Постановление от 07.05.2014 г № 107/572-5
О Порядке согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми
1.Утвердить Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми согласно приложению (далее - Порядок).
2.Порядок внедрить в делопроизводство избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми.
3.Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Республики Коми от 22 августа 2012 года N 62/343-5 "О Порядке согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми".
4.Ответственность за исполнение настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Республики Коми Л.М.Сердитову.
Председатель
Избирательной комиссии
Республики Коми
Е.В.ШАБАРШИНА
Секретарь
Избирательной комиссии
Республики Коми
Л.М.СЕРДИТОВА
ПОРЯДОК
СОГЛАСОВАНИЯ (УТВЕРЖДЕНИЯ) НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ОПИСАНИЯ,
ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВЫ,
СОГЛАСОВАНИЯ (УТВЕРЖДЕНИЯ) АКТОВ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДЕЛ
(ДОКУМЕНТОВ), ОБРАЗОВАННЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ
КОМИССИЙ, ДЕЙСТВУЮЩИХ НА ТЕРРИТОРИИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
I.Общие положения
1.1.Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми (далее - Порядок) разработан в целях:
упорядочения процедуры согласования (утверждения) номенклатур дел Избирательной комиссии Республики Коми (далее по тексту - Комиссия), территориальных избирательных комиссий в Республике Коми (далее по тексту - территориальные комиссии), участковых комиссий в Республике Коми (далее по тексту - участковые комиссии);
организации работы по описанию документов постоянного хранения и по личному составу, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми (далее по тексту - избирательные комиссии), упорядочения процедуры согласования (утверждения) описей дел временного хранения (свыше 10 лет) указанных избирательных комиссий;
упорядочения процедуры передачи документов указанных комиссий на хранение в Государственное учреждение Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее по тексту - Национальный архив Республики Коми) и в муниципальные архивные учреждения;
упорядочения процедуры согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образующихся в деятельности избирательных комиссий.
1.2.Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, Комиссией.
1.3.Порядок предназначен для практического использования в работе Комиссии, территориальных комиссий, участковых комиссий.
1.4.Порядок вводится в действие постановлением Комиссии после согласования Центральной экспертной комиссией при Избирательной комиссии Республики Коми (далее - ЦЭК при Комиссии), Экспертно-проверочной комиссией Архивного агентства Республики Коми (далее - ЭПК Архивного агентства).
1.5.Изменения в Порядок вносятся постановлением Комиссии после согласования ЦЭК при Комиссии, ЭПК Архивного агентства.
II.Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел
Комиссии, территориальных и участковых комиссий
2.1.Комиссия ежегодно разрабатывает Сводную номенклатуру дел Избирательной комиссии Республики Коми, территориальных комиссий и участковых комиссий в Республике Коми (далее по тексту - Сводная номенклатура дел).
Сводная номенклатура дел состоит из разделов "Избирательная комиссия Республики Коми", "Территориальная избирательная комиссия города (района)", "Участковая комиссия".
Сводная номенклатура дел согласовывается ЦЭК при Комиссии, далее согласовывается Экспертно-проверочно-методической комиссией Государственного учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее по тексту - ЭПМК Национального архива) и утверждается Председателем Комиссии.
Один раз в пять лет, а также в случаях изменения системы, структуры, функций избирательных комиссий, Сводная номенклатура дел согласовывается ЭПК Архивного агентства.
2.2.Комиссия, территориальные комиссии, участковые комиссии ежегодно на основе Сводной номенклатуры дел разрабатывают свои номенклатуры дел на новый делопроизводственный год. Номенклатуры дел указанных избирательных комиссий на новый делопроизводственный год разрабатываются, согласовываются и утверждаются в последнем квартале предыдущего года.
Номенклатура дел Комиссии согласовывается ЦЭК при Комиссии, утверждается Председателем Комиссии и вводится в действие.
Номенклатура дел территориальной комиссии согласовывается экспертной комиссией по определению исторической, научной и практической ценности документов при территориальной избирательной комиссии (далее по тексту - ЭК при территориальной комиссии), далее согласовывается ЦЭК при Комиссии, далее утверждается председателем территориальной комиссии и вводится в действие.
Номенклатура дел участковой комиссии согласовывается ЭК при территориальной комиссии, утверждается председателем участковой комиссии и вводится в действие.
2.3.Включение разделов в номенклатуры дел избирательных комиссий, связанных с подготовкой и проведением выборов (референдумов) в течение делопроизводственного года осуществляется до начала соответствующей избирательной кампании (кампании референдума) в порядке, определенном пунктом 2.2 настоящего Порядка.
Отдельные дела, в случае возникновения в течение делопроизводственного года, включаются в номенклатуры дел:
Комиссии - по согласованию с секретарем Комиссии;
территориальной комиссии - после письменного уведомления территориальной комиссией ЦЭК при Комиссии;
участковой комиссии - после письменного уведомления участковой комиссией соответствующей ЭК при территориальной комиссии.
В конце делопроизводственного года, в случае включения в течение указанного года отдельных дел, номенклатуры дел избирательных комиссий уточняются, согласовываются и утверждаются в порядке, определенном пунктом 2.2 настоящего Порядка.
III.Порядок описания документов постоянного хранения, образующихся в деятельности избирательных комиссий
3.1.Описание документов постоянного хранения избирательными комиссиями осуществляется отдельно: Комиссия составляет по итогам года свою опись дел постоянного хранения, территориальные комиссии составляют свои описи дел постоянного хранения.
Документы участковых комиссий постоянного хранения описываются территориальной комиссией, вносятся в опись дел постоянного хранения территориальной комиссии.
3.2.При проведении муниципальных выборов (референдумов) и образовании в территориальных комиссиях, исполняющих полномочия избирательной комиссии муниципального образования, документов постоянного хранения, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), территориальными комиссиями составляются также описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в муниципальные архивные учреждения на территории Республики Коми (далее по тексту - муниципальные архивные учреждения).
Документы участковой комиссии постоянного хранения, связанные с проведением муниципальных выборов (референдумов), включаются в указанные в настоящем пункте Порядка описи дел постоянного хранения.
Документы, связанные с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), определены в Сводной номенклатуре дел, в разделе "Территориальная избирательная комиссия города (района)".
3.3.Опись дел Комиссии постоянного хранения нумеруется как опись N 1. Нумерация дел по указанной описи осуществляется в порядке валовой нумерации.
Описи дел постоянного хранения Комиссии согласовываются ЦЭК при Комиссии и направляются для проверки и дачи заключения о качестве подготовки документов ЭПМК Национального архива, далее утверждаются ЭПК Архивного агентства и, затем, Председателем Комиссии.
3.4.Нумерация описей дел постоянного хранения, поступающих из территориальных комиссий в составе фонда Комиссии, указана в приложении N 1 к настоящему Порядку. Нумерация дел в указанной описи каждой территориальной комиссии осуществляется в порядке валовой нумерации.
Описи дел постоянного хранения территориальных комиссий, не связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, подлежащих передаче в Национальный архив Республики Коми, согласовываются ЭК при территориальной комиссии, ЦЭК при Комиссии, направляются ЦЭК при Комиссии для проверки и дачи заключения о качестве подготовки документов ЭПМК Национального архива, далее утверждаются ЭПК Архивного агентства и, затем, председателем территориальной комиссии.
3.5.Описи дел постоянного хранения территориальных комиссий, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), имеют N 1. Нумерация дел в описях дел постоянного хранения N 1 продолжается в порядке валовой нумерации.
Описи дел постоянного хранения территориальных комиссий, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), подлежащих передаче в муниципальные архивные учреждения, согласовываются ЭК при территориальной комиссии, далее - ЦЭК при Комиссии, далее направляются территориальными комиссиями в соответствующие муниципальные архивные учреждения для дачи заключения о качестве подготовки документов. Далее муниципальные архивные учреждения направляют описи для утверждения ЭПК Архивного агентства и, после утверждения ЭПК Архивного агентства, утверждаются председателем территориальной комиссии.
Территориальные комиссии информируют ЦЭК при Комиссии об утверждении ЭПК Архивного агентства описей дел, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), направляя незамедлительно после получения от соответствующего муниципального архивного учреждения в адрес ЦЭК при Комиссии копию выписки ЭПК Архивного агентства об утверждении описей.
IV.Описание документов по личному составу, образующихся в деятельности избирательных комиссий
4.1.В деятельности избирательных комиссий образуются документы по личному составу, которые подлежат описанию.
4.2.Комиссия и каждая территориальная комиссия составляют описи дел по личному составу отдельно.
Документы участковых комиссий, связанные с оплатой труда, включаются в опись дел по личному составу территориальной комиссии.
4.3.Опись дел Комиссии по личному составу нумеруется как N 1 с добавлением литеры "л/с".
Описи дел территориальных комиссий по личному составу нумеруются согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, также с добавлением литеры "л/с".
4.4.Номера дел в описях дел по личному составу Комиссии продолжаются в порядке валовой нумерации.
Номера дел в описях дел по личному составу каждой территориальной комиссии также продолжаются в порядке валовой нумерации.
4.5.Опись дел по личному составу Комиссии согласовывается ЦЭК при Комиссии, ЭПМК Национального архива, утверждается Председателем Комиссии.
Опись дел по личному составу территориальной комиссии согласовывается ЭК при территориальной комиссии, ЦЭК при Комиссии, экспертно-проверочной комиссией соответствующего муниципального архивного учреждения, утверждается председателем территориальной комиссии.
V.Передача в архив документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий
5.1.Документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности избирательных комиссий, подлежат передаче на хранение в Национальный архив Республики Коми либо в муниципальные архивные учреждения.
5.2.Документы постоянного хранения Комиссии подлежат передаче на хранение только в Национальный архив Республики Коми.
5.3.Документы постоянного хранения территориальных комиссий, участковых комиссий, не связанные с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), подлежат передаче на хранение в Национальный архив Республики Коми.
Эти документы сначала передаются в Комиссию, которая осуществляет передачу документов в Национальный архив Республики Коми в соответствии с установленным указанным архивом планом-графиком.
5.4.Документы постоянного хранения территориальных комиссий, участковых комиссий, связанные с подготовкой и проведением муниципальных выборов (референдумов), подлежат передаче на хранение в соответствующие муниципальные архивные учреждения (приложение N 3).
В указанные муниципальные архивные учреждения документы передаются в соответствии с установленным соответствующим муниципальным архивным учреждением планом-графиком.
5.5.Документы по личному составу хранятся в соответствующих избирательных комиссиях согласно установленным срокам хранения.
При ликвидации территориальной комиссии документы по личному составу передаются в Комиссию, где хранятся до ликвидации Комиссии.
В случае ликвидации Комиссии все документы по личному составу передаются в Государственное учреждение "Республиканский архив документов по личному составу".
VI.Порядок согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), описей дел временного хранения (свыше 10 лет) комиссии, территориальных комиссий
6.1.Описи дел документов временного хранения (свыше 10 лет) избирательных комиссий согласовываются: Комиссией - ЦЭК при Комиссии, территориальной комиссией - ЭК при территориальной комиссии, после чего утверждаются председателями соответствующих избирательных комиссий.
6.2.Акты о выделении к уничтожению документов (дел) Комиссии, не подлежащих хранению, согласовываются с ЦЭК Комиссии, утверждаются Председателем Комиссии.
6.3.Акты о выделении к уничтожению документов (дел) территориальных комиссий, не подлежащие хранению, согласовываются с ЭК при территориальной комиссии, далее ЦЭК при Комиссии и утверждаются председателем территориальной комиссии.
6.4.Документы (дела) участковых комиссий временного хранения, не подлежащие хранению, включаются в акты территориальной комиссии о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, уничтожаются территориальной комиссией в соответствии с установленными сроками хранения.
6.5.Территориальная комиссия информирует ЦЭК при Комиссии об уничтожении документов, направляя незамедлительно после уничтожения в адрес ЦЭК при Комиссии заверенную копию акта о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, в котором произведена соответствующая запись об уничтожении документов (дел).
| СОГЛАСОВАН Протокол ЭПК Архивного агентства Республики Коми от 26 марта 2014 года N 2 | СОГЛАСОВАН Протокол ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми от 21 февраля 2014 года N 1 |