Постановление от 23.03.2011 г № 198

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам пользователей архивными документами

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановляю:
1.Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам пользователей архивными документами (далее - Регламент) согласно приложению.
2.Архивному отделу администрации МР "Усть-Вымский" осуществлять исполнение муниципальной услуги в соответствии с Регламентом.
3.Руководителю аппарата администрации МР "Усть-Вымский" обеспечить размещение Регламента на официальном сайте МО МР "Усть-Вымский".
4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации МР "Усть-Вымский" Е.Н.Дуданова.
Глава МР "Усть-Вымский" -
Руководитель администрации района
М.МАХМУДОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ
АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ
ПО ЗАПРОСАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок и копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами, устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий архивного отдела администрации муниципального района "Усть-Вымский", порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации и должностными лицами, а также взаимодействие архивного отдела администрации муниципального района "Усть-Вымский" с заявителями, органами государственной власти, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются граждане, органы местного самоуправления, органы государственной власти, организации, общественные объединения, юридические лица, заинтересованные в получении архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
1.3.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1.3.1.Сведения о месте нахождения, графике работы, телефонах для справок и консультаций, справочных телефонах, официальном сайте, электронной почте администрации МР "Усть-Вымский" приводятся в Приложении 1 к настоящему Регламенту.
1.3.2.Порядок получения информации заявителями:
а) информацию о правилах предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить непосредственно в архивном отделе администрации муниципального района "Усть-Вымский":
- по письменным обращениям заявителей;
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством электронной почты;
- посредством интернета: официальный сайт администрации МР "Усть-Вымский" (www.ustvym.ru). Портал государственных услуг - pgu.rkomi.ru и Портал государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru;
б) информация о порядке предоставления муниципальной услуги также размещается на информационных стендах в помещении, где осуществляется предоставление муниципальной услуги.
1.3.3.Специалист, осуществляющий консультирование (посредством телефона или лично) по вопросам предоставления муниципальной услуги, должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
При консультировании по телефону специалист должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим его вопросам.
Если специалист, к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для получения информации. Продолжительность устного информирования каждого заинтересованного лица составляет не более 10 минут.
1.3.4.Информирование заявителей в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. При письменном обращении ответ направляется заинтересованному лицу в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса.
При консультировании по письменным обращениям заинтересованному лицу дается исчерпывающий ответ на поставленные вопросы, указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона исполнителя.
1.3.5.Требования к размещению и оформлению визуальной, текстовой информации.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места подчеркиваются.
На информационном стенде и в сети Интернет размещается информация, о местонахождении и графике работы архивного отдела администрации МР "Усть-Вымский", на который возложено предоставление данной муниципальной услуги, а также следующая информация:
а) текст административного регламента;
б) блок-схема и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
в) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
г) образец заполнения письменного запроса (заявления).
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги:
Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами.
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: администрация муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский" через архивный отдел администрации.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги:
Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов по документам, находящимся на хранении в архивном отделе администрации МР "Усть-Вымский", уведомлений о переадресации непрофильных запросов, уведомлений о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.
2.3.1.Основные понятия, применяемые в настоящем Регламенте:
архивная справка - официальный документ архивного отдела, составленный на бланке администрации МР "Усть-Вымский", заверенный гербовой печатью, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная выписка - официальный документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, заверенный печатью, имеющий юридическую силу и дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке;
заявитель - юридическое или физическое лицо - автор запроса;
запрос социально-правового характера - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами РФ;
объект запроса - физическое лицо либо организация, о которой запрашивают сведения;
тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидность - биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
непрофильный запрос - запросы, поступающие в архивный отдел, но не соответствующие составу фондов, находящихся на хранении в архивном отделе;
отрицательный ответ - официальный ответ архивного отдела на запрос, указывающий на отсутствие в документах архивного отдела сведений, интересующих заявителя;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги:
2.4.1.Запросы, поступившие в архивный отдел, исполняются в течение 2,5 месяцев со дня их регистрации, в исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения пользователя архивными документами.
2.4.2.Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном отделе, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Официальный текст Конституции РФ с внесенными в нее поправками от 30.12.2008 опубликован в изданиях "Российская газета", N 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445, "Парламентская газета", N 4, 23 - 29.01.2009);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 95, 05.05.2006, "Собрание законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст. 2060, "Парламентская газета", N 70 - 71, 11.05.2006);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126 - 127, 03.08.2006);
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);
Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Собрание законодательства РФ", 10.03.1997, N 10, ст. 1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);
Указ Президента РФ от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2, ст. 74);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059);
Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);
Устав муниципального образования муниципального района "Усть-Вымский".
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела.
Письменное заявление (запрос) заявителя должно содержать:
1) фамилию, имя, отчество, дату рождения лица, о котором запрашивается справка;
2) почтовый адрес, контактный телефон;
3) фамилию, имя, отчество заявителя;
4) для какой цели запрашивается справка;
5) в зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:
- о стаже работы и заработной плате - название организации, ведомственная подчиненность и должность, в которой работали;
- о копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. К запросу могут быть приложены копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
6) дату подачи заявления и личную подпись;
Письменные запросы организаций должны содержать:
1) наименование архивного отдела либо фамилию, имя, отчество заведующего архивным отделом;
2) полное наименование юридического лица;
3) юридический или фактический адрес юридического лица;
4) дату и номер;
5) в зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:
- о стаже работы и заработной плате - название организации, ведомственная подчиненность и должность, в которой работали;
- о копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. К запросу могут быть приложены копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
6) подпись руководителя организации.
Если в заявлении (запросе) отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для исполнения заявления (запроса) сведения. После получения ответа с уточненными данными прием документов и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
В случае запроса информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в целях сокращения срока предоставления муниципальной услуги, необходимо указывать поисковые данные.
Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Образцы заявлений для предоставления муниципальной услуги приводятся в Приложениях 2, 3, 4, 5 к настоящему Регламенту, которые могут заполняться собственноручно либо специалистом, осуществляющим прием заявлений.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие в заявлении наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя;
- отсутствие в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
- текст заявления (запроса) не поддается прочтению;
- наличие в заявлении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих муниципальную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.
2.8.Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги:
Основанием для отказа в выдаче архивных справок, выписок или копий по запросам пользователей архивными документами является:
1) установление факта, что заявитель уже неоднократно (более 3-х раз) обращался по этому вопросу и ему были даны исчерпывающие письменные ответы при условии, что в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
2) плохое физическое состояние архивных документов;
3) ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
Основанием для отсрочки в выдаче архивных справок, выписок или копий по запросам пользователей архивными документами является:
1) выдача документов во временное пользование другим учреждениям;
2) выдача документов другому пользователю;
3) необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, проведение проверки наличия и состояния, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления).
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги:
Предоставление муниципальной услуги архивным отделом осуществляется на безвозмездной основе.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 30 минут.
Получение архивной справки, архивной выписки осуществляется в порядке в порядке живой очереди.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Письменные заявления (запросы) граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации социально-правовых и тематических запросов.
Запросы, поступившие на официальный сайт администрации муниципального района "Усть-Вымский", регистрируются в день поступления в архивный отдел.
2.12.Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
Прием заявлений и документов, связанных с предоставлением муниципальной услуги, производится по месту нахождения архивного отдела администрации муниципального района "Усть-Вымский" в соответствии с режимом работы, указанным в Приложении 1 к настоящему Регламенту.
Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
Места ожидания в очереди для предоставления муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, скамьями (банкетками). Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Количество мест ожидания определяется из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги, времени приема граждан, времени перерыва на обед, времени технического перерыва.
Помещения для предоставления муниципальной услуги обеспечиваются необходимыми для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой), бланками заявлений, канцелярскими принадлежностями, стульями и столами.
В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей читального зала.
Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.
Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
2.13.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

2.14.Требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.
Форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещается на официальном сайте администрации муниципального района "Усть-Вымский" (www.ustvym.ru), на Портале государственных услуг (функций) - pgu.rkomi.ru, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) - gosuslugi.ru.
3.Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:
- ведение приема заявителей;
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы и организации;
- направление запросов на исполнение сотрудникам архивного отдела;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- подготовка ответов заявителям;
- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в Приложении 6 к настоящему Регламенту.
3.2.Ведение приема заявителей.
Прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема граждан.
3.3.Регистрация запросов.
Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в журналах регистрации социально-правовых и тематических запросов в день поступления.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.4.Анализ тематики поступивших запросов.
Заведующий архивным отделом осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков у специалистов отдела и имеющихся в архивном отделе документов и научно-справочного аппарата к ним.
В результате анализа определяется:
- правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения.
3.5.Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации.
По итогам анализа тематики поступивших запросов заведующий архивным отделом направляет запросы сотрудникам отдела.
При отсутствии документов в архивном отделе, сотрудники направляют запросы на исполнение по месту их хранения в органы и организации, либо дают заявителю соответствующие рекомендации.
В случае, когда запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, сотрудники архивного отдела направляют копии запроса в соответствующие органы и организации.
3.6.Подготовка ответов заявителям.
Подготовку ответов заявителям осуществляют сотрудники архивного отдела. Ответ может быть подготовлен в виде:
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии;
- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;
- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письма с иными сведениями.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется ответ. Подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью.
3.7.Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов.
Сотрудники архивного отдела готовят архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
3.7.1.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивная справка оформляется на бланке администрации муниципального района "Усть-Вымский" и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем аппарата администрации района (лицом, исполняющим обязанности руководителя аппарата) и заведующим архивным отделом, заверяется гербовой печатью администрации муниципального района "Усть-Вымский".
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.7.2.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом и специалиста, подготовившего выписку, и печатью архивного отдела.
3.7.3.Архивная копия, состоящая из одного листа, заверяется печатью и подписью лица, изготовившего копию. На копии проставляется шифр единицы хранения и номер листа.
На обороте каждого листа архивной копии, состоящей из нескольких листов, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются). Архивная копия заверяется печатью и подписью лица, ее изготовившего.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.8.Отправки заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются архивным отделом по почте простыми письмами в адреса заявителей.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивный отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц - по доверенности, оформленной в установленном порядке.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.9.Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных справок, архивных выписок или архивных копий.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенными административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заведующим отделом, а также руководителем аппарата администрации МР "Усть-Вымский".
4.2 Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела.
4.4.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.5.Проверки могут быть плановыми (в соответствии с планом работы администрации района) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц администрации МР "Усть-Вымский" в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном порядке.
5.2.Заявитель может обратиться с соответствующим обращением (рекомендуемая форма обращения приведена в приложении 6) к руководителю администрации МР "Усть-Вымский".
5.3.В письменном обращении указываются:
а) наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо соответствующее должностное лицо;
б) фамилия, имя, отчество заявителя либо полное наименование для юридического лица;
в) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон;
г) суть обращения;
д) личная подпись (подпись уполномоченного представителя) и дата. Письменное обращение составляется в произвольной (свободной) форме и должно быть написано разборчивым почерком, позволяющим рассмотреть поступившее обращение.
5.4.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в направлении ответа по существу на обращение (жалобу):
- в обращении (жалобе) отсутствуют данные о заявителе, направившем обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- наличие в обращении (жалобе) нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;
- в случае если в обращении (жалобе) содержатся претензии, на которые ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства.
5.5.Письменное обращение подлежит рассмотрению в течение тридцати дней с даты регистрации обращения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления для получения необходимых для рассмотрения обращения документов, срок рассмотрения обращения может быть продлен на срок не более чем тридцать дней, о чем заявитель уведомляется в письменной форме.
При устном обращении ответ заявителю дается непосредственно в ходе личного приема.
5.6.Если в результате рассмотрения обращения доводы заявителя признаны обоснованными, то принимается решение о привлечении к ответственности должностного лица, допустившего нарушение в ходе исполнения муниципальной услуги требований действующего законодательства, настоящего административного регламента и повлекшее за собой обращение.
Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.
5.7.Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.