Приложение к Постановлению от 24.07.2017 г № 780 Положение
Положение об отделе муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района «Прилузский»
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Отдел муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский" (далее - Отдел) является структурным подразделением организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский" (далее - Администрация).
1.2.Полное наименование - Отдел муниципального архива организационно-правового управления администрации муниципального района "Прилузский".
Сокращенное название - Отдел муниципального архива
1.3.Отдел муниципального архива осуществляет свою деятельность под общим руководством руководителя Администрации и находится в непосредственном подчинении начальника организационно-правового управления Администрации.
1.4.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, законами Республики Коми и иными нормативными правовыми актами Республики Коми, Уставом муниципального образования муниципального района "Прилузский" и иными муниципальными нормативными правовыми актами, Положением об организационно-правовом управлении Администрации, а также настоящим Положением.
1.5.Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации, а также в установленном порядке с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Республики Коми, государственными органами Республики Коми, иными органами местного самоуправления и организациями.
1.6.Отдел не является юридическим лицом.
2.ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1.Основными задачами являются:
2.1.1.Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Республики Коми, хранящихся в Отделе.
2.1.2.Комплектование архивных фондов документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.1.3.Информационное обеспечение, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
2.1.4.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.1.5.Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Республики Коми, органов местного самоуправления в области архивного дела.
3.ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
3.1.Функциями Отдела являются:
3.1.1.В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов - хранение и учет:
- документов Архивного фонда Республики Коми, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский";
- документов юридических и физических лиц, в том числе документов личного происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, воспоминаний лиц, деятельность которых связана с историей района, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
- документов на нетрадиционных носителях (фото-, фоно-, видеодокументов), отображающих прошлое и настоящее района;
- документов по личному составу ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемника;
- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых в практической работе.
3.1.2.Представление в установленном порядке учетных данных в Министерство культуры, туризма и архивного дела Республики Коми.
3.1.3.Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.
3.1.4.Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
3.1.5.Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.
3.1.6.Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.
3.1.7.Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский".
3.1.8.Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела.
3.1.9.Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.
3.2.В сфере комплектования: комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для поселения, в том числе:
3.2.1.отбор и прием документов постоянного хранения;
3.2.2.проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
3.3.Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности.
3.3.1.Осуществление методического руководства по архивному делопроизводству и ведомственному хранению документов, в том числе по личному составу.
3.3.2.Контроль за ведением в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела.
3.3.3.Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций.
3.3.4.Рассмотрение и представление в Министерство культуры, туризма и архивного дела Республики Коми поступивших от организации описей дел постоянного хранения.
3.3.5.Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу.
3.3.6.Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами.
3.4.В сфере использования архивных документов: информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
3.4.1.информирование органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
3.4.2.организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;
3.4.3.исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в электронном виде; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан специалистами по вопросам их компетенции;
3.4.4.создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
4.ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
4.1.Отдел для осуществления возложенных на него задач имеет право:
- представлять Администрацию по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
- вносить на рассмотрение Администрации и Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документооборота в делопроизводстве организаций;
- участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов развития архивного дела и документационного обеспечения управления, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.2.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский", независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, соблюдения федерального и регионального архивного законодательства.
4.4.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования муниципального района "Прилузский", обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях по архивному делу, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.8.Взаимодействовать в своей деятельности с организациями муниципального образования муниципального района "Прилузский", с Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми, общественными организациями; создавать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4.9.Пользоваться информационными базами данных Администрации.
4.10.Информационное, документационное, материально-техническое обеспечение деятельности Отдела осуществляется Администрацией.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
5.1.Структура и численность отдела определяется руководителем Администрации.
5.2.Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем Администрации по представлению начальника организационно-правового управления Администрации.
5.3.Начальник Отдела:
1) осуществляет руководство деятельностью Отдела и несет ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел;
2) без доверенности представляет Отдел в отношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями;
3) подписывает заключения, письма и иные документы в пределах своей компетенции, заверяет копии архивных документов;
4) осуществляет планирование деятельности Отдела, готовит ежемесячный план работы, а также отчеты о его выполнении, исполнение Отделом задач и функций, определенных настоящим Положением, в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами;
5) обеспечивает соблюдение сотрудниками Отдела установленных правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, исполнительской дисциплины;
6) выполняет иные поручения руководителя Администрации, начальника организационно-правового управления Администрации.
5.4.Сотрудники Отдела несут ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение своих обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Коми, муниципальными правовыми актами и их должностными инструкциями.