов, проверку подлинности электронной цифровой подписи в электронных документах, хранение и обработку электронных документов, учет и регистрацию электронных документов.
2.3.Уполномоченные сотрудники обеспечиваются уполномоченной организацией сертификатами ключей подписи в порядке, определенном Положением о порядке организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных сотрудников органов исполнительной власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми, утвержденным Правительством Республики Коми.
3.Оформление электронных документов
3.1.Используемые Участниками СЭД электронные документы состоят из содержательной и сопроводительной частей.
3.2.Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронных документов регламентируются документами Участника СЭД и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях. При этом электронный документ на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника Участника СЭД.
3.3.Сопроводительная часть электронных документов содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, заверяющих содержательную часть электронных документов, другую служебную информацию (в том числе отметки о времени, поручения, замечания). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей электронных документов и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).
3.4.Электронный документ, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Участник СЭД, на исполнение которому был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему этот электронный документ. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения электронных документов несет Участник СЭД, допустивший нарушение установленных требований.
3.5.Электронные документы заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников Участника СЭД, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.
3.6.Электронные документы, в которых проверка подлинности электронной цифровой подписи в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник СЭД, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему этот электронный документ.
3.7.Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи либо в период приостановления его действия, либо после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник СЭД, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему данный электронный документ.
3.8.Ответственность за последствия, возникшие в результате исполнения электронного документа, заверенного подлинными электронными цифровыми подписями, возлагается на Участника СЭД, уполномоченные сотрудники которого заверили подготовленный электронный документ.
3.9.При наличии в электронных документах конфиденциальной информации Участники СЭД обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Участник СЭД, допустивший нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.Подготовка электронных документов к отправке
4.1.Подготовленному электронному документу присваиваются реквизиты, однозначно определяющие организацию-отправителя и сам электронный документ (дата, регистрационный номер). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части электронного документа.
4.2.Подготовленный электронный документ, заверенный электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников Участника СЭД, передается оператору АРМ обмена электронных документов.
4.3.Оператор АРМ обмена электронных документов ведет журнал учета отправки электронных документов и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить обязательные реквизиты электронных документов, используемых в целях учета и поиска документов согласно приложению к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.
4.4.Оператор АРМ обмена электронными документами обязан перед отправкой:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи на электронном документе;
2) проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
3) сверить полномочия сотрудников, сформировавших электронную цифровую подпись в соответствии с реестром уполномоченных сотрудников, находящимся по адресу https://ca.rkomi.ru;
4) сохранить отправляемые электронные документы с электронной цифровой подписью в архиве;
5) заверить (подписать) отправляемые электронные документы своей электронной цифровой подписью, используя свой закрытый ключ электронной цифровой подписи.
В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена электронными документами в течение пяти минут с момента получения данного документа производит его отправку. В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена электронными документами в течение одного часа с момента получения данного документа извещает администратора обмена электронных документов и уполномоченных сотрудников Участника СЭД, заверивших данный электронный документ.
4.5.Отправка электронного документа может осуществляться также непосредственно адресатом (исполнителем) электронного документа при условии выполнения им требований пунктов 4.3, 4.4 настоящих Правил.
5.Обработка электронных документов при получении
5.1.Оператор АРМ обмена электронными документами - получатель выполняет процедуру получения направленных ему электронных документов.
5.2.Оператор АРМ обмена электронными документами ведет журнал учета полученных электронных документов и отправленных сообщений с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить обязательные реквизиты электронных документов, используемых в целях учета и поиска документов согласно приложению к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.
5.3.Перед направлением электронных документов адресату оператор АРМ обмена электронными документами обязан:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи электронных документов;
2) проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
3) сверить полномочия сотрудников Участника СЭД - отправителя, сформировавших электронную цифровую подпись;
4) сохранить полученные электронные документы с электронной цифровой подписью в архиве;
5) удалить электронную цифровую подпись оператора АРМ обмена электронными документами - отправителя;
6) заверить отправляемые электронные документы своей электронной цифровой подписью, используя свой закрытый ключ электронной цифровой подписи.
В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена электронными документами в течение пяти минут направляет электронные документы адресату. Электронные документы, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций.
В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена электронными документами в течение одного часа с момента получения данного документа извещает администратора обмена электронных документов, а также уполномоченного сотрудника Участника СЭД - отправителя, заверившего данные электронные документы.
5.4.Адресат электронного документа осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи, статуса сертификатов ключей подписи и полномочий их владельцев и по результатам проверки в течение пяти минут принимает либо не принимает электронный документ к рассмотрению (исполнению).
5.5.В случаях обнаружения ошибок при проверке электронных документов адресат обязан в течение одного часа с момента получения данного документа доложить об этом руководителю подразделения Участника СЭД - получателя и администратору обмена электронных документов.
6.Порядок обмена электронными документами, требующими гарантированной доставки
6.1.С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания Участником СЭД факта отправки (получения) электронных документов, используется режим доставки электронных документов, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке электронных документов.
6.2.Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:
1) техническое уведомление о доставке электронных документов адресату, которое представляет собой сформированный электронный документ, автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора АРМ обмена электронными документами и заверенный электронной цифровой подписью, которой соответствует обезличенный сертификат ключа подписи, зарегистрированный за АРМ обмена электронными документами;
2) служебное уведомление о доставке электронных документов, которое представляет собой электронный документ, формируемый и заверенный электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника Участника СЭД, получившего электронный документ.
Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.
6.3.Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими электронными документами. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих электронных документов.
7.Отзыв электронных документов
7.1.Участник СЭД вправе отозвать направленный электронный документ до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва Участник СЭД направляет заверенный электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника электронный документ с запросом об отзыве. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый электронный документ.
8.Учет электронных документов
8.1.Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или ведения бумажных журналов учета установленной формы.
8.2.Учет электронных документов ведется в соответствии с установленными требованиями с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера электронного документа, номеров сертификатов ключей подписи сотрудников, заверивших электронный документ электронной цифровой подписью, времени формирования электронной цифровой подписи, времени отправки (получения) электронного документа, времени отправки (получения) уведомления о доставке электронного документа, результатов проверки электронного документа.
8.3.Учет ведется как оператором АРМ обмена электронными документами, так и адресатами (исполнителями) электронных документов.
8.4.Участники СЭД должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения.
Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых электронных документов.
8.5.Особенности учета электронных документов при обмене определяются актами Участника СЭД.
9.Хранение электронных документов
9.1.Все электронные документы, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных актами Участника СЭД. Электронные документы должны храниться в электронных архивах. Копии электронных документов, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.
9.2.Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контроля за ними, Участники СЭД назначают ответственных сотрудников.
9.3.Если актами Участника СЭД не предусмотрено иное, электронный документ хранится в оригинальном виде, то есть в том, в котором он был сформирован, отправлен или получен, с сохранением всех реквизитов электронного документа, включая все заверяющие электронные цифровые подписи.
9.4.Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.
9.5.Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке электронных документов, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронными цифровыми подписями.
9.6.Для сертификатов ключей подписи оформляются и хранятся в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (в том числе регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи).
9.7.Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами.
10.Конфликтные ситуации, возникающие при электронном документообороте
10.1.В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
1) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;
2) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;
3) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;
4) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
5) оспаривание целостности электронного документа;
6) оспаривание идентификации уполномоченного сотрудника, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;
7) оспаривание полномочий уполномоченного сотрудника, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;
8) оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;
9) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
10) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
11) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
12) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;
13) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
10.2.Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) Участниками СЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее - комиссия).
10.3.В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
11.Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке
11.1.В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одного из Участников СЭД, о возникновении и (или) наличии конфликтной ситуации, данный Участник СЭД (далее - инициатор) в течение одного часа извещает других заинтересованных Участников СЭД о возможном возникновении и (или) наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также о ее предполагаемых причинах.
11.2.Участники СЭД, которым были направлены извещения о конфликтной ситуации и которые участвуют в ее разрешении (далее - ответчики), обязаны в течение следующего рабочего дня или в иной, более короткий срок, определенный инициатором, проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и при необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.
11.3.В срок, установленный пунктом 11.2 настоящего раздела, ответчики извещают доступными способами инициатора о результатах проверки и о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации, в случае если они предпринимались.
11.4.Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с возникшей конфликтной ситуацией.
12.Разрешение конфликтной ситуации через комиссию
12.1.В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор должен в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии (далее - предложение) уполномоченной организации.
12.2.Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.
12.3.Уведомление должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации.
12.4.Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, заседание которой должно состояться не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения, список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене электронных документов функциональных ролей (в том числе операторы АРМ обмена электронными документами, уполномоченные сотрудники), их контактных данных (телефоны, факсы, электронная почта).
12.5.Уведомление и предложение составляются в форме документов на бумажном носителе, подписываются должностными сотрудниками инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются в уполномоченное учреждение в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.
12.6.Уведомление и предложение могут быть составлены и направлены в форме электронных документов. При этом они должны соответствовать требованиям к электронным документам, определенным настоящими Правилами.