Приложение к Приказу от 29.09.2006 г № 9/103
Приложения заканчиваются чертой длиною 2 - 3 см, расположенной по центру текста, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.
5.15.Процедура согласования проекта правового акта государственного органа, проводимая в государственном органе (внутреннее согласование), а также порядок визирования проекта правового акта государственного органа и приложений к нему устанавливаются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.
5.16.Согласование проекта документа государственного органа в установленных законодательством случаях проводится с иными государственными органами, а также с организациями, интересы которых затрагиваются принимаемым документом государственного органа (внешнее согласование), которое может оформляться одним из следующих вариантов:
1) грифом согласования, который проставляется на самом документе и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", которое пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа, организации. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).
Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.
Место расположения грифа согласования определяется инструкцией по делопроизводству в государственном органе;
2) на листе согласования к проекту документа государственного органа.
Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:
1) наименование вида проекта документа государственного органа и название проекта документа;
2) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа, организации;
3) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);
4) дата согласования.
5.17.Нормативные правовые акты Министерства здравоохранения Республики Коми, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежащие государственной регистрации в Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, представляются на бумажном и электронном носителях, помещенными в папку или обложку для деловых бумаг.
5.18.В случае отсутствия обязательных требований об утверждении правовым актом государственного органа инструкции, правил указанные правила, инструкции утверждаются министром и оформляются без бланка государственного органа с учетом требований, установленных пунктами 1.1 и 1.2 раздела I Типовой инструкции и пунктом 5.14 настоящего раздела.
5.19.Указанные в пункте 5.18 настоящего раздела документы имеют следующие обязательные реквизиты:
1) гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя:
слово "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами,
ниже через 2 межстрочных интервала строчными буквами указывается в именительном падеже:
наименование должности лица, утвердившего документ (включающее наименование государственного органа);
ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, утвердившего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);
ниже через 1 межстрочный интервал располагается дата утверждения документа, которая проставляется после утверждения документа и оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Например:
"14.03.2005 г." или "14 марта 2005 г.".
Допускается все строчки реквизита грифа утверждения центрировать относительно самой длинной строки;
2) наименование вида документа (инструкция, правила и т.п.) и заголовок.
Настоящий реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается полужирным шрифтом:
наименование вида акта - прописными буквами;
заголовок - со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопросы: "О чем (о ком)?" или "Кого (чего)?", отделяется от наименования вида акта 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.
Например:
"ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного бухгалтера";
3) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с учетом требований, установленных пунктами 1.1 и 1.2 раздела I Типовой инструкции и пунктом 5.14 настоящего раздела.
VI.Подготовка и оформление иных документов
6.1.При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
6.2.Порядок подготовки, оформления писем (далее - служебные письма), а также формы бланков служебных писем утверждены Инструкцией по делопроизводству (Приказ от 27.07.2006 N 7/47) с учетом требований настоящей Инструкции.
В зависимости от расположения реквизитов могут устанавливаться два варианта бланков - угловой и продольный.
6.3.Реквизиты служебного письма и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов должны быть равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
6.4.Служебные письма готовятся в виде:
1) ответов о выполнении поручений Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми и Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми;
2) сопроводительных писем:
к проектам законодательных актов Республики Коми;
к проектам правовых актов Главы Республики Коми;
к проектам правовых актов Правительства Республики Коми;
к направляемым в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми на государственную регистрацию правовым актам государственных органов;
3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;
4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;
5) ответов на запросы различных организаций;
6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции государственных органов;
7) как исходящие от государственного органа письма, содержащие запросы, предложения, обращения.
6.5.При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:
1) Государственный герб Республики Коми.
Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";
2) наименование государственного органа на коми и русском языках.
Наименование государственного органа должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении об этом государственном органе.
При наличии сокращенного наименования государственного органа оно помещается в скобках ниже полного наименования;
3) справочные данные о государственном органе, включающие: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению государственного органа (номера факсов, телексов, адрес электронной почты);
4) дата и регистрационный номер документа.
Указанный реквизит располагается в одну строку.
Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".
Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Если регистрационный номер является исходящим номером, то регистрационный номер проставляется после подписания служебного письма. Если регистрационный номер является входящим номером, то регистрационный номер впечатывается в реквизиты бланка проекта письма;
5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.
Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;
6) адресат.
Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны бланка письма.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
"Государственный Совет
Республики Коми
Комитет по социальной политике"При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организаций пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?").
Например:
"Министерство природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
И.О.Фамилия".При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.
Например:
"Министру природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
И.О.Фамилия".В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.
Например:
"Государственное учреждение
Республики Коми "Национальный
архив Республики Коми"
Первомайская ул., д. 90, Сыктывкар,
Республика Коми, 167982".При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.
Например:
"Фамилия И.О.
Октябрьский просп., д. ____, кв. ____,
Сыктывкар, Республика Коми, 167031"7) текст.
Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Министерство считает...", "Агентство рассмотрело...".
Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой часта излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Оформление текста в форме таблицы осуществляется аналогично оформлению, предусмотренному пунктом 5.14 раздела V Типовой инструкции.
Если текст содержит несколько решений, выводов, просьб, поручений и т.д., то допускается разделение текста на разделы, пункты и подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.
Разделы в тексте служебного письма, как правило, заголовков не имеют. Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.
Допускается оформление разделов пунктов и подпунктов полужирным шрифтом;
8) отметка о наличии приложений.
Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
"Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.".Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
"Приложение: письмо государственного учреждения Республики Коми
"Национальный архив Республики Коми" от 5 июня 2005 г.
N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.".Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес".
Слово "Приложение" может выделяться полужирным шрифтом;
9) подпись.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности может не указываться.
Служебные письма государственного органа подписывает руководитель государственного органа, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности. Служебные письма от имени организации могут по поручению руководителя государственного органа подписываться его заместителем в соответствии с распределением обязанностей;
10) отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма, печатается шрифтом N 10 или N 11 и может выделяться полужирным шрифтом.
Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (инициалы имени и отчества, фамилию) и номер его телефона. Например:
"исп. И.О.Фамилия тел. 00-00-00".
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
6.6.Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более государственных органов, оформляются без бланка на стандартном листе бумаги формата А4 с учетом требований, установленных подпунктами 6 - 8 пункта 6.5 настоящего раздела. Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших документ (включающих наименование государственного органа), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).
При подписании служебного письма несколькими должностными лицами, представляющими разные государственные органы, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Дата и регистрационный номер совместного служебного письма проставляются каждым государственным органом после подписания, могут располагаться ниже наименования должности соответствующего должностного лица.
Дату совместного служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".
Регистрационный номер документа состоит из символа "N", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.
6.7.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом верхнем углу страницы.
6.8.Служебные письма государственных органов, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.
Служебные письма, направляемые за пределы Российской Федерации, могут составляться на иностранном языке (языке страны-адресата или на английском языке) или на русском языке.
Текст служебного письма, направляемого за пределы Российской Федерации, подготавливается на русском языке, с которого осуществляется перевод на иностранный язык.
6.9.Если должностное лицо, которому подготовлен проект служебного письма для подписания, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
Для этого в проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 1 - 4 пункта 6.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" машинописным способом до подписания служебного письма должны быть внесены соответствующие изменения. Исправления от руки в указанных служебных письмах не допускаются.
В проекты служебных писем, перечисленных в подпунктах 5 - 7 пункта 6.4 настоящего раздела, в реквизит "Подпись" могут вноситься исправления от руки путем добавления соответствующих слов "И.о." или "Зам." и инициалов имени и отчества и фамилии лица, подписавшего служебное письмо. Не допускается подписывать служебные письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
6.10.В установленных законодательством случаях проводится согласование проекта служебного письма государственного органа с иными государственными органами, которое может оформляться одним из следующих вариантов:
1) грифом согласования, проставляемым на самом проекте служебного письма и включаемым в себя слово "СОГЛАСОВАНО".
Слово "СОГЛАСОВАНО" пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).
Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" через 1,5 - 2 межстрочных интервала;
2) на листе согласования к проекту служебного письма государственного органа.
Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:
а) наименование вида проекта документа государственного органа и его название;
б) наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование государственного органа;
в) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества и фамилия);
г) дата согласования.
6.12.Подготовка проектов служебных писем-ответов осуществляется:
1) в сроки, установленные резолюцией Главы Республики Коми, его заместителей;
2) в сроки, установленные резолюцией руководителя государственного органа.
В случае, если срок рассмотрения не установлен законодательством и (или) соответствующей резолюцией, то подготовка проекта служебного письма осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления в государственный орган соответствующего письма.
Сроки подготовки исходящих писем, указанных в подпункте 7 пункта 6.4 настоящего раздела, определяются руководителями структурных подразделений Минздрава РК.
6.13.Порядок подготовки, оформления иных документов государственного органа, порядок рассмотрения, согласования в государственном органе (внутреннее согласование) проектов иных документов и их визирование устанавливаются настоящей Инструкцией с учетом требований 1.1 и 1.2 настоящей Инструкции.
6.14.Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером не менее N 12 и не более N 14 через 1 межстрочный интервал.
Форма бланков поручений оформляется с учетом следующих требований:
1) верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках формата А6 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее - не менее 0,8 см. Для поручений на бланках формата А5 допускается увеличивать левое и правое поля до 1,5 - 2 см.
На бланках поручений должностных лиц государственных органов должно содержаться наименование должности или наименование подразделения государственного органа на коми и русском языках;
2) дата поручения печатается от левой границы текстового поля и может оформляться словесно-цифровым способом (например: "17 июля 2006 г.") или цифровым способом арабскими цифрами (например: "14.03.2005 г.");
3) номер поручения.
Номер поручения проставляется в случаях, если документ, по которому дано поручение, подлежит регистрации в государственном органе, печатается от правой границы текстового поля или под реквизитом "Дата поручения" в зависимости от установленной формы бланка в государственном органе;
4) исполнители поручения.
Реквизит "Исполнители поручения" включает наименование государственного органа и инициалы имени и отчества и фамилию его руководителя или наименование должности должностного лица государственного органа и инициалы имени и отчества и фамилию должностного лица, которому дано поручение, или инициалы имени и отчества и фамилии должностных лиц, которым даны поручения. Реквизит "Исполнители поручения" печатается в правом верхнем углу, инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой на расстоянии 1 межстрочного интервала.
В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или напротив фамилии которого указано слово "свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы;
5) текст поручения.
Отделяется от реквизита "Исполнители поручения" 1 - 1,5 межстрочными интервалами, может начинаться с обращения к должностному лицу.
Текст поручения печатается от левой границы текстового поля. Первая строка начинается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте поручения при необходимости указывается дата исполнения поручения;
6) подпись.
Указанный реквизит отделяется от реквизита "Текст поручения" 1,5 межстрочным интервалом. Состоит из личной подписи, инициалов имени и отчества и фамилии должностного лица, давшего поручение;
7) штамп о возврате документа или о контроле за ходом исполнения поручения проставляется в случаях, установленных инструкциями по делопроизводству в государственных органах.
6.15.В документах коллегиальных органов (коллегий, комиссий, советов и т.п.) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
6.16.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
6.17.В государственных органах протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.18.Протокол, оформляемый в полной форме, печатается с учетом требований, установленных пунктами 1.1 и 1.2 раздела I Типовой инструкции, и имеет следующие реквизиты:
1) наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой;
4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания. Например:
"11 июля 2006 г. - 12 июля 2006 г."
или
"11.07.2006 г. - 12.07.2006 г.";
5) текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:
а) во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;
список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля;
б) основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);
6) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Протокол также подписывается секретарем.
6.19.Протокол, оформляемый в краткой форме, печатается с учетом требований, установленных разделом I настоящей Инструкции, и имеет следующие реквизиты:
1) реквизиты аналогично установленным в подпунктах 1 - 4 пункта 6.18 настоящего раздела;
2) текст.
Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной:
а) во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;
список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля. Наименования должностей присутствующих могут указываться обобщенно, например:
"заместители министра культуры и национальной политики Республики Коми".
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;
б) основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение;
3) подпись. Указанный реквизит оформляется аналогично порядку, предусмотренному подпунктом 6 пункта 6.18 настоящего раздела.
6.20.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, принимавших участие в совместном заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Минздраве РК.
6.21.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.
VII.Организация документооборота и исполнения документов
7.1.Движение документов в государственном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
7.2.Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
7.3.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минздраве РК, регламентируются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.
Общие требования к организации документооборота и исполнению документов, установленные настоящим разделом, не распространяются на организацию работы с обращениями граждан.
7.4.Документы, поступающие в Минздрав РК на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела контроля и работы с документами Минздрава РК.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
К документу прикладывается конверт:
1) при отсутствии на документе адреса отправителя;
2) при получении документов из судебных органов;
3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.
7.5.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в отдел контроля и работы с документами Минздрава РК.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются отделом контроля и работы с документами Минздрава РК.
7.6.Документы в электронном виде, поступающие в государственный орган, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и передаются на регистрацию в отдел контроля и работы с документами Минздрава РК.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству Минздрава РК с учетом функционирующих технических и программных средств.
7.7.Документы, указанные в пунктах 7.4 - 7.6 настоящего раздела, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.
В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.
7.8.Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение министра здравоохранения РК.
Рассмотренные руководством Минздрава РК документы возвращаются в отдел контроля и работы с документами Минздрава РК, где в РКФ вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение согласно резолюции.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
7.9.Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.
7.10.Оттиск печати государственного органа ставится на документах Минздрава РК, их копиях в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
7.11.В случае необходимости представления копий заверенного документа Минздрава РК на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствие копии документа подлиннику заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
"Верно Инспектор службы кадров Личная подпись И.О.Фамилия 17.07.2006 г.".
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Минздрава РК.
7.12.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
2) слова "В дело";
3) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
7.13.Прохождение внутренних документов Минздрава РК на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
VIII.Контроль исполнения документов
8.1.Порядок контроля и сроки исполнения документов в Минздраве РК определяются правовыми актами Правительства Республики Коми, а также инструкцией по делопроизводству Минздрава РК.
8.2.Контроль исполнения документов в Минздраве РК включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
8.3.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
8.4.На документах, перечень которых утверждается министром здравоохранения РК, в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", или словом "Контроль", или штампом "Контроль".
8.5.Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте Минздрава РК структурным подразделением.
8.6.Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет министру здравоохранения РК, заместителям министра здравоохранения РК и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной министром здравоохранения РК.
8.7.Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных (контрольная картотека).
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
IX.Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив государственного органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами и иными методическими рекомендациями в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
Герб Республики Коми
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
_________________________________________________________________
КОМИ РЕСПУБЛИКАСА ЙОЗЛЫСЬ ДЗОНЬВИДЗАЛУН
ВИДЗАН МИНИСТЕРСТВО
ПРИКАЗ
N _____ от _______________
г. Сыктывкар
Заголовок
Констатирующая часть приказа
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть приказа.
Наименование должности руководителя И.О.Фамилия
Вносится
Главой РК
ПРОЕКТ
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Заголовок
Принят
Наименование органа от ______________
Преамбула
Основная часть
Глава Республики Коми И.Фамилия
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О.Фамилия
"___" __________ 200_ г.
Вносится
Правительством РК
ПРОЕКТ
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Заголовок
Принят
Наименование органа от _______________
Преамбула
Основная часть
Глава Республики Коми И. Фамилия
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О. Фамилия
"___" __________ 200_ г.
ПРОЕКТ
УКАЗ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Заголовок
Констатирующая часть
Постановляю:
Постановляющая часть распоряжения.
Глава Республики Коми И. Фамилия
Место издания
от _________
N __________
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О. Фамилия
"___" __________ 200_ г.
ПРОЕКТ
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Констатирующая часть
Распорядительная часть
Глава Республики Коми И. Фамилия
Место издания
от _________
N __________
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О. Фамилия
"___" __________ 200_ г.
ПРОЕКТ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___________ N _____
г. Сыктывкар
Заголовок
Констатирующая часть постановления
Правительство Республики Коми постановляет:
Постановляющая часть
1.
2.
Наименование должности руководителя И. Фамилия
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О. Фамилия
"___" __________ 200_ г.
ПРОЕКТ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _____________ N _____
г. Сыктывкар
Констатирующая часть:
Распорядительная часть
Наименование должности руководителя И. Фамилия
Проект внесен
Наименование органа
инициатора проекта И.О. Фамилия
"___" __________ 200_ г.