Постановление от 19.12.2008 г № 66/353-4
О Порядке согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми
1.Утвердить Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми (далее - Порядок).
2.Порядок внедрить в делопроизводство избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми.
3.Ответственность за исполнение настоящего Постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Республики Коми Л.М.Сердитову.
Председатель
Избирательной комиссии
Республики Коми
Е.В.ШАБАРШИНА
Секретарь
Избирательной комиссии
Республики Коми
Л.М.СЕРДИТОВА
ПОРЯДОК
СОГЛАСОВАНИЯ (УТВЕРЖДЕНИЯ) НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ОПИСАНИЯ,
ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВЫ, СОГЛАСОВАНИЯ
(УТВЕРЖДЕНИЯ) АКТОВ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ),
ОБРАЗОВАННЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ,
ДЕЙСТВУЮЩИХ НА ТЕРРИТОРИИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
I.Общие положения
1.1.Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел, описания, передачи документов (дел) на хранение в архивы, согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образованных в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми (далее - Порядок), разработан в целях:
упорядочения процедуры согласования (утверждения) номенклатур дел Избирательной комиссии Республики Коми, территориальных избирательных комиссий городов и районов в Республике Коми;
организации работы по описанию документов постоянного хранения и по личному составу, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми, упорядочения процедуры согласования (утверждения) описей дел временного хранения (свыше 10 лет) указанных комиссий;
упорядочения процедуры передачи документов указанных комиссий на хранение в Государственное учреждение Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее - ГУ РК "Национальный архив Республики Коми") и в муниципальные архивы применительно к документам, образованным с 2006 года включительно;
упорядочения процедуры согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми.
1.2.Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, Избирательной комиссией Республики Коми, "Перечнем документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми", введенным в действие совместным решением Архивного агентства Республики Коми и Избирательной комиссии Республики Коми 28 апреля 2008 года (далее - Перечень документов).
1.3.Порядок предназначен для практического использования в работе Избирательной комиссии Республики Коми, территориальных избирательных комиссий городов и районов в Республике Коми (далее - территориальные избирательные комиссии).
1.4.Порядок вводится в действие постановлением Избирательной комиссии Республики Коми после согласования с Центральной экспертной комиссией при Избирательной комиссии Республики Коми (далее - ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми), Экспертно-проверочной комиссией Архивного агентства Республики Коми (далее - ЭПК Архивного агентства Республики Коми).
1.5.Изменения в Порядок вносятся постановлением Избирательной комиссии Республики Коми после согласования с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми, ЭПК Архивного агентства Республики Коми.
II.Порядок согласования (утверждения) номенклатур дел
Избирательной комиссии Республики Коми, территориальных
избирательных комиссий городов и районов в Республике Коми
2.1.Избирательная комиссия Республики Коми и территориальные избирательные комиссии ежегодно разрабатывают и утверждают номенклатуры дел на новый делопроизводственный год.
2.2.В целях осуществления контроля за деятельностью экспертных комиссий по определению исторической, научной и практической ценности документов при территориальных избирательных комиссиях, уточнения сводной номенклатуры дел, указанной в пункте 2.3, территориальной избирательной комиссией города (района) в Республике Коми составляется ежегодно номенклатура дел территориальной избирательной комиссии, которая:
согласовывается с Экспертной комиссией по определению исторической, научной и практической ценности документов при территориальной избирательной комиссии (далее - ЭК при территориальной избирательной комиссии),
согласовывается с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми,
утверждается председателем территориальной избирательной комиссии, вводится в действие.
2.3.Избирательной комиссией Республики Коми ежегодно составляется сводная номенклатура дел Избирательной комиссии Республики Коми и территориальных избирательных комиссий, которая согласовывается с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми, далее - утверждается Председателем Избирательной комиссии Республики Коми и вводится в действие.
Один раз в пять лет сводная номенклатура согласовывается с ЭПК Архивного агентства Республики Коми.
Согласование также происходит в случае коренного изменения структуры, функций.
III.Порядок описания документов постоянного хранения, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми
3.1.Описание документов постоянного хранения избирательными комиссиями осуществляется отдельно: Избирательная комиссия Республики Коми составляет по итогам года свою опись дел постоянного хранения, территориальные избирательные комиссии составляют свои описи дел постоянного хранения в соответствии с утвержденными номенклатурами дел.
3.2.При проведении муниципальных выборов и возложении на территориальные избирательные комиссии полномочий муниципальных комиссий, образования в деятельности территориальных избирательных комиссий документов постоянного хранения, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, территориальными избирательными комиссиями составляются также описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в муниципальные архивы на территории Республики Коми.
3.3.Опись дел Избирательной комиссии Республики Коми постоянного хранения нумеруется как опись N 1. Нумерация дел по описи Избирательной комиссии Республики Коми продолжается в порядке валовой нумерации.
Нумерация описей дел постоянного хранения, поступающих из территориальных избирательных комиссий в составе фонда Избирательной комиссии Республики Коми, указана в приложении N 1 к настоящему Порядку. Нумерация дел проводится по описи каждой территориальной избирательной комиссии, начиная с номера один и далее в порядке валовой нумерации.
3.4.Описи дел постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, имеют N 1. Нумерация дел в описях дел постоянного хранения N 1 продолжается в порядке валовой нумерации.
С 2006 года территориальные избирательные комиссии продолжают валовую нумерацию дел постоянного хранения ранее существовавших в муниципальных архивах фондов территориальных избирательных комиссий по документам, касающимся муниципальных выборов .
3.5.Описи дел постоянного хранения Избирательной комиссии Республики Коми согласовываются с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми, представляются на утверждение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", утверждаются Председателем Избирательной комиссии Республики Коми.
3.6.Описи дел постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, не связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, подлежащих передаче в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", согласуются с ЭК при территориальной избирательной комиссии, согласуются с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми, утверждаются ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" (в соответствии с установленным архивом планом-графиком), утверждаются председателем территориальной избирательной комиссии.
Указанные описи на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" представляет Избирательная комиссия Республика Коми (единовременно все описи территориальных избирательных комиссий).
3.7.Описи дел постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, подлежащих передаче в муниципальные архивы,
согласовываются с ЭК при территориальных избирательных комиссиях,
согласовываются с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми,
утверждаются экспертно-проверочными комиссиями соответствующих муниципальных архивов в соответствии с установленными планами-графиками,
утверждаются председателями территориальных избирательных комиссий.
IV.Описание документов по личному составу, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми
4.1.В деятельности избирательных комиссий образуются документы по личному составу, которые подлежат описанию.
4.2.Избирательная комиссия Республики Коми и каждая территориальная избирательная комиссия составляют описи дел по личному составу отдельно.
4.3.Опись дел Избирательной комиссии Республики Коми по личному составу нумеруется как N 1 с добавлением литеры "л/с".
Описи дел территориальных избирательных комиссий по личному составу нумеруются согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, также с добавлением литеры "л/с".
4.4.Номера дел в описях дел по личному составу Избирательной комиссии Республики Коми продолжаются в порядке валовой нумерации.
Номера дел в описях дел по личному составу каждой территориальной избирательной комиссии также продолжаются в порядке валовой нумерации.
4.5.Опись дел по личному составу Избирательной комиссии Республики Коми
подлежит согласованию с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив Республики Коми",
утверждается Председателем Избирательной комиссии Республики Коми.
Опись дел по личному составу территориальной избирательной комиссии подлежит согласованию
с ЭК при территориальной комиссии,
с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми,
с экспертно-проверочной комиссией соответствующего муниципального архива,
утверждается председателем территориальной избирательной комиссии.
V.Передача в архив документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории
Республики Коми
5.1.Документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми, подлежат передаче на хранение в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" либо в муниципальные архивы.
5.2.Документы постоянного хранения Избирательной комиссии Республики Коми подлежат передаче на хранение только в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми".
5.3.Документы постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, не связанные с подготовкой и проведением муниципальных выборов, подлежат передаче на хранение ГУ РК "Национальный архив Республики Коми".
Эти документы по окончании срока полномочий состава территориальной избирательной комиссии сначала передаются в Избирательную комиссию Республики Коми, которая осуществляет передачу документов в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" в соответствии с установленным архивом планом-графиком.
5.4.Документы постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, связанные с подготовкой и проведением муниципальных выборов, подлежат передаче на хранение в соответствующие муниципальные архивы (приложение N 3). В указанные архивы документы передаются по окончании срока полномочий состава территориальной избирательной комиссии.
5.5.Документы по личному составу хранятся в соответствующих избирательных комиссиях согласно установленным срокам хранения.
При ликвидации территориальной избирательной комиссии документы по личному составу передаются в Избирательную комиссию Республики Коми, где хранятся до ликвидации Избирательной комиссии Республики Коми.
В случае ликвидации Избирательной комиссии Республики Коми все документы по личному составу передаются в Государственное учреждение "Республиканский архив документов по личному составу" (далее - ГУ "Республиканский архив документов по личному составу").
5.6.Виды документов избирательных комиссий, подлежащих передаче в архивные учреждения на территории Республики Коми, определяются Перечнем документов, а также номенклатурами дел избирательных комиссий, действующих на территории Республики Коми.
Виды документов постоянного хранения Избирательной комиссии Республики Коми, подлежащие передаче в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", перечислены в разделе "Избирательная комиссия Республики Коми" указанного Перечня.
Виды документов постоянного хранения территориальных избирательных комиссий, подлежащих передаче в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми", в муниципальные архивы, перечислены в разделе "Территориальная избирательная комиссия города (района)" указанного Перечня.
VI.Порядок согласования (утверждения) актов об уничтожении дел (документов), описей дел временного хранения (свыше 10 лет) избирательной комиссии
Республики Коми, территориальных избирательных комиссий
городов и районов в Республике Коми
6.1 Описи дел документов временного хранения (свыше 10 лет) избирательных комиссий согласовываются:
описи Избирательной комиссии Республики Коми - с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми;
описи территориальной избирательной комиссии - с ЭК при территориальной избирательной комиссии.
Указанные описи утверждаются председателями соответствующих избирательных комиссий.
6.2.Акты о выделении к уничтожению документов (дел) Избирательной комиссии Республики Коми, не подлежащих хранению, согласовываются с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми, утверждаются Председателем Избирательной комиссии Республики Коми.
6.3.Акты о выделении к уничтожению документов (дел) территориальных избирательных комиссий, не подлежащих хранению, в том числе, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов,
согласовываются с ЭК при территориальной избирательной комиссии,
согласовываются с ЦЭК при Избирательной комиссии Республики Коми,
утверждаются председателем территориальной избирательной комиссии.