Приказ от 20.05.2014 г № 35
Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по приему заявок (запросов) государственными архивами Республики Коми на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)
Приказываю:
1.Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги по приему заявок (запросов) государственными архивами Республики Коми на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) (далее - административный регламент) согласно приложению.
2.Директорам республиканских государственных архивов Лахтионовой Т.И., Гусеву А.П. обеспечить соблюдение требований административного регламента.
3.Признать утратившими силу приказы Архивного агентства Республики Коми:
- от 5 августа 2011 г. N 36 "Об утверждении Стандартов предоставления государственных услуг республиканских государственных архивов";
- от 9 сентября 2013 г. N 38 "О внесении изменений в приказ Архивного агентства Республики Коми от 5 августа 2011 г. N 36 "Об утверждении Стандартов предоставления государственных услуг республиканских государственных архивов".
4.Контроль за исполнением приказа возложить на главного специалиста-эксперта Архивного агентства Республики Коми Макееву Е.Э.
Заместитель руководителя
Р.ДАМЯНОВСКА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРИЕМУ ЗАЯВОК
(ЗАПРОСОВ) ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ (АРХИВНЫХ СПРАВОК,
ВЫПИСОК И КОПИЙ)
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления государственной услуги по приему заявок (запросов) государственными архивами Республики Коми на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) (далее - соответственно Административный регламент, государственная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) государственных архивов Республики Коми (далее - архив), а также порядок взаимодействия архивов с физическими и юридическими лицами, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и иными органами государственной власти, а также органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги на предоставление архивных документов (архивных справок, архивных выписок и архивных копий).
1.2.Заявителями на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти и местного самоуправления, организации, граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, и юридические лица (далее - заявители).
От имени заявителей при обращении в архив в целях получения государственной услуги могут выступать лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, соответствующими полномочиями (далее - уполномоченные представители).
1.3.Порядок информирования о предоставлении государственной услуги:
Информация о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах и адресе электронной почты архивов:
1) местонахождение Государственного учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее - ГУ РК "Национальный архив РК"):
архивохранилище N 1 - 167982, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Первомайская, 90;
архивохранилище N 2 - 167982, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, д. 7;
местонахождение Государственного учреждения "Республиканский архив документов по личному составу" (далее - ГУ "РАДЛС"): 167982, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, 7;
2) график работы архивов:
ГУ РК "Национальный архив РК":
понедельник - четверг - с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00;
пятница - с 8.30 до 15.00, обеденный перерыв с 12.00 до 12.30;
выходные дни: суббота и воскресенье;
прием посетителей в столе справок архивохранилища N 1:
понедельник, среда, пятница - с 9.30 до 13.00
прием посетителей в читальном зале архивохранилища N 1:
понедельник, среда - с 9.30 до 16.00
вторник, четверг - с 9.30 до 17.30
пятница - с 9.30 до 13.30
прием посетителей в столе справок и в читальном зале архивохранилища N 2:
понедельник, среда, пятница - с 9.30 до 13.00
вторник, четверг - с 14.00 до 16.45.
ГУ "РАДЛС":
понедельник - четверг - с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв - с 13.00 до 14.00;
пятница - с 8.30 до 15.00, обеденный перерыв - с 13.00 до 13.30;
прием посетителей - понедельник, среда, пятница - с 9.30 до 13.00;
вторник, четверг - с 14.00 до 16.45;
выходные дни - суббота, воскресенье;
каждая первая пятница месяца - санитарный день, прием посетителей не ведется;
3) телефоны для справок:
ГУ РК "Национальный архив РК":
Телефон/факс приемной директора (8212) 24-07-36;
телефон стола справок архивохранилища N 1 8(8212) 24-52-60;
телефон читального зала архивохранилища N 1 8(8212) 21-46-35;
телефон стола справок и читального зала архивохранилища N 2 8(8212) 24-46-75;
ГУ "РАДЛС":
Телефон/факс (8212) 20-26-30, (8212) 20-27-47.
Контактная информация, фамилии, имена, отчества директоров архивов, заместителя директора архива, заведующих отделами и специалистов архивов указываются на официальном сайте архивов http://www.na.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также на официальном сайте Архивного агентства Республики Коми http://www.arhiv.rkomi.ru (далее - официальный сайт Агентства) в разделе "Архивные учреждения";
4) адрес электронной почты (e-mail) ГУ РК "Национальный архив РК": arhivrk@rambler.ru; arhivkomi@yandex.ru;
адрес электронной почты (e-mail) ГУ "РАДЛС": guradls@yandex.ru.
1.4.Информация о месте нахождения архивов, графике их работы, о порядке получения информации по вопросам предоставления государственной услуги, о предоставлении государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги предоставляется:
1) при личном обращении заявителя (его уполномоченного представителя) непосредственно в архив;
2) с использованием средств телефонной связи (по телефонам, указанным в пункте 1.3 настоящего Административного регламента), факсимильной связи и электронной почты;
3) на информационных стендах архивов и Архивного агентства Республики Коми (далее - Агентство);
4) на официальном сайте Агентства в разделе "Административные регламенты" во вкладке "Принятые административные регламенты", на официальном сайте http://www.na.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в государственной информационной системе Республики Коми "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми" www.pgu.rkomi.ru (далее - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми) и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций));
5) почтовым отправлением (по письменным обращениям заявителей).
1.4.1.При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста архива, принявшего звонок. При невозможности специалиста архива, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован другому компетентному специалисту архива.
1.4.2.Если обращение за информацией или консультацией осуществляется в письменной форме, в том числе в форме электронного обращения (далее - письменное обращение), то ответ дается в течение 30 календарных дней с даты регистрации указанного обращения в архиве в адрес заявителя, указанный в письменном обращении. Ответ на письменное обращение дается в форме архивной справки, выписки, копии или другого ответа с указанием фамилии, имени и отчества, номера телефона специалиста архива, подготовившего ответ. Ответ на письменное обращение подписывает директор архива.
Письменное обращение подлежит регистрации специалистом архива, ответственным за регистрацию запросов, в течение одного рабочего дня со дня поступления указанного обращения в архив.
1.4.3.На информационном стенде архива, на официальном сайте Агентства и официальном сайте архивов http://www.na.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" кроме информации, указанной в абзаце первом пункта 1.4 настоящего Административного регламента, размещается также следующая информация:
а) текст настоящего Административного регламента;
6) блок-схема предоставления государственной услуги;
в) перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
г) образцы заполнения бланков запросов.
1.4.4.Ответственным за обеспечение доступа заявителей к информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе за размещение информации в информационных системах общего пользования, включая сеть информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", а также в доступных для заявителя местах на информационных стендах архива, является ведущий специалист (главный специалист).
1.4.5.Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, отсутствуют.
1.4.6.В Административном регламенте используются следующие основные понятия:
1) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;
2) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
3) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
4) архивная выписка - документ, составленный на бланке архива и дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
5) запрос - обращение заявителя за информацией в устной или письменной форме (включая обращения в форме электронного и факсового документа);
6) запрос социально-правового характера - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
7) тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
8) генеалогический запрос - запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;
9) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги: прием заявок (запросов) государственными архивами Республики Коми на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий).
2.2.Государственную услугу предоставляют Государственное учреждение Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" и Государственное учреждение "Республиканский архив документов по личному составу".
При предоставлении государственной услуги архиву запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации.
2.3.Результатом предоставления государственной услуги является:
1) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) архивной справки, архивной копии или архивной выписки (далее - Архивная Справка);
2) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа;
3) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) письменного ответа об отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений, ответ об отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
4) письменное уведомление заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
2.4.Срок предоставления государственной услуги.
2.4.1.Срок предоставления государственной услуги составляет 30 календарных дней со дня регистрации запроса в архиве. В исключительных случаях, с разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя, но не более, чем на 30 календарных дней.
2.4.2.Запросы для получения государственной услуги подлежат регистрации ведущим или главным специалистом (ГУ РК "Национальный архив РК"), ведущим специалистом (ГУ "РАДЛС") в течение одного рабочего дня со дня их поступления в архив.
2.4.3.Сроки исполнения социально-правовых запросов, а также тематических запросов, поступивших от органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, в том числе в форме электронного документа, не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса в архиве.
Ответ на запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 календарных дней с момента его регистрации:
- направляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя;
- пользователю дается соответствующая рекомендация;
- пользователю дается ответ об отсутствии в архиве информации о местонахождении интересующих его документов.
2.4.4.Электронные запросы поступают в архив по информационным системам общего пользования через официальный сайт http://www.na.rkomi.ru, на адрес электронной почты архива, указанный в пункте 1.3 настоящего Административного регламента, через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов о предоставлении государственной услуги ежедневно ведущим специалистом (ГУ РК "Национальный архив РК"), главным специалистом (ГУ "РАДЛС").
Электронный запрос (в том числе все прилагаемые документы) распечатывается, не позднее одного рабочего дня со дня его поступления в архив и дальнейшая работа с ним ведется в соответствии с настоящим Административным регламентом.
2.5.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
1) Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря);
2) Конституцией Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);
3) Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);
4) Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
5) Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
6) Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);
7) Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);
8) Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 14.05.2010, N 17, ст. 387);
9) Законом Республики Коми от 23 декабря 2009 г. N 133-РЗ "О некоторых вопросах в сфере регулирования государственных услуг (функций) в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, N 49, ст. 996);
10) приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 20);
11) приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах";
12) Постановлением Правительства Республики Коми от 29 ноября 2011 г. N 532 "О разработке и утверждении административных регламентов" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2011, N 51, ст. 1521).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
2.6.1.Для получения государственной услуги "Предоставление архивных документов (архивных справок, архивных выписок и архивных копий)" заявитель представляет в архив письменный запрос, в котором указываются следующие обязательные реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица;
2) почтовый и/или электронный адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
3) изложение существа вопроса с точным и полным изложением запрашиваемых сведений;
4) дата написания запроса;
5) подпись заявителя.
Образцы бланков запросов ГУ РК "Национальный архив РК" размещены на официальном сайте архива - http://www.na.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Образец анкеты-заявления ГУ "РАДЛС" указан в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту, а также на официальном сайте архива - http://www.na.rkomi.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
2.6.2.Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.6.3.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.7.Архиву запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.
Архиву запрещается требовать от заявителя предоставления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении архива, Агентства, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.8.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является неадресное обращение.
2.9.Основания для приостановления в предоставлении государственной услуги:
1) отсутствие в заявлении или запросе сведений, предусмотренных п. 2.6 настоящего Административного регламента;
2) выдача архивных документов во временное пользование другим учреждениям;
3) экспонирование архивных документов на выставке;
4) необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверок наличия, реставрация дел);
5) неудовлетворительное физическое состояние архивных документов.
2.10.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) отсутствие в архиве запрашиваемых архивных документов;
2) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;
4) отсутствие в заявлении или запросе сведений, предусмотренных п. 2.6 настоящего Административного регламента;
5) выдача архивных документов во временное пользование другим учреждениям;
6) экспонирование архивных документов на выставке;
7) необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверок наличия, реставрация дел);
8) ограничение на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
9) неудовлетворительное физическое состояние архивных документов.
Критерием определения неудовлетворительного физического состояния архивных документов является занесение единиц хранения, содержащих необходимые документы, в картотеку (журнал) учета физического состояния единиц хранения, в качестве подлежащих улучшению физического состояния.
Заявитель после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 3 - 7, 9 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в архив за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Административным регламентом.
2.11.Предоставление государственной услуги является бесплатным, за исключением исполнения тематических, генеалогических запросов и запросов имущественного характера.
Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление платных услуг архива предусмотрены действующим Прейскурантом цен на платные услуги архива и Положением о платных услугах, выполняемых архивом.
2.12.Максимальный срок ожидания в очереди, при обращении за предоставлением государственной услуги, составляет не более 15 минут. Максимальный срок ожидания в очереди, при получении результата предоставления государственной услуги, составляет не более 15 минут.
2.13.Запросы для получения государственной услуги подлежат регистрации в течение одного рабочего дня со дня их поступления в архив. Ответственными за регистрацию запросов являются ведущий специалист (архивохранилище N 1 ГУ РК "Национальный архив РК"), главный специалист (архивохранилище N 2 ГУ РК "Национальный архив РК"), ведущий специалист (ГУ "РАДЛС").
2.14.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги:
1) вход в здание по месту нахождения архива оборудуется табличкой с названием архива на государственных языках Республики Коми;
2) прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях архива, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, должностных лиц архива, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами. На столах находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки). Рабочее место должностных лиц архива, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами, средствами связи.
Места предоставления услуги должны соответствовать установленным законодательством Российской Федерации требованиям обеспечения комфортными условиями заявителей, должностных лиц, специалистов, в том числе обеспечения возможности реализации прав инвалидов и лиц с ограниченными возможностями на получение по их заявлению государственной услуги. Места ожидания приема граждан оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи.
3) для получения информации и возможности оформления документов заявителям отводятся места, которые оборудуются стульями, столами;
4) для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей;
5) на информационном стенде архива размещается информация о порядке предоставления государственной услуги, сведения о месте нахождения и графике работы архива, справочных телефонах, адресе электронной почты архива, образцы анкет, информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах.
2.15.Показатели доступности и качества государственной услуги:
| Показатели | Единица измерения | Нормативное значение показателя |
| Показатели доступности | ||
| Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде) | да/нет | да |
| Время ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги | минут | не более 15 |
| Время ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги | минут | не более 15 |
| Показатели качества | ||
| Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги | % | 100 |
| Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги | % | 0 |
2.16.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме:
2.16.1.На официальном сайте http://www.na.rkomi.ru и официальном сайте Агентства, Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) заявителю предоставляется возможность получения информации о предоставляемой государственной услуге, копирования и заполнения формы запроса на предоставление государственной услуги в электронном виде.
2.16.2.Средства электронной подписи, применяемые при предоставлении государственной услуги в электронном виде, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.16.3.Государственная услуга по принципу "одного окна", в том числе через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг не предоставляется.
III.Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)
3.1.Предоставление государственной услуги по приему запросов на выдачу архивных справок включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;
2) исполнение запроса.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Прием и регистрация запросов о выдаче архивных справок, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение.
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в архив письменного запроса, указанного в п. 2.6 настоящего Административного регламента.
Прием запроса в архиве осуществляется следующими способами:
1) через отделение почтовой связи;
2) лично от заявителя;
3) по факсимильной связи;
4) по электронной почте.
3.2.2.Днем обращения за государственной услугой считается дата регистрации запроса архивом.
Должностным лицом, ответственным за выполнение административных действий, входящих в состав административной процедуры, является исполнитель, определенный резолюцией директора (заместителя директора) архива (далее - Специалист стола справок).
Специалист стола справок регистрирует запрос в течение одного рабочего дня со дня поступления запроса в архив. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
3.2.3.При поступлении запроса по электронной почте, запрос распечатывается ведущим специалистом (ГУ РК "Национальный архив РК"), главным специалистом (ГУ "РАДЛС") на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Административным регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты, Исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня после регистрации направляет заявителю уведомление о приеме электронного запроса к рассмотрению.
3.2.4.Запрос в день его регистрации направляется Специалистом стола справок директору (заместителю директора) архива. Директор архива не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации запроса, передает запрос исполнителю.
3.2.5.Критерием принятия решения является соответствие письменного запроса требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом.
3.2.6.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет два рабочих дня со дня поступления запроса в архив.
3.2.7.Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией директора (заместителя директора) архива на исполнение специалисту, определенному резолюцией директора (заместителя директора) архива (далее - Исполнитель).
3.3.Исполнение запроса.
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса Исполнителю.
3.3.2.Исполнитель осуществляет анализ тематики запроса для определения:
1) местонахождения архивных документов;
2) степени полноты информации, содержащейся в запросе.
3.3.3.При наличии оснований, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 2.10 настоящего Административного регламента, заявителю в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
3.3.4.При отсутствии оснований, указанных в пункте 2.10 настоящего Административного регламента Исполнитель осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (НСА) и архивным документам, хранящимся в архиве.
3.3.5.Запросы иностранных граждан исполняются в соответствии с Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 31 мая 2012 г. N 566.
3.3.6.Архивная справка составляется Исполнителем, подписывается директором (заместителем директора) архива, а также Исполнителем, подготовившим архивную справку.
Архивные справки заверяются печатями: гербовой - поступившие из-за рубежа, простой печатью "Для документов" - поступившие из Российской Федерации.
3.3.7.Исполнитель оформляет архивную справку в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента в двух экземплярах. Первый экземпляр архивной справки направляется (выдается) заявителю, второй экземпляр остается в архиве до истечения срока хранения.
3.3.8.Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст архивного документа или его части (частей), относящихся к теме запроса.
3.3.9.Архивные справки выдаются:
- заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
- третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя;
- высылаются заявителю через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи.
3.3.10.Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является Исполнитель, определенный резолюцией директора (заместителя директора) архива.
3.3.11.Результатом административной процедуры является одно из следующих действий:
1) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) Архивной справки;
2) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) письменного уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа;
3) направление через отделения почтовой связи, по электронной почте или факсимильной связи (выдача) заявителю (уполномоченному представителю заявителя) письменного ответа об отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений, ответ об отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архива положений Административного регламента, а также принятием решений должностными лицами архива в ходе предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами, определенными локальными нормативными актами.
Текущий контроль осуществляется в форме проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архива положений Административного регламента и нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.
Текущий контроль осуществляется на основании сведений, представляемых должностными лицами архива, анализа качества подготовленных документов.
Периодичность текущего контроля и порядок представления должностными лицами архива сведений, указанных в абзаце третьем настоящего пункта, определяются директором архива в локальном акте архива.
4.2.Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании Плана проверки Архивного агентства Республики Коми, который утверждается не реже одного раза в год.
Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми - по конкретному обращению (жалобе) заявителя.
Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся один раз в год, внеплановые проверки - в случае поступления в архив соответствующих жалоб на действия (бездействие) должностных лиц архива.
Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются должностными лицами архива по поручению директора (заместителя директора) архива на основании локального нормативного акта архива.
При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные вопросы по ее предоставлению. Результаты проверки оформляются в виде справки (акта, отчета), в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность должностных лиц архива за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации
Должностные лица архива несут персональную ответственность за соблюдение установленного Административным регламентом порядка и сроков исполнения административных процедур.
Ответственность должностных лиц архива предусматривается в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архива, должностного лица архива
5.1.Заявитель вправе подать жалобу на решение и/или действие (бездействие) архива, должностных лиц архива при предоставлении государственной услуги (далее - Жалоба).
5.2.Заявителем может являться физическое или юридическое лицо.
5.3.Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения Жалобы.
Информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) архива, его должностных лиц осуществляется посредством размещения информации на информационном стенде в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте http://www.na.rkomi.ru, официальном сайте Агентства, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
5.4.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы. В этих целях заявитель подает в письменной форме на имя директора архива запрос о предоставлении информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (далее - Запрос).
5.5.Запрос в день поступления регистрируется специалистом, определенным локальным нормативным актом, и передается на рассмотрение директору.
5.6.Директор архива в течение трех рабочих дней со дня получения Запроса назначает ответственное лицо за направление запрашиваемых информации и документов заявителю.
5.7.Ответственное лицо в течение трех рабочих дней со дня получения резолюции обеспечивает направление запрашиваемой информации и документов заявителю.
5.8.Предмет Жалобы.
Заявитель может обратиться с Жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги заявителю;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов заявителя, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
7) отказ архива, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.9.Жалобы, за исключением жалоб на решения, принятые директором, рассматриваются органом, уполномоченным на рассмотрение жалобы.
5.9.1.Органом, уполномоченным на рассмотрение жалобы, является Комиссия по рассмотрению жалоб на решения и действия (бездействие) архива, его должностных лиц, создаваемая приказом директора архива (далее - Комиссия).
5.9.2.Информация о составе и порядке работы Комиссии размещается на официальном сайте архивов http://www.na.rkomi.ru в течение пяти рабочих дней после их утверждения.
5.9.3.В случае, если обжалуются решения директора архива, жалоба рассматривается в Архивном агентстве Республики Коми в порядке, предусмотренном настоящим Административным регламентом.
5.10.Порядок подачи и рассмотрения жалобы.
5.10.1.Заявитель обращается в архив с жалобой в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме.
5.10.2.Жалоба может быть направлена через Государственное автономное учреждение Республики Коми "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Республики Коми" (далее - ГАУ РК "МФЦ"), организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Агентства, официального сайта http://www.na.rkomi.ru, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.10.3.Подача жалобы является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) архива, его должностных лиц.
5.10.4.Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе, в соответствии с законодательством.
5.10.5.Жалоба должна содержать:
1) наименование архива, фамилию, имя, отчество, должность лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решении и действии (бездействии) архива, его должностного лица;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива, его должностного лица.
5.10.6.Заявителем могут быть представлены оригиналы документов (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.10.7.В случае подачи заявителем Жалобы в ГАУ РК "МФЦ", специалист ГАУ РК "МФЦ" регистрирует жалобу в информационной системе ГАУ РК "МФЦ".
5.10.8.После регистрации Жалобы специалист ГАУ РК "МФЦ", ответственный за межведомственное взаимодействие, отправляет жалобу в архив в порядке и сроки, установленные Соглашением о взаимодействии.
5.10.9.При этом срок рассмотрения Жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в архиве.
5.10.10.В случае если Жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется:
1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная директором заявителя или уполномоченным этим директором лицом (для юридических лиц);
3) копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.10.11.Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе, от ГАУ РК "МФЦ", в соответствии с Соглашением о взаимодействии, посредством почтовой связи, в форме электронных документов, заверенных в установленном порядке электронной подписью заявителя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт Агентства, официальный сайт http://www.na.rkomi.ru регистрируется ведущим специалистом архива в Журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) архива, его должностных лиц (далее - Журнал) в течение одного рабочего дня со дня ее поступления с присвоением ей регистрационного номера.
5.10.12.В случае, если жалоба была подана в ходе личного приема заявителя, ведущий специалист архива непосредственно при личном приеме регистрирует жалобу в Журнале и выдает заявителю расписку в получении от него жалобы и иных представленных документов в письменной форме на бумажном носителе с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов.
5.10.13.В случае если жалоба была подана через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", включая Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт Агентства, официальный сайт http://www.na.rkomi.ru, ведущий специалист архива направляет заявителю расписку о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов по почте в течение трех рабочих дней со дня регистрации жалобы.
5.10.14.В случае если жалоба была направлена через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, ведущий специалист направляет заявителю расписку о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов через организацию почтовой связи, иную организацию, осуществляющую доставку корреспонденции, в течение трех рабочих дней со дня регистрации жалобы.
5.10.15.Ведение Журнала осуществляется по форме и в порядке, установленном приказом директора архива.
5.10.16.Жалоба в течение одного рабочего дня со дня ее регистрации подлежит передаче в Комиссию, уполномоченную на рассмотрение жалобы, указанной в пункте 5.9.1 настоящего Административного регламента.
5.10.17.В случае если в компетенцию архива не входит принятие решения по жалобе, ведущий специалист архива, ответственный за делопроизводство, в течение трех рабочих дней со дня регистрации жалобы, направляет жалобу в орган, предоставляющий государственную услугу и уполномоченный в соответствии с компетенцией на ее рассмотрение, и в письменной форме информирует Заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в архиве.
5.10.18.До момента принятия решения по жалобе заявитель имеет право обратиться в архив с заявлением о прекращении рассмотрения жалобы.
5.10.19.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления имеющиеся материалы незамедлительно (не позднее одного рабочего дня со дня установления указанных обстоятельств) направляются ведущим специалистом (ГУ РК "Национальный архив РК"), главным специалистом (ГУ "РАДЛС") в органы прокуратуры.
5.11.Сроки рассмотрения жалобы.
Жалоба, поступившая в архив, подлежит рассмотрению Комиссией, наделенной полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.12.Результат рассмотрения жалоб.
5.12.1.По результатам рассмотрения жалобы в сроки, указанные в пункте 5.7 настоящего Административного регламента, в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" орган, уполномоченный на рассмотрение жалобы, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.
5.12.2.Указанное решение принимается в форме приказа директора архива.
5.12.3.Основаниями для отказа в удовлетворении жалобы являются:
1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.12.4.Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не имеется.
5.13.Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы.
5.13.1.В срок не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заместитель директора (ГУ РК "Национальный архив РК"), главный специалист (ГУ "РАДЛС") готовит и направляет мотивированный ответ по результатам рассмотрения жалобы. Мотивированный ответ направляется заявителю в письменной форме и/или по его желанию в электронной форме.
5.13.2.В мотивированном ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
1) наименование архива, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, принявшего решение по жалобе;
2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице архива, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование заявителя;
4) основания для принятия решения по жалобе;
5) принятое по жалобе решение;
6) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;
7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.14.Порядок обжалования решения по жалобе.
Заявитель вправе обжаловать решение архива по жалобе в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.