Приказ от 30.01.2014 г № 17
Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми", распоряжением Правительства Республики Коми от 24 июня 2014 г. N 220-р приказываю:
1.Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми, согласно приложению.
2.Назначить ответственным за организацию личного приема граждан, ведение журнала предварительной записи граждан на личный прием и карточек личного приема граждан отдел управления делами.
3.Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан и личного приема граждан, ответственность по хранению обращений граждан, документов по их рассмотрению возложить на отдел управления делами.
Министр
С.ЧЕЧЕТКИН
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН,
ПОСТУПИВШИХ В МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
I.Общие положения
1.1.Положение о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми (далее - Положение), определяет порядок регистрации и рассмотрения письменных индивидуальных и коллективных обращений граждан, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявитель), контроля за их исполнением, организации личного приема граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми".
II.Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
2.1.поступившие письменные индивидуальные и коллективные обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), регистрируются и ставятся на контроль исполнения в системе электронного документооборота отделом управления делами Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми (далее - Министерство) в день поступления. Запрещается делать скан-копию обращения.
Информация по обращениям вводится в "Автоматизированную систему Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций" (далее - АС "Обращения граждан") не позднее одного дня после регистрации обращения.
2.2.При регистрации работник отдела управления делами проставляет штамп на обращении, где указывается входящий номер, который состоит из порядкового номера и первой буквы фамилии гражданина, дата регистрации, а также проверяет обращение на повторность (сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской).
2.3.При регистрации работник отдела управления делами заполняет учетную карточку, в которой:
1) обращению присваивается регистрационный номер;
2) указываются фамилия и инициалы гражданина (в именительном падеже) и его почтовый адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переадресовано в адрес Министерства, то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;
4) ставится отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее ответа, если при проверке на повторность будет выявлено, что обращение является вторичным.
2.4.Обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, распечатывается работником отдела управления делами на бумажном носителе, после чего такое обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
2.5.При приеме письменного обращения непосредственно от заявителя по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения работник отдела управления делами делает отметку с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщает контактный телефон Министерства (телефон для справок по обращениям граждан).
2.6.Прошедшие регистрацию обращения в тот же день направляются работником отдела управления делами министру или исполняющему обязанности министра (в случае отсутствия министра).
2.7.Министр (исполняющий обязанности министра) в трехдневный срок с момента регистрации обращения направляет поручение о рассмотрении обращения в структурные подразделения Министерства.
2.8.Начальник структурного подразделения Министерства, получивший поручение о рассмотрении обращения, в двухдневный срок со дня получения поручения о рассмотрении обращения дает соответствующее поручение работнику Министерства данного структурного подразделения (далее - Исполнитель) о рассмотрении обращения с указанием срока подготовки ответа заявителю, если обращение относится к компетенции Министерства.
2.9.В случае если обращение не относится к компетенции Министерства, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения направляет его в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также уведомляет заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, путем направления письма, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения направляет копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщает заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, путем подготовки и направления соответствующего письма.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации оформляет ходатайство на имя Министра (исполняющего обязанности министра) "О списании в дело" (Приложение N 1).
Министр (исполняющий обязанности министра) в течение трех дней со дня получения ходатайства принимает решение "О списании в дело", которое оформляет резолюцией.
2.10.В случае если поручение о рассмотрении обращения дано нескольким структурным подразделениям, то подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.
Структурные подразделения - соисполнители поручения в указанный ответственным исполнителем срок, который не должен превышать 10 календарных дней со дня получения поручения о рассмотрении обращения, направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения.
2.11.Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.
2.12.В случае поступления обращения, в котором обжалуется судебное решение, Исполнитель в течение двух дней со дня регистрации обращения готовит запрос в ГБУ РК "Центр правового обеспечения" с просьбой о разъяснении порядка обжалования данного судебного решения. После получения ответа, обеспечивает его направление заявителю.
2.13.В случае если в обращении гражданина содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения готовит письмо о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией, а также об уведомлении гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
2.14.В случаях если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен министром (исполняющим обязанности министра), но не более чем на 30 календарных дней.
В этих целях начальник структурного подразделения, ответственный за исполнение поручения, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя министра (исполняющего обязанности министра) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.
В случае получения резолюции министра (исполняющего обязанности министра) о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью министра (исполняющего обязанности министра) с указанием срока направления ответа на его обращение.
Продление срока рассмотрения обращения отражается работником отдела управления делами в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня со дня вынесения резолюции министром (исполняющим обязанности министра).
2.15.В случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Исполнитель в течение трех рабочих дней с момента получения поручения о подготовке ответа готовит служебную записку на имя министра (исполняющего обязанности министра) о решении вопроса о целесообразности продолжения переписки с заявителем.
Министр (исполняющий обязанности министра) в течение трех рабочих дней с момента получения указанной служебной записки принимает решение о целесообразности (нецелесообразности) продолжения переписки с заявителем, которое оформляется резолюцией.
В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем, Исполнитель в течение трех рабочих дней с момента принятия такого решения направляет соответствующее уведомление заявителю.
В случае принятия решения о целесообразности продолжения переписки, обращение заявителя рассматривается в порядке, установленном настоящим Положением.
2.16.Ответ на обращение заявителя и в государственные органы печатается на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
2.17.Ответ должен содержать разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам. Ответственность за содержание ответа заявителю возлагается на начальника структурного подразделения Министерства, получившего поручение о рассмотрении обращения, а в его отсутствие (отпуск, болезнь и др.) на Исполнителя обращения.
2.18.Ответ на обращение заявителя подписывается министром (исполняющим обязанности министра).
2.19.Ответ на обращение направляется заявителю в течение 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения. Ответы на обращения, содержащие только электронный адрес для направления ответа, направляются с официального электронного адреса Министерства (minshp@minshp.rkomi.ru). Отправку осуществляет работник отдела управления делами. Исходящий номер ответа на обращение должен соответствовать регистрационному номеру обращения.
2.20.В случае если обращение поступило на рассмотрение в Министерство из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, органов государственной власти, информация о результатах рассмотрения обращения с копией ответа заявителю направляется в соответствующий государственный орган в срок, указанный в сопроводительном письме, но не превышающий срок, указанный в пункте 2.19 настоящего Положения.
III.Порядок проведения личного приема граждан
3.1.Личный прием граждан проводится министром и заместителями министра в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми.
3.2.Личный прием граждан министром и заместителями министра проводится преимущественно по предварительной записи согласно утвержденным графикам приема граждан по личным вопросам.
3.3.Запись граждан на личный прием осуществляется по телефону (8212) 28-83-71.
3.4.При поступлении устного обращения гражданина о записи на личный прием вносится запись в Журнал предварительной записи граждан на личный прием по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению. Одновременно заполняется Карточка личного приема гражданина по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.
3.5.Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина в день личного приема.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в Карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях, по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение 30 календарных дней с момента личного приема направляется письменный ответ, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
3.6.При проведении личного приема граждан министром и заместителями министра могут быть приглашены руководители структурных подразделений Министерства, о чем делается пометка в карточке личного приема.
3.7.Письменное обращение гражданина, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в Карточке личного приема гражданина.
3.8.В случае если в устном обращении гражданина, данном в ходе личного приема, будут содержаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
3.9.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в Карточке личного приема гражданина.
3.10.Карточка личного приема граждан регистрируется с присвоением буквенного обозначения - ЛП.
IV.Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан
4.1.Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан проводится начальником структурного подразделения Министерства, которому дано поручение о рассмотрении обращения, путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений граждан и подготовки ответа на обращения Исполнителем.
4.2.Обращение гражданина (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля работником отдела управления делами в день направления ответа гражданину.
Обращение гражданина (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля работником отдела управления делами в день направления окончательного ответа гражданину.
4.3.Данные о снятии обращения гражданина с контроля исполнения вносятся в единую систему электронного документооборота работником отдела управления делами (регистрация ответа гражданину) в сроки, указанные в пункте 4.2 настоящего Положения, и оформляются ходатайством курирующему заместителю министра о списании письменного обращения "В дело как исполненного" согласно приложению N 4 к настоящему Положению.
V.Организация хранения обращений граждан
5.1.Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка), карточки личного приема граждан хранятся в течение календарного года в отделе управления делами.
По истечении очередного календарного года, обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) передаются в ведомственный архив Министерства, где хранятся в течение 5 лет с момента направления ответа на обращение, за исключением обращений граждан, содержащих сведения о недостатках, злоупотреблениях, коррупции, указанные обращения граждан хранятся постоянно.
5.2.В случае ликвидации Министерства обращения граждан, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством.