Постановление от 24.10.2011 г № 2229
Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов.
2.Лицам, ответственным за оказание на территории МОГО "Ухта" муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов, руководствоваться административным регламентом, утвержденным настоящим постановлением.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4.Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
Руководитель администрации
О.КАЗАРЦЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий архивного отдела администрации муниципального образования городского округа "Ухта" (далее по тексту - архивный отдел администрации МОГО "Ухта"), порядок взаимодействия между должностными лицами, структурными подразделениями администрации МОГО "Ухта", взаимодействие архивного отдела администрации МОГО "Ухта" с заявителями, органами местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.
1.3.Порядок информирования о правилах предоставления услуги:
1.3.1.Сведения о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты администрации МОГО "Ухта" и архивного отдела администрации МОГО "Ухта" приведены в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту, а также в сети Интернет (официальный сайт муниципального образования городского округа "Ухта" - ухта.рф, mouhta.ru, Портал государственных услуг Республики Коми - pgu.rkomi.ru, Портал государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru).
1.3.2.Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить непосредственно в архивном отделе администрации МОГО "Ухта" в соответствии с графиком работы.
1.3.3.Для получения информации о порядке предоставления услуги заявители вправе обратиться в архивный отдел администрации МОГО "Ухта":
- в устной форме лично;
- в устной форме по телефону;
- письменно;
- посредством электронной почты.
1.3.4.Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информации;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.
1.3.5.Информирование проводится в форме: устного информирования, письменного информирования, посредством электронной почты.
1.3.6.Индивидуальное устное информирование заявителей осуществляется должностными лицами архивного отдела администрации МОГО "Ухта" при обращении заявителей за информацией: при личном обращении; по телефону.
Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы. Время ожидания заявителей при индивидуальном устном информировании не может превышать 30 минут. Индивидуальное устное информирование каждого заявителя должностное лицо осуществляет не более 15 минут.
Звонки от заявителей по вопросу информирования о порядке предоставления услуги принимаются в соответствии с графиком работы архивного отдела администрации МОГО "Ухта". Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.
1.3.8.Публичное информирование осуществляется путем размещения информации на официальном Интернет-сайте муниципального образования, путем использования информационных стендов, размещающихся в архивном отделе администрации МОГО "Ухта".
1.3.9.Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций.
Должностное лицо, осуществляющее прием и консультирование (по телефону или лично), должно корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. При информировании о порядке предоставления услуги по телефону, должностное лицо, сняв трубку, должно представиться: назвать фамилию, имя, должность.
В конце информирования должностное лицо, осуществляющее прием и консультирование, должно кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые надо предпринять заявителю.
Рассмотрение письменного обращение осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 5.3, 5.4, 5.6, 5.7, 5.8 настоящего административного регламента. По итогам рассмотрения письменного обращения заявителю направляется исчерпывающий письменный ответ на поставленные вопросы, в котором указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона исполнителя.
1.3.10.Информационные стенды с информацией о предоставлении услуги оборудуются в архивном отделе администрации МОГО "Ухта" в доступном для получателей месте и должны содержать следующие сведения:
- текст настоящего административного регламента;
- график приема заявителей;
- фамилии, имена, отчества должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- почтовый адрес, адрес электронной почты, телефоны и режим работы архивного отдела администрации МОГО "Ухта";
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образец заполнения письменного заявления (запроса).
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: предоставление пользователям архивных документов (далее - муниципальная услуга).
Архивный отдел предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу ликвидированных предприятий и другие архивные документы.
Архивный отдел обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
Для обслуживания пользователей: поиска и изучения архивных документов, в архивном отделе действует специально выделенное помещение - читальный зал, допускается обслуживание пользователя в рабочем кабинете, обслуживание производится только под контролем сотрудника архивного отдела.
Пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах.
Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, содержащим государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.
Ограничивается доступ к архивным документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.
2.2.Муниципальная услуга предоставляется администрацией МОГО "Ухта" через архивный отдел администрации МОГО "Ухта".
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги:
- предоставление пользователям архивных документов для работы в читальном зале, рабочем кабинете архивного отдела и получение информации на основании документов, находящихся на хранении в архивном отделе в виде архивных копий (по просьбе заявителя) либо записей, произведенных заявителем самостоятельно.
2.4.Максимальный срок предоставления муниципальной услуги заявителем не должен превышать трех дней со дня оформления заказа.
2.5.Правовые основания для предоставления услуги.
Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. ("Российская газета", N 7, 21.01.2009; "Собрание законодательства Российской Федерации", N 4, ст. 445, 26.01.2009; "Парламентская газета", N 4, 23 - 29.01.2009);
Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 40, 06.10.2003, N 40, ст. 3822; "Парламентская газета", N 186, 08.10.2003; "Российская газета", N 202, 08.10.2003);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 19, ст. 2060, 2006);
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 31, ст. 4179, 2010);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственный тайне" ("Собрание законодательства РФ", 13.10.1997, N 41, стр. 8220 - 8235, "Российская газета", N 182, 21.09.1993, "Российские вести", N 189, 30.09.1993);
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126 - 127, 03.08.2006);
Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства РФ", 10.03.1997, N 10, ст. 1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);
Указом Президента РФ от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2, ст. 74);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059) "Собрание законодательства РФ", 2004, N 43, ст. 4169);
Законом Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" ("Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми", 2010, N 17);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 45);
Приказом Федерального архивного агентства от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении "Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 1998, N 37 - 38, "Российская газета", 1998, N 247);
Положением об архивном отделе администрации МОГО "Ухта".
2.6.Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:
- письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела (рекомендуемая форма приведена в Приложении N 2 к настоящему Регламенту);
- заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания направивших их организаций, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций.
2.6.1.Письменное заявление должно содержать:
- фамилию, имя, отчество пользователя;
- фактический адрес пользователя и паспортные данные;
- цель работы с архивными документами (документы какого органа или организации необходимо просмотреть, по какому вопросу и за какие годы).
2.6.2.Официальное письмо органа или организации должно содержать:
- полное наименование юридического лица;
- юридический или фактический адрес юридического лица;
- дата и номер письма;
- фамилию, имя, отчество, наименование должности представителя юридического лица;
- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя организации.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке организации.
Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.
2.7.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие в заявлении необходимых сведений, указанных в подпунктах 2.6.1, 2.6.2 настоящего административного регламента;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих муниципальную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.
2.8.Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги:
Основаниями для отказа в выдаче (копировании) архивных документов являются:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- отсутствие запрашиваемых документов.
Основанием для отсрочки в выдаче архивных документов является:
- выдача документов во временное пользование другим учреждениям;
- выдача документов другому пользователю;
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, проведение проверки наличия и состояния, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления).
2.9.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 30 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - в день поступления.
2.12.Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
2.12.1.Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного отдела. При отсутствии возможности работы в читальном зале (проведение мероприятий: семинаров, экскурсий и др.) обслуживание пользователей производится в рабочем кабинете архива под контролем специалиста архивного отдела.
2.12.2.Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспечивается необходимым для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическим изданиями.
2.12.3.В читальном зале (рабочем кабинете) должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавеси).
2.12.4.Читальный зал (рабочий кабинет) оборудуется столами и стульями. Количество мест для работы с архивными документами определяется из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании. При отсутствии возможности работать в читальном зале в архивном отделе для пользователя оборудуется место в рабочем кабинете (стол, стул).
2.12.5.Информационные стенды с образцами заполнения документов и перечнями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
2.12.6.В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей.
2.12.7.Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.
2.12.8.Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
2.13.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
| Показатели | Единица измерения | Нормативное значение показателя |
| Показатели доступности | ||
| Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде) | да/нет | да |
| Показатели качества | ||
| Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги | % | 100 |
| Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги | % | 0 |
2.14.Иные требования, учитывающие особенности предоставления услуги в электронной форме.
Сведения о предоставлении услуги и форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещается на Портале государственных услуг Республики Коми - pgu.rkomi.ru, Портале государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru.
3.Административные процедуры
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:
- прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации);
- рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа, анкеты пользователя;
- подготовка и предоставление пользователям архивных документов;
- копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.
Блок-схема административных процедур при предоставлении услуги приведена в приложении N 5 к настоящему административному регламенту.
3.2.Прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации).
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления (письма направляющей организации) от заявителя.
Запросы и обращения пользователей могут быть направлены по почте и в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (далее - ИТС), в том числе сети Интернет. В обращении в форме электронного документа заявитель обязательно указывает адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.
3.2.2.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему архивным отделом администрации МОГО "Ухта" письма направивших их органов или организаций.
Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.
3.2.3.Ответственным за выполнение административной процедуры лицом является специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ведущий прием граждан и юридических лиц.
3.2.4.При поступлении заявления (письма направляющей организации) специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ведущий прием граждан и юридических лиц, осуществляет их первичную проверку.
Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в пункте 2.7 Регламента, специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта":
- возвращает заявление (письмо направляющей организации) заявителю, устно объяснив причины отказа;
- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте письменно сообщает об отказе в приеме заявления с указанием соответствующих причин;
- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) посредством ИТС направляет в электронной форме ответ, в котором сообщает об отказе в приеме заявления с указанием соответствующих причин.
Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) не выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в пункте 2.7 Регламента, специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" регистрирует их в специальном журнале.
3.2.5.Срок выполнения административной процедуры составляет 1 (один) день.
3.2.6.Результатом административной процедуры является одно из следующих событий:
- регистрация заявления (письма направляющей организации) заявителя;
- возврат заявления (письма направляющей организации) заявителю.
3.3.Рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа (Требования), анкеты пользователя.
3.3.1.Основанием для начала выполнения административной процедуры является регистрация заявления (письма направляющей организации).
3.3.2.Ответственным за выполнение административной процедуры лицом является специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ведущий прием граждан и юридических лиц.
3.3.3.В случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте или посредством ИТС специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" проверяет наличие запрашиваемых документов.
При наличии запрашиваемых документов специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" согласовывает с заявителем дату и время его явки в архивный отдел администрации МОГО "Ухта".
При отсутствии запрашиваемых документов специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта":
- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте сообщает об этом заявителю путем направления заказного письма с уведомлением;
- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) посредством ИТС сообщает об этом заявителю путем направления ответа в электронной форме.
3.3.4.Специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" в день явки заявителя:
- знакомит его с режимом работы читального зала, выдает для заполнения анкету пользователя установленного образца (Приложение N 3);
- предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе (в количестве 5 единиц одновременно) или при наличии в автоматизированном виде;
- выдает бланк заказа (Требования) (Приложение N 4) и объясняет порядок их заполнения.
3.3.5.Административная процедура выполняется в день явки заявителя.
3.3.6.Результатом выполнения административной процедуры является заполнение пользователем бланка заказа (Требования) на выдачу документов.
3.4.Подготовка и предоставление пользователям архивных документов.
3.4.1 Основанием для начала административной процедуры является заполнение пользователем бланка заказа (Требования) на выдачу документов.
3.4.2.Ответственным за выполнение административной процедуры является специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ведущий прием граждан и юридических лиц.
3.4.3.Специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" проверяет правильность оформления заказа (Требования).
В случае, если в ходе рассмотрения заказа (Требования) выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 настоящего административного регламента, то специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" устно сообщает заявителю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или ее отсрочке.
В случае, если в ходе рассмотрения заказа (Требования) не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 настоящего Регламента, то специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" выполняет следующие действия:
- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);
- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- проводит полистную проверку архивных дел;
- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книге выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет в читальный зал исполненный заказ (Требование) пользователя вместе с выданными архивными документами;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.4.4.Архивные документы выдаются пользователю в день обращения или на следующий день. В случае невозможности выдачи архивных документов пользователю назначается удобный для заявителя и архивного отдела администрации МОГО "Ухта" день.
Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (Требования) за каждую проставленную единицу хранения.
В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
Специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" принимает от пользователя все дела после каждого посещения читального зала пользователем, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа (Требования) за возврат каждой единицы хранения.
При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" составляет соответствующий акт.
3.4.5.Административная процедура выполняется в день обращения заявителя.
3.4.6.Результатом административной процедуры является одно из следующих событий:
- возврат документов;
- возврат документов и заполнение бланка заказа (Требования) на копирование и выдачу архивных документов, изготовленных по заказу пользователя;
- составление акта.
3.5.Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказу пользователя.
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является заполнение бланка заказа (Требования) на копирование и выдачу архивных документов, изготовленных по заказу пользователя.
3.5.2.Ответственным за выполнение административной процедуры является специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ведущий прием граждан и юридических лиц.
3.5.3.Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
Объем и сроки изготовления копий устанавливаются начальником архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов (не более трех рабочих дней).
3.5.4.Специалист архивного отдела администрации МОГО "Ухта" при копировании документов:
- на обороте каждого листа копии документов проставляет архивный шифр и номера листов единицы хранения;
- возвращает архивные документы после копирования в хранилище.
3.5.5.Начальник архивного отдела администрации МОГО "Ухта":
- подписывает архивную копию и заверяет печатью архивного отдела в день поступления.
3.5.6.Заверенная архивная копия выдается заявителю или его доверенному лицу под расписку. Заявитель расписывается в бланке заказа (Требования) на выдачу документа с указанием даты получения архивной копии.
В исключительных случаях допускается копирование документов техническими средствами пользователя.
Копирование техническими средствами пользователя, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения начальника архивного отдела администрации МОГО "Ухта" в его помещениях и под контролем должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, архивный отдел администрации МОГО "Ухта" не несет.
3.5.7.Срок выполнения административной процедуры составляет 2 (два) рабочих дня.
3.5.8.Результатом административной процедуры является выдача архивной копии документа.
4.Формы контроля за исполнением регламента
4.1.Текущий контроль за исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, осуществляет заместитель руководителя администрации МОГО "Ухта", курирующий деятельность архивного отдела администрации МОГО "Ухта".
4.2.Контроль предоставления услуги проводится в форме проверок.
4.3.Проверки полноты и качества предоставления услуги могут быть плановыми и внеплановыми.
4.4.Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы администрации МОГО "Ухта", но не чаще одного раза в два года. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления в администрацию МОГО "Ухта" обращений физических или юридических лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов.
4.5.Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги заместитель руководителя администрации МОГО "Ухта" в течение 3-х дней формирует комиссию, в состав которой включаются не менее 3-х специалистов. Проверка предоставления услуги проводится в течение 3-х дней.
4.6.По итогам проверки оформляется справка. Результаты проверки нарушений в ходе предоставления услуги доводятся до заявителей в письменной форме или с согласия заявителя устно в ходе личного приема.
Результаты проверки нарушений в ходе предоставления услуги доводятся до организаций в письменной форме.
4.7.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей (законных представителей) осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.8.Контроль за исполнением положений настоящего административного регламента осуществляет также начальник архивного отдела администрации МОГО "Ухта".
В случае выявления нарушений прав заявителей начальник архивного отдела администрации МОГО "Ухта" привлекает виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.9.Специалисты архивного отдела администрации МОГО "Ухта", ответственные за предоставление услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении услуги.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Заявитель имеет право на обжалование незаконных, по его мнению, и нарушающих его права и законные интересы действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела администрации МОГО "Ухта" в досудебном порядке.
Предметом досудебного обжалования могут являться также нарушения положений настоящего административного регламента.
5.2.Заявитель имеет право обратиться лично (устно) или направить письменное предложение, заявление или жалобу (далее - обращение) на имя заведующего архивным отделом администрации МОГО "Ухта", курирующего заместителя, руководителя администрации МОГО "Ухта".
5.3.При обращении заявителя в письменной форме, а также обращения гражданина в форме электронного документа (рекомендуемая форма обращения приведена в приложении N 6 к настоящему административному регламенту) срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В случае если по обращению требуется провести проверку, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней по решению должностного лица, которому направлено обращение. О продлении срока рассмотрения обращения заявителя уведомляют письменно с указанием причин продления.
5.4.Обращение заявителя в письменной форме должно содержать следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество (наименование) заявителя, который подает обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обращения;
- подпись заявителя и дата;
Дополнительно в обращении могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
К обращению могут быть приложены документы, подтверждающие изложенные в обращении обстоятельства. В таком случае в обращении приводится перечень прилагаемых к нему документов.
В обращении в форме электронного документа гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.
Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
5.5.По результатам рассмотрения обращения составляется письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения письменного обращения, в том числе конкретные меры, предпринятые для устранения нарушений прав и законных интересов заявителя (в случае, если такие права и интересы действительно нарушены), который направляется заявителю.
Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.6.Если в письменном обращении не указана фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.7.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.8.Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, в связи с ранее направленными обращениями, должностное лицо, рассматривающее жалобу, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган (учреждение) или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляют заявителя, направившего обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.9.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению муниципальной услуги в полном объеме и применении мер ответственности к лицам, допустившим нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги.