Приложение к Распоряжению от 18.04.2008 г № 201-Р Регламент
Регламент работы администрации муниципального района «Усть-вымский»
Настоящий регламент определяет организацию работы в администрации муниципального района "Усть-Вымский", устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности.
1.Планирование работы администрации муниципального района "Усть-Вымский"
1.1.Планирование работы администрации муниципального района "Усть-Вымский" является основной формой организационного обеспечения деятельности администрации по осуществлению закрепленных за ней функций и полномочий.
1.2.План работы состоит из разделов:
- вопросы, рассматриваемые на заседаниях Совета муниципального района (далее - Совет);
- вопросы, рассматриваемые главой муниципального района "Усть-Вымский" - руководителем администрации района (далее по тексту - глава);
- организационная работа (заседания администрации, семинары, совещания, контроль и проверка исполнения);
- общерайонные мероприятия.
1.3.Годовой план работы администрации включает основные направления, формы и методы ее деятельности.
План работы администрации составляется с учетом предложений председателя Совета, органов местного самоуправления поселений МО МР "Усть-Вымский", органов государственной власти Республики Коми, общественности, граждан.
Проект годового плана готовится в следующем порядке:
- заместители руководителя администрации не позднее, чем за 2 недели до начала планируемого периода представляют руководителю аппарата администрации МР "Усть-Вымский" (далее - руководитель аппарата администрации) разделы плана по соответствующим направлениям;
- руководитель аппарата администрации при необходимости осуществляет согласование, вносит уточнения, готовит проект плана работы администрации и представляет его главе не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.
1.4.Квартальные планы составляются руководителем аппарата администрации на основании предложений управлений, отделов, согласованных с курирующими заместителями руководителя администрации, не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.
В квартальных планах конкретизируется работа, намеченная в годовом плане администрации, а также предусматриваются:
- проверки или изучение работы муниципальных предприятий, учреждений и организаций;
- изучение, обобщение и внедрение передового опыта работы;
- совершенствование стиля управленческой деятельности и организации труда;
- основные мероприятия по повышению профессионализма работников аппарата;
- работа, связанная с информированием населения и органов государственной власти Республики Коми;
- наиболее значимые общественные мероприятия.
Срок представления квартального плана на утверждение главы - до 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
1.5.На основе годового и квартальных планов руководитель аппарата администрации составляет календарные планы основных мероприятий районной администрации на месяц.
1.6.Утвержденные планы работы не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, направляются в Совет, отделы и управления администрации, в администрации городских и сельских поселений МО МР "Усть-Вымский".
1.7.Исключение вопросов из утвержденных планов или перенос сроков их рассмотрения производится с письменного разрешения главы на основании служебной записки руководителя подразделения-исполнителя, согласованной с курирующим заместителем главы.
1.8.Другие вопросы, вносимые на рассмотрение вне плана работы, рассматриваются по мере их поступления и готовности к обсуждению.
1.9.Контроль за выполнением планов работы осуществляют заместители руководителя администрации по курируемым направлениям. Общий контроль за выполнением планов работы администрации, представление сведений о выполнении (невыполнении) планов работы главе осуществляет руководитель аппарата администрации.
2.Подготовка и принятие распорядительных документов главы
2.1.Глава в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Республики Коми, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами Совета МР "Усть-Вымский", издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Коми, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации.
2.2.Постановления и распоряжения главы подлежат обязательному исполнению на всей территории муниципального района "Усть-Вымский".
2.3.В отсутствие главы право принятия и подписания постановлений и распоряжений предоставляется исполняющему обязанности руководителя администрации на основании распоряжения.
2.4.Постановления главы готовятся:
- во исполнение законов, указов, постановлений, распоряжений органов государственной власти Российской Федерации и Республики Коми с целью их реализации на территории муниципального района "Усть-Вымский";
- по указанию главы, его заместителей;
- по инициативе управлений, отделов и должностных лиц администрации района.
2.5.Ответственность за содержание и качество постановления возлагается на руководителя подразделения и исполнителя, подготовившего проект.
2.6.Проект визируют непосредственный исполнитель и руководитель подразделения.
2.7.Проект постановления должен быть согласован со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в постановлении.
2.8.Все проекты постановлений подлежат обязательному согласованию с юридической службой и курирующим заместителем руководителя администрации, которые оценивают соответствие его действующему законодательству и по мере готовности визируют проект. Конечной инстанцией согласования проекта постановления главы после юридической службы является руководитель аппарата администрации, который определяет полную готовность документа к представлению главе. Срок согласования у одного должностного лица - не более одного рабочего дня (в случаях, требующих дополнительного изучения вопроса - до 3 рабочих дней).
2.9.К проекту постановления должны быть приложены все необходимые документы, на основании которых оно принимается и соответствующие приложения.
2.10.Согласование проекта постановления должно быть представлено в виде отдельного листа согласования. Подписи исполнителей и согласовывающих лиц должны быть даны с указанием фамилии, инициалов и должности. В листе согласования указывается дата внесения проекта на согласование, дата согласования, рассылка документа.
2.11.Постановления после их подписания направляются руководителю аппарата администрации на регистрацию.
2.12.Подписанные и зарегистрированные постановления главы поступают в общий отдел для рассылки и доведения до заинтересованных лиц.
2.13.Перечень согласующих инстанций и перечень организаций, куда следует направить изданное постановление (рассылка) определяется ответственным исполнителем проекта по согласованию с руководителем аппарата администрации.
2.14.Постановления и распоряжения главы, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, подлежат официальному опубликованию в районной газете "Вперед".
2.15.При подготовке постановления должны быть соблюдены следующие требования:
- Постановление должно иметь краткое название, отвечающее на вопрос "о чем?", название должно быть информационным, не содержать повторений.
- Текст постановления должен, как правило, состоять из двух частей - вступительной и распорядительной. Во вступительной части кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания постановления. В распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения. Вступительная и распорядительная части разделяются словом "постановляю".
- Текст пунктов излагается в повелительной форме ("обязать", "поручить" и т.п.).
- В случаях, когда исполнителем является организация, не подчиненная администрации района, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать" и т.п.).
- При указании в качестве исполнителей в тексте постановления организаций, служб, отделов администрации не указывается фамилия, имя, отчество их руководителей. Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично. При упоминании в тексте постановлений правовых актов, указывается дата и номер издания и точное наименование акта и органа, его издавшего. В случаях, когда постановлением утверждаются самостоятельные документы: приложения, инструкции, планы и т.п., либо к постановлению прилагаются другие документы, они указываются в тексте как приложения. Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание и в правом углу указывается его принадлежность к постановлению. Несколько приложений нумеруется арабскими цифрами. Дата и номер заполняются при регистрации постановления.
- В тексте постановления и приложениях применяются только общепринятые сокращения; аббревиатуры названий учреждений, фирм и т.п. расшифровываются, сокращения могут употребляться при повторении наименований в тексте.
- Срок исполнения в постановлении указывается конкретной датой. Последний пункт постановления устанавливает, как правило, ответственное лицо, на которое возложен контроль за исполнением постановления в целом. При необходимости отмены ранее принятых постановлений указывается орган, издавший постановление, дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене. Отмене подлежат постановления или отдельные их пункты, противоречащие законодательству или принятые ошибочно. Не допускается принятие повторных (дублирующих) постановлений по одному и тому же вопросу, пока полностью не исполнено предыдущее. В случае принятия нового постановления в связи с изменением обстоятельств или по другим обоснованным причинам ранее принятый документ признается утратившим силу.
- Если при подготовке проекта предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые распорядительные документы или по одному и тому же вопросу имеется несколько распорядительных документов, то готовится новый документ, объединяющий все решения по данной проблеме.
- Новые положения по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливаются в форме изменений и дополнений текста этих документов.
2.16.Требования к подготовке, оформлению и отправке распоряжений главы (за исключением распоряжений индивидуального характера) те же, что и к подготовке проектов постановлений.
2.17.Распоряжения главы не имеют названия (заголовка).
3.Организация контроля за исполнением постановлений, распоряжений и других документов
3.1.Контроль за своевременным исполнением постановлений, распоряжений, касающихся управлений, отделов и служб администрации, осуществляется главой, заместителями руководителя администрации и руководителем аппарата администрации.
Организацию исполнения постановлений и распоряжений осуществляют подразделения администрации, готовившие их, или лица, на которых контроль возложен постановлением (распоряжением) главы.
Контроль за сроками и полнотой исполнения документов осуществляет руководитель аппарата администрации.
Вопрос о необходимости контроля, лицах, ответственных за контроль и формой контроля определяется при принятии распорядительных документов, а по документам органов государственной власти Российской Федерации и Республики Коми - главой. Если в качестве исполнителя указано несколько работников, ответственность за своевременное исполнение и представление информации несет тот, кто указан первым.
3.2.Каждый документ со сроком исполнения, взятый на контроль, ставится на контроль общим отделом администрации, который следит за ходом выполнения документа в целом или отдельных его пунктов и информирует непосредственного исполнителя о необходимости исполнения документов в соответствии с установленными контрольными сроками, о фактах неисполнения документа в срок. Заведующий общим отделом информирует главу, руководителя аппарата администрации о неисполнении документа для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания. Срок исполнения и объемы работ, указанные в распорядительном документе, могут быть изменены главой путем продления срока исполнения.
3.3.Снятие с контроля постановлений производится руководителем аппарата администрации на основании письменной информации ответственного должностного лица, подписанной главой. Для снятия с контроля постановления руководитель аппарата администрации готовит проект постановления о снятии с контроля постановления. Снятые с контроля документы со всеми материалами хранятся в общем отделе в течение 5 лет, затем сдаются в архив.
4.Организация работы администрации со служебной корреспонденцией
4.1.Вся служебная корреспонденция, адресованная главе (письма, телеграммы и т.д.) регистрируется общим отделом в соответствии с инструкцией о делопроизводстве.
4.2.Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию, регистрируется общим отделом и передается в день ее поступления главе, заместителям руководителя администрации.
По поступающим в администрацию служебным документам глава, заместители руководителя администрации принимают оперативные решения в виде поручений (указаний), которые учитываются и контролируются общим отделом в установленном порядке. Резолюция на документах должна точно определять характер поручений: сроки исполнения и ответственных исполнителей.
Заместители руководителя администрации района, руководитель аппарата администрации, руководители управлений и отделов администрации несут персональную ответственность за своевременность и полноту исполнения данных им поручений и осуществляют личный контроль за их исполнением. Сроки рассмотрения должностными лицами администрации служебных документов, поступивших в администрацию, не должны превышать, как правило, 3-х дней, а их выполнение - не более 30-ти дней (если не указан более короткий срок) с даты их регистрации. Срок выполнения поручений (указаний) может быть продлен на 30 дней лицом, установившим его.
4.3.Если поручение относится к нескольким исполнителям, то ответственный за организацию выполнения поручения указывается в резолюции первым. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы и соответствующие предложения. Поручение считается выполненным, если решены поставленные в нем вопросы или дан ответ по существу.
4.4.Снятие документа с контроля по мере исполнения осуществляется общим отделом.
4.5.Документы администрации, адресованные в органы государственной власти Республики Коми, подписываются главой. Все другие письма могут подписываться заместителями руководителя администрации, руководителем аппарата администрации, согласно распределению обязанностей между ними, за исключением ответов на письма, которые руководством администрации поручено решить руководителям отделов, подразделений и служб администрации.
4.6.Если проект документа представляется на подпись главе, то на втором экземпляре документа, кроме визы исполнителя должна быть виза курирующего соответствующие вопросы заместителя руководителя администрации или руководителя аппарата администрации.
4.7.Документы, подписанные руководством администрации регистрируются и высылаются общим отделом администрации, а также управлениями, отделами и службами, их подготовившими.
4.8.Заведующий общим отделом еженедельно информирует руководителя аппарата администрации о состоянии работы со служебными документами.
5.Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема в администрации района
5.1.Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан в администрации, а также личный прием граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ".
5.2.Все поступившие в администрацию письма граждан подлежат регистрации в общем отделе в трехдневный срок, а затем по принадлежности направляются главе, его заместителям. Письма, поступившие через вышестоящие органы, вне зависимости от их содержания, направляются главе.
5.3.По поступившим письмам граждан руководством администрации в трехдневный срок принимаются оперативные решения в виде поручений, указаний, которые учитываются и контролируются общим отделом администрации. Если поручение относится к нескольким исполнителям, то ответственный за организацию исполнения поручения указывается в резолюции первым. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы и соответствующие предложения. Обращения граждан не направляются для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
5.4.Предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 30 дней со дня поступления. В случаях, когда требуется более длительное время для рассмотрения писем граждан, срок может быть продлен с разрешения того руководителя, который дал поручение (с уведомлением об этом автора письма и органов, направивших их).
5.5.После выполнения поручения (указания) руководителя, исполнитель готовит ответ или краткую справку о его выполнении, а также дает ответ заявителю при соответствующей резолюции.
5.6.Поручение считается выполненным, если решены поставленные в письме вопросы.
5.7.Все ответы на обращения граждан, подписанные руководством администрации, регистрируются в общем отделе, непосредственно или через соответствующие отделы отправляются заявителю.
5.8.Личный прием граждан производится главой, его заместителями в дни и часы, установленные распоряжением главы.
Во время проведения личного приема граждан главой района заместители руководителя администрации, руководитель аппарата администрации, начальники управлений и заведующие отделами должны находиться на своих рабочих местах.
На каждого посетителя, пришедшего на прием, заполняется карточка приема.
Руководители отделов и управлений районной администрации ведут учет приема граждан по журнальной системе.
Контроль за выполнением указаний, данных главой, его заместителями во время приема граждан, осуществляется специалистом общего отдела.
6.Порядок проведения совещаний
6.1.Еженедельно по понедельникам (кроме первого понедельника месяца) с 8.00 часов у главы проводится оперативное совещание с заместителями, руководителем аппарата администрации и руководителями управлений, отделов, служб администрации.
Ежемесячно в первый понедельник месяца с 8.00 часов у главы проводится оперативное совещание с должностными лицами федеральных, республиканских и муниципальных учреждений, предприятий и иных организаций Усть-Вымского района.
Оповещение приглашенных на оперативное совещание организует руководитель аппарата администрации. Протоколы оперативных совещаний, проводимых главой, ведет руководитель аппарата администрации.
При планировании каждого совещания определяются темы совещаний, состав и количество его участников, время и место проведения совещания, форма итоговых документов (протокол, решение, рекомендация и т.д.), порядок подготовки совещания и лица, ответственные за это.
Решение о проведении совещания, на которое приглашается более 20 участников, принимается только главой.
6.2.Совещания у главы и его заместителей проводятся в соответствии с их рабочими планами. Организационные вопросы проведения совещаний, ведение протоколов обеспечивают ответственные исполнители, готовившие совещания.
Руководитель аппарата администрации обеспечивает технические вопросы проведения совещаний главы.
6.3.Должностные лица, ответственные за проведение совещания у главы, не позднее, чем за 3 дня до совещания представляют главе:
- повестку дня совещания;
- список приглашенных лиц;
- регламент проведения совещания;
- справку по существу вопроса, намечаемого к рассмотрению.
6.4.Протокол совещания и (или) решения, принятые на совещании, в двухдневный срок дорабатываются ответственными лицами, подписываются у главы и по списку рассылаются организаторами совещания или через общий отдел.
6.5.Продолжительность оперативных совещаний, как правило, не должна превышать 60 минут, прочих совещаний - 1,5 - 2 часа. На рассмотрение одного вопроса отводится до 40 - 45 минут.
6.6.На совещании должны присутствовать лишь те работники, которые действительно необходимы для рассмотрения данных вопросов. Если на совещании нужен первый руководитель, в приглашении указывается "Ваше личное участие необходимо".
6.7.Заседание главы проводится ежемесячно согласно планам работы администрации.
Присутствие на заседании заместителей руководителя администрации, руководителя аппарата администрации, начальников управлений и заведующих отделов является обязательным.
6.8.Ответственность за организацию выполнения поручений, содержащихся в протоколе, возлагается на заместителей руководителя администрации и руководителя аппарата администрации в соответствии с распределением обязанностей по отраслевым направлениям. Непосредственный контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколе, осуществляют ответственные исполнители, готовившие вопрос к рассмотрению на совещании.
7.Организация машинописных и множительных работ
7.1.Печатание проектов постановлений, распоряжений и всех документов, исходящих из администрации, проводится исполнителями и (или) машинистками администрации.
Печатание писем, документов по поручению непосредственно главы, заместителей руководителя администрации и руководителя аппарата администрации осуществляют исполнители и (или) машинистки администрации.
7.2.Подготовленные к печати материалы должны быть написаны четко, разборчиво, с указанием количества необходимых экземпляров, завизированы руководителем. Все исходящие документы печатаются в двух экземплярах, первый - на бланке установленного образца.
7.3.Размножение и копирование документов производится с разрешения заведующего общим отделом.
7.4.Размножение документов в типографиях производится с разрешения руководителя аппарата администрации.
8.Работа с кадрами
8.1.Подбор, расстановка кадров в администрации производится главой с учетом мнений заместителей руководителя, руководителя аппарата администрации, руководителей отделов и управлений.
8.2.Замещение штатных должностей администрации может проходить на конкурсной основе. Глава своим распоряжением определяет должности на замещение по конкурсу, создает конкурсную комиссию и утверждает положение о ее работе.
8.3.Главой может утверждаться резерв на руководящие должности отделов и управлений администрации. Резерв подготавливается Управлением правовой, кадровой работы и по вопросам местного самоуправления с учетом мнения заместителей руководителя администрации, руководителя аппарата администрации, руководителей отделов и управлений администрации.
8.4.С целью повышения профессионального уровня работники администраций направляются на переподготовку, курсы повышения квалификации, семинары.
8.5.Для изучения опыта и повышения квалификации работники аппарата администрации выезжают в командировки по Республике Коми и за ее пределы.
9.Организация работы администрации с Советом муниципального района
9.1.Работа администрации с Советом муниципального района строится на основании Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский".
9.2.Глава вносит на рассмотрение Совета предложения, касающиеся разработки и утверждения планов и программ экономического и социального развития района, районный бюджет и отчет о его выполнении. Названные проекты и бюджет ответственные лица готовят и направляют председателю Совета, как правило, не позднее, чем за 10 дней до рассмотрения на здании Совета. Материалы о проектах перспективного плана и программ экономического и социального развития района, прогноз бюджета и отчеты об их выполнении с заключениями постоянных комиссий представляются депутатам в сроки, установленные регламентом работы Совета.
9.3.Руководители структурных подразделений, служб администрации готовят информацию об итогах деятельности администрации за отчетный период по соответствующим отраслям и, как правило, не позднее, чем за 10 дней до установленного срока по рассматриваемому вопросу представляют курирующему заместителю руководителя администрации, который готовит соответствующие разделы проекта доклада и представляет их ответственному лицу для составления окончательного текста доклада.
9.4.По требованию Совета руководители структурных подразделений администрации представляют на заседании Совета или заседании постоянной комиссии доклад о состоянии дел в подведомственной сфере.
9.5.Глава представляет на утверждение Совету структуру администрации. Предложения по структуре администрации готовят руководитель аппарата администрации и управление правовой, кадровой работы и по вопросам местного самоуправления администрации. Перед внесением структуры администрации на рассмотрение Совета ее проект обсуждается на заседании президиума Совета муниципального района.